Dos ແລະ Dont ຂອງການໃສ່ຂໍ້ມູນໃນ Excel

01 of 08

Excel Data Entry Overview

tutorial ນີ້ກວມເອົາບາງສ່ວນຂອງ DOs ພື້ນຖານແລະ DON'Ts ຂອງການໃສ່ ຂໍ້ມູນ ເຂົ້າໃນໂປຣແກຣມຕາຕະລາງເຊັ່ນ Excel, Google Spreadsheets ແລະ Open Office Calc.

ການເຂົ້າຂໍ້ມູນຢ່າງຖືກຕ້ອງເປັນຄັ້ງທໍາອິດສາມາດຫລີກລ້ຽງບັນຫາໄດ້ພາຍຫຼັງແລະເຮັດໃຫ້ມັນງ່າຍຕໍ່ການນໍາໃຊ້ເຄື່ອງມືຂອງ Excel ແລະລັກສະນະຕ່າງໆເຊັ່ນ ສູດ ແລະຕາຕະລາງ.

DOs ແລະ DON'Ts ແມ່ນ:

1. ເຮັດຕາຕະລາງຂອງທ່ານ
2. ຢ່າປ່ອຍໃຫ້ແຖວຫວ່າງຫຼືຄໍລໍາລົງໃນເວລາທີ່ປ້ອນຂໍ້ມູນທີ່ກ່ຽວຂ້ອງ
3. ເຮັດປະກັນໄພເລື້ອຍໆແລະບັນທຶກໃນສອງສະຖານທີ່
4. ຢ່າໃຊ້ເລກເປັນຄໍລໍາຫົວຂໍ້ແລະບໍ່ລວມເອົາຫນ່ວຍທີ່ມີຂໍ້ມູນ
5. ໃຊ້ການອ້າງອິງຈຸນລະພາກແລະລະດັບຊື່ໃນສູດ
6. ຢ່າປ່ອຍ Cells ທີ່ມີ Formulas Unlocked
7. ເຮັດຮຽງຂໍ້ມູນຂອງທ່ານ

ເຮັດຕາຕະລາງຂອງທ່ານ

ໃນເວລາທີ່ມັນມາເຂົ້າຂໍ້ມູນໃນ Excel, ມັນເປັນຄວາມຄິດທີ່ດີທີ່ຈະເຮັດແນວໃດໃນການວາງແຜນກ່ອນທີ່ທ່ານຈະເລີ່ມພິມ.

ຮູ້ວ່າແຜ່ນວຽກຈະຖືກນໍາໃຊ້ສໍາລັບ, ຂໍ້ມູນທີ່ມັນຈະບັນຈຸ, ແລະສິ່ງທີ່ຈະເຮັດກັບຂໍ້ມູນທີ່ສາມາດສົ່ງຜົນກະທົບຢ່າງຫຼວງຫຼາຍໃນຮູບແບບສຸດທ້າຍຂອງແຜ່ນວຽກ.

ການວາງແຜນກ່ອນການພິມຈະສາມາດປະຫຍັດເວລາຕໍ່ໄປຖ້າຫາກວ່າຕາຕະລາງຕ້ອງໄດ້ຮັບການຈັດຕັ້ງໃຫມ່ເພື່ອເຮັດໃຫ້ມັນມີປະສິດທິພາບແລະງ່າຍຕໍ່ການເຮັດວຽກ.

ສິ່ງທີ່ຄວນພິຈາລະນາ

• ຈຸດປະສົງຂອງຕາຕະລາງແມ່ນຫຍັງ?
• ຕາຕະລາງທີ່ຈະເກັບຂໍ້ມູນເທົ່າໃດ?
• ຕາຕະລາງທີ່ຈໍາເປັນ?
• ຕາລາງຈະຖືກພິມອອກມາບໍ?

ຈຸດປະສົງຂອງຕາຕະລາງແມ່ນຫຍັງ?

• ຈຸດປະສົງຂອງຕາຕະລາງຈະຊ່ວຍໃຫ້ກໍານົດສະຖານທີ່ຂອງຂໍ້ມູນ, ເພາະວ່າຂໍ້ມູນທີ່ສໍາຄັນທີ່ສຸດຕ້ອງໄດ້ເບິ່ງເຫັນແລະສາມາດເຂົ້າເຖິງໄດ້ງ່າຍ.
• ສິ່ງທີ່ຕ້ອງການຄໍານວນ? ການຄິດໄລ່ຈະມີຜົນກະທົບຕໍ່ສູດແລະ ຫນ້າທີ່ ທີ່ຕ້ອງການແລະບ່ອນທີ່ພວກມັນຈະຢູ່.

ຂໍ້ມູນຫຼາຍປານໃດທີ່ຕາຕະລາງຈະຖື?

ຈໍານວນຂໍ້ມູນທີ່ສະແກນເນີຈະຖືໄວ້ໃນເບື້ອງຕົ້ນແລະຫຼາຍປານໃດຈະຖືກເພີ່ມຕໍ່ມາຈະມີຜົນກະທົບຕໍ່ຈໍານວນແຜ່ນວຽກທີ່ໃຊ້.

• ບໍ່ແຜ່ຂະຫຍາຍຂໍ້ມູນຂອງທ່ານຫຼາຍເກີນໄປເພາະວ່າມັນສາມາດເຮັດໃຫ້ຂໍ້ມູນສະເພາະທີ່ຍາກທີ່ຈະຊອກຫາແລະການຄິດໄລ່ທີ່ກວມເອົາຫຼາຍແຜ່ນຫຼືປື້ມການເຮັດວຽກສາມາດເລີ່ມຕົ້ນສົ່ງຜົນກະທົບຕໍ່ການປະຕິບັດຂອງ Excel.
• ສໍາລັບຕາລາງທີ່ມີຂະຫນາດໃຫຍ່, ບາງຄັ້ງມັນເປັນປະໂຫຍດທີ່ຈະສະແດງຈໍານວນຄໍລໍາທີ່ສໍາຄັນສູງກວ່າລໍາດັບຄໍລໍາ, ແທນທີ່ຈະບັງຄັບໃຫ້ຜູ້ໃຊ້ເລື່ອນລົງໄປດ້ານລຸ່ມຂອງແຜ່ນວຽກເພື່ອເບິ່ງຂໍ້ມູນ.

ຕາຕະລາງທີ່ຈໍາເປັນ?

ຖ້າທັງຫມົດຫຼືສ່ວນຫນຶ່ງຂອງຂໍ້ມູນຈະຖືກສະແດງໃນຕາຕະລາງຫຼືຕາຕະລາງ, ມັນອາດຈະມີຜົນຕໍ່ການຈັດຮູບແບບຂອງຂໍ້ມູນ,

• ອີງຕາມປະເພດຂອງຕາຕະລາງ, ຂໍ້ມູນອາດຈໍາເປັນຕ້ອງຖືກຈັດກຸ່ມແຕກຕ່າງກັນ - ເຊັ່ນການນໍາໃຊ້ພື້ນທີ່ສະຫຼຸບສໍາລັບຕາຕະລາງ pie.
• ສໍາລັບຕາຕະລາງຂະຫນາດໃຫຍ່, ຕາຕະລາງສາມາດຖືກຍ້າຍໄປແຍກຫນ້າເພື່ອຊ່ວຍໃຫ້ບັນດາຄອບຄົວງ່າຍ

ຕາຕະລາງຈະພິມອອກ?

ຂໍ້ມູນທີ່ຖືກຈັດລຽງອາດຈະໄດ້ຮັບຜົນກະທົບຖ້າວ່າທັງຫມົດຫລືບາງຂໍ້ມູນຈະຖືກພິມຂຶ້ນ, ອີງຕາມການເລືອກຮູບແບບຮູບພາບຫຼືພູມສັນຖານແລະຈໍານວນແຜ່ນທີ່ຕ້ອງການ.

• ຖ້າເບິ່ງຮູບພາບກ່ຽວກັບກະດາດຂະຫນາດຕົວອັກສອນປົກກະຕິ (8 1/2 X 11) ແມ່ນຕ້ອງໃຊ້, ຈົ່ງພິຈາລະນາຈັດເກັບຂໍ້ມູນສ່ວນໃຫຍ່ໃນແຖວພາຍໃຕ້ຖັນຈໍານວນຫນ້ອຍເພື່ອໃຫ້ຫົວຂໍ້ທັງຫມົດສາມາດເຫັນໄດ້ໃນແຜ່ນຫນຶ່ງ.
• ຖ້າຕ້ອງການແຜ່ນຫຼາຍ, ໃຫ້ເບິ່ງ ຫົວຂໍ້ຄໍລໍາ ຢູ່ປາຍສຸດຂອງແຕ່ລະຫນ້າເພື່ອເຮັດໃຫ້ການອ່ານຂໍ້ມູນງ່າຍຂຶ້ນ.
• ຖ້າຈໍານວນຄໍລໍາຂໍ້ມູນຈໍານວນຫລາຍຕ້ອງພິມອອກ, ການຈັດຮູບແບບທາງພູມສັນຖານອາດຈະເກັບຫົວຂໍ້ທັງຫມົດໃນຫນຶ່ງຫນ້າ. ອີກເທື່ອຫນຶ່ງ, ຖ້າຕ້ອງການແຜ່ນຫຼາຍ, ພິມຫົວຂໍ້ຖັນທີ່ຢູ່ດ້ານເທິງຂອງແຕ່ລະຫນ້າ.
• ຖ້າຕາຕະລາງຖືກພິມອອກ, ການເຄື່ອນຍ້າຍໃຫ້ເປັນເອກະສານແຍກຕ່າງຫາກສາມາດເຮັດວຽກງ່າຍໄດ້.

02 of 08

ຢ່າປ່ອຍໃຫ້ແຖວຫວ່າງຫລືຄໍລໍາຢູ່ໃນຂໍ້ມູນທີ່ກ່ຽວຂ້ອງ

ການປ່ອຍ ແຖວ ຫວ່າງຫຼື ຄໍລໍາ ຢູ່ໃນຕາຕະລາງຂໍ້ມູນຫຼືຂໍ້ມູນທີ່ກ່ຽວຂ້ອງຂອງຂໍ້ມູນສາມາດເຮັດໃຫ້ມັນຍາກຫລາຍທີ່ຈະນໍາໃຊ້ຄຸນສົມບັດຕ່າງໆຂອງ Excel ໄດ້ເຊັ່ນ: ຕາຕະລາງ, ຕາຕະລາງ pivot, ແລະຫນ້າທີ່ບາງຢ່າງ.

ເຖິງແມ່ນວ່າຈຸລັງຫວ່າງໃນແຖວຫຼືຄໍລໍາທີ່ມີຂໍ້ມູນສາມາດກໍ່ໃຫ້ເກີດບັນຫາຕ່າງໆຕາມທີ່ສະແດງຢູ່ໃນຮູບຂ້າງເທິງ.

ບໍ່ມີສະຖານທີ່ທີ່ຫວ່າງບໍ່ຈະເຮັດໃຫ້ Excel ງ່າຍຕໍ່ການກວດສອບແລະເລືອກຂໍ້ມູນທີ່ກ່ຽວຂ້ອງທັງຫມົດໃນລະດັບຖ້າມີລັກສະນະເຊັ່ນ: ການຄັດລອກ , ການກັ່ນຕອງ, ຫຼື AutoSum .

ແທນທີ່ຈະອອກຈາກແຖວເກັດທີ່ຫວ່າງຫຼືຄໍລໍາ, ໃຊ້ຂອບເຂດຫລືຫົວຂໍ້ຮູບແບບແລະປ້າຍກໍາກັບໂດຍໃຊ້ແບບຫນາຫລືຂີດເສັ້ນເພື່ອແຍກຂໍ້ມູນແລະເຮັດໃຫ້ງ່າຍຕໍ່ການອ່ານ.

ກະລຸນາໃສ່ຂໍ້ມູນຂອງທ່ານໃນຄໍລໍາສະຫລາດເມື່ອເປັນໄປໄດ້.

• ເມື່ອວາງຕາລາງຂອງທ່ານ, ໃຫ້ໃສ່ຫົວຂໍ້ຄໍາອະທິບາຍຢູ່ເທິງສຸດຂອງຄໍລໍາທໍາອິດຂອງຕາຕະລາງທີ່ມີຂໍ້ມູນຂ້າງລຸ່ມນີ້.
• ຖ້າມີຫຼາຍກວ່າຫນຶ່ງຊຸດຂໍ້ມູນ, ໃຫ້ບັນຊີລາຍຊື່ຫນຶ່ງຫຼັງຈາກທີ່ອື່ນໃນຄໍລໍາ (ຈາກຊ້າຍຫາຂວາ) ດ້ວຍຫົວຂໍ້ສໍາລັບແຕ່ລະຊຸດຂໍ້ມູນຢູ່ດ້ານເທິງ.

ເກັບຂໍ້ມູນທີ່ບໍ່ກ່ຽວຂ້ອງກັນແຍກຕ່າງຫາກ

ໃນຂະນະທີ່ການເກັບຮັກສາຂໍ້ມູນທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນ, ໃນເວລາດຽວກັນ, ມັນສາມາດເປັນປະໂຫຍດເພື່ອຮັກສາຂໍ້ມູນທີ່ບໍ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບຂໍ້ມູນແຍກຕ່າງຫາກ.

ການປ່ອຍທົ່ງນາຫຼືແຖວຫວ່າງຫວ່າງລະຫວ່າງຂໍ້ມູນລະດັບຕ່າງໆຫຼືຂໍ້ມູນອື່ນໆໃນແຜ່ນວຽກຈະເຮັດໃຫ້ Excel ງ່າຍຕໍ່ການກວດສອບແລະເລືອກຂອບເຂດທີ່ກ່ຽວຂ້ອງຫຼືຕາຕະລາງຂໍ້ມູນ.

03 of 08

ເຮັດປະກັນໄພເລື້ອຍໆ

ຄວາມສໍາຄັນຂອງການປະຢັດການເຮັດວຽກຂອງທ່ານເລື້ອຍໆບໍ່ສາມາດໄດ້ຮັບການຍົກເວັ້ນ - ຫຼືຖືກລະບຸໄວ້ເລື້ອຍໆ.

ແນ່ນອນວ່າ, ຖ້າທ່ານກໍາລັງໃຊ້ຕາຕະລາງທີ່ມີຢູ່ເທິງເວັບ - ເຊັ່ນ Google Spreadsheets ຫຼື Excel Online - ຫຼັງຈາກນັ້ນການບັນທຶກບໍ່ແມ່ນບັນຫາເພາະວ່າໂປລແກລມບໍ່ມີຕົວເລືອກບັນທຶກແຕ່ແທນທີ່ຈະເຮັດວຽກກັບຄຸນນະສົມບັດປະຫຍັດອັດຕະໂນມັດ.

ສໍາລັບໂຄງການຄອມພິວເຕີ້ຕາມທີ່, ຫຼັງຈາກສອງຫຼືສາມການປ່ຽນແປງ - ບໍ່ວ່າຈະເປັນການເພີ່ມຂໍ້ມູນ, ເຮັດການປ່ຽນແປງຮູບແບບ, ຫຼືການຂຽນສູດ - ບັນທຶກແຜ່ນວຽກ.

ຖ້າວ່າເບິ່ງຄືວ່າຫຼາຍເກີນໄປ, ປະຢັດຢ່າງນ້ອຍທຸກໆສອງສາມນາທີ.

ເຖິງແມ່ນວ່າຄວາມຫມັ້ນຄົງຂອງຄອມພິວເຕີ້ແລະຊອບແວຄອມພິວເຕີ້ໄດ້ຮັບການປັບປຸງຢ່າງຕໍ່ເນື່ອງໃນບໍ່ເທົ່າໃດປີທີ່ຜ່ານມາ, ຊອບແວຍັງຄົງຂັດຂວາງ, ຄວາມລົ້ມເຫຼວຂອງພະລັງງານຍັງເກີດຂື້ນ, ແລະຄົນອື່ນບາງຄັ້ງກໍເດີນທາງສາຍໄຟຂອງທ່ານແລະດຶງມັນອອກຈາກເຕົ້າຮັບກໍາແພງ.

ແລະເມື່ອມັນເກີດຂຶ້ນ, ການສູນເສຍຂໍ້ມູນໃດໆ - ຂະຫນາດໃຫຍ່ຫຼືຂະຫນາດນ້ອຍ - ພຽງແຕ່ເພີ່ມຂະຫນາດການເຮັດວຽກຂອງທ່ານເມື່ອທ່ານພະຍາຍາມທີ່ຈະສ້າງໃຫມ່ສິ່ງທີ່ທ່ານໄດ້ເຮັດແລ້ວ.

Excel ມີຄຸນນະສົມບັດ ປະຫຍັດອັດຕະໂນມັດ , ເຊິ່ງມັກຈະເຮັດວຽກໄດ້ດີ, ແຕ່ມັນບໍ່ຄວນອີງໃສ່. ໄດ້ຮັບໃນນິໄສຂອງການຮັກສາຂໍ້ມູນຂອງທ່ານເອງໂດຍປົກກະຕິຊ່ວຍປະຢັດ.

Shortcut to Saving

ການຝາກປະຢັດບໍ່ຈໍາເປັນຕ້ອງເປັນວຽກງານທີ່ສໍາຄັນທີ່ຈະຍ້າຍຫນູໄປຫາໂບແລະຄລິກໃສ່ຮູບສັນຍາລັກຕ່າງໆ, ເຂົ້າໄປໃນນິໄສຂອງ ການບັນທຶກໂດຍໃຊ້ການໃຊ້ແປ້ນພິມແປ້ນພິມ ຂອງ:

Ctrl + S

ເຮັດບັນທຶກໃນສອງສະຖານທີ່

ອີກປະການຫນຶ່ງຂອງການປະຢັດທີ່ບໍ່ສາມາດ overstated ແມ່ນຄວາມສໍາຄັນຂອງການບັນທຶກຂໍ້ມູນຂອງທ່ານໃນສອງສະຖານທີ່ທີ່ແຕກຕ່າງກັນ.

ສະຖານທີ່ທີສອງແມ່ນ, ແນ່ນອນ, ການສໍາຮອງຂໍ້ມູນ, ແລະໄດ້ມີການກ່າວວ່າຫຼາຍໆຄັ້ງ, "ການສໍາຮອງຂໍ້ມູນຄືການປະກັນໄພ: ມີຫນຶ່ງແລະທ່ານອາດຈະບໍ່ຕ້ອງການມັນ, ບໍ່ມີຫນຶ່ງແລະທ່ານອາດຈະ".

ການສໍາຮອງທີ່ດີທີ່ສຸດແມ່ນຫນຶ່ງທີ່ຢູ່ໃນສະຖານທີ່ທາງດ້ານຮ່າງກາຍທີ່ແຕກຕ່າງກັນຈາກຕົ້ນສະບັບ. ຫຼັງຈາກທີ່ທັງຫມົດ, ຈຸດໃດຫນຶ່ງທີ່ມີສອງສໍາເນົາຂອງໄຟລ໌ຖ້າພວກເຂົາແມ່ນຫຍັງ

• ແມ່ນຢູ່ໃນຮາດໄດດຽວກັນທີ່ບໍ່ສາມາດ?
• ເທິງຄອມພິວເຕີດຽວກັນ, ທີ່ຖືກລັກ
• ໃນອາຄານດຽວກັນທີ່ເຜົາໄຫມ້ດິນ?

Web Based Backups

ອີກເທື່ອຫນຶ່ງ, ເຮັດໃຫ້ການສໍາຮອງຂໍ້ມູນບໍ່ຈໍາເປັນຕ້ອງເປັນວຽກງານທີ່ມີຄວາມຫຍຸ້ງຍາກຫຼືໃຊ້ເວລາຫຼາຍ.

ຖ້າຄວາມປອດໄພບໍ່ເປັນບັນຫາ - ແຜ່ນວຽກແມ່ນບັນຊີລາຍຊື່ຂອງແຜ່ນດີວີດີຂອງທ່ານ - ອີເມລ໌ຕົວເອງສໍາເນົາໂດຍໃຊ້ອີເມລ໌ເພື່ອໃຫ້ສໍາເນົາຢູ່ເທິງເຄື່ອງແມ່ຂ່າຍອາດຈະພຽງພໍ.

ຖ້າການຮັກສາຄວາມປອດໄພເປັນບັນຫາ, ການເກັບຮັກສາເວັບແມ່ນຍັງເປັນທາງເລືອກ - ເຖິງແມ່ນວ່າມີບໍລິສັດທີ່ຊ່ຽວຊານໃນເລື່ອງນີ້ແລະຄິດຄ່າທໍານຽມສໍາລັບການເຮັດເຊັ່ນນັ້ນ.

ໃນກໍລະນີຂອງຕາຕະລາງອອນໄລນ໌, ສົມມຸດວ່າເຈົ້າຂອງໂຄງການສາມາດ backup server ຂອງເຂົາເຈົ້າ - ແລະນີ້ລວມທັງຂໍ້ມູນຜູ້ໃຊ້ທັງຫມົດ. ແຕ່ເພື່ອໃຫ້ປອດໄພ, ດາວນ໌ໂຫລດໄຟລ໌ຂອງໄຟລ໌ໃສ່ຄອມພິວເຕີຂອງທ່ານເອງ.

04 of 08

ຢ່າໃຊ້ເລກເປັນຄໍລໍາຫົວຂໍ້ແລະບໍ່ລວມເອົາຫນ່ວຍທີ່ມີຂໍ້ມູນ

ການນໍາໃຊ້ຫົວຂໍ້ຢູ່ເທິງຄໍລໍາແລະໃນຕອນເລີ່ມຕົ້ນຂອງແຖວເພື່ອກໍານົດຂໍ້ມູນຂອງທ່ານ, ຍ້ອນວ່າເຂົາເຈົ້າເຮັດການດໍາເນີນງານເຊັ່ນ: ການຄັດລອກງ່າຍຫຼາຍ, ແຕ່ບໍ່ໃຊ້ຕົວເລກເຊັ່ນ: - 2012, 2013, ແລະອື່ນໆ - ເຮັດ.

ດັ່ງທີ່ໄດ້ສະແດງຢູ່ໃນຮູບຂ້າງເທິງ, ຫົວຂໍ້ຖັນແລະແຖວທີ່ມີພຽງແຕ່ຕົວເລກອາດຈະຖືກລວມເຂົ້າໃນການຄິດໄລ່. ຖ້າສູດຂອງທ່ານມີ ຫນ້າທີ່ ເຊັ່ນ:

• AutoSum ,
• AutoMax ,
• AutoAverage

ອັດຕະໂນມັດທີ່ຈະເລືອກເອົາລະດັບຂອງຂໍ້ມູນສໍາລັບການ ໂຕ້ຖຽງ ຂອງການເຮັດວຽກ.

ໂດຍປົກກະຕິແລ້ວ, ຫນ້າທີ່ດັ່ງກ່າວທໍາອິດຊອກຫາສໍາລັບຄໍລໍາຂອງຈໍານວນຂ້າງເທິງບ່ອນທີ່ພວກມັນຕັ້ງຢູ່ແລະຫຼັງຈາກນັ້ນກັບຊ້າຍສໍາລັບແຖວຕົວເລກແລະຫົວຂໍ້ທີ່ເປັນຕົວເລກຈະຖືກລວມຢູ່ໃນຊ່ວງທີ່ເລືອກ.

ຕົວເລກທີ່ຖືກນໍາໃຊ້ເປັນແຖວລໍາດັບແຖວຍັງສາມາດຖືກລຶບລ້າງໄວ້ເປັນ ຊຸດຂໍ້ມູນ ອື່ນຖ້າເລືອກເປັນສ່ວນຫນຶ່ງຂອງຊ່ວງສໍາລັບຕາຕະລາງແທນທີ່ຈະເປັນປ້າຍ.

ຕົວເລກຂອງຮູບແບບໃນຫົວຂໍ້ຈຸລັງເປັນຂໍ້ຄວາມ ຫຼືສ້າງປ້າຍຊື່ໂດຍຂ້າງຫນ້າແຕ່ລະເລກທີ່ມີ apostrophe (') - ເຊັ່ນ: ປີ 2012 ແລະ' 2013. apostrophe ບໍ່ໄດ້ສະແດງຢູ່ໃນຫ້ອງແຕ່ວ່າມັນປ່ຽນເລກເພື່ອຂໍ້ມູນຂໍ້ຄວາມ.

ຮັກສາຫນ່ວຍງານໃນຫົວຂໍ້

ບໍ່: ໃສ່ສະກຸນເງິນ, ອຸນຫະພູມ, ໄລຍະຫ່າງຫຼືຫນ່ວຍງານອື່ນໆໃນແຕ່ລະຫ້ອງທີ່ມີຂໍ້ມູນຈໍານວນ.

ຖ້າທ່ານເຮັດ, ມີໂອກາດດີທີ່ Excel ຫຼື Google Spreadsheets ຈະເບິ່ງຂໍ້ມູນທັງຫມົດຂອງທ່ານເປັນຂໍ້ຄວາມ.

ແທນທີ່ຈະໃສ່ຫົວຫນ່ວຍໃນຫົວຂໍ້ທີ່ຢູ່ເທິງຄໍລໍາເຊິ່ງມັນຈະເຮັດໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າຫົວຂໍ້ນັ້ນແມ່ນຂໍ້ຄວາມແລະຈະບໍ່ສ້າງບັນຫາທີ່ໄດ້ກ່າວມາຂ້າງເທິງ.

ຂໍ້ຄວາມໄປທາງຊ້າຍ, ຕົວເລກໄປທາງຂວາ

ວິທີທີ່ໄວທີ່ຈະບອກວ່າທ່ານມີຂໍ້ຄວາມຫລືຂໍ້ມູນຈໍານວນຫນຶ່ງຄືການກວດສອບການຈັດການຂໍ້ມູນໃນເຊນ. ໂດຍຄ່າເລີ່ມຕົ້ນ, ຂໍ້ມູນຂໍ້ຄວາມແມ່ນສອດຄ່ອງກັບຊ້າຍໃນ Excel ແລະ Google Spreadsheets ແລະຂໍ້ມູນຈໍານວນແມ່ນສອດຄ່ອງກັບສິດໃນຫ້ອງ.

ເຖິງແມ່ນວ່າການສອດຄ່ອງໃນຕອນຕົ້ນນີ້ສາມາດປ່ຽນແປງໄດ້ຢ່າງງ່າຍດາຍ, ການຈັດຮູບແບບບໍ່ໄດ້ຖືກປະຕິບັດຕາມປົກກະຕິຈົນກ່ວາຫຼັງຈາກຂໍ້ມູນທັງຫມົດແລະສູດໄດ້ຖືກເຂົ້າໄປ, ດັ່ງນັ້ນການປັບແຖວແບບເລີ່ມຕົ້ນອາດຈະໃຫ້ທ່ານຄຶດກ່ອນວ່າບາງສິ່ງບາງຢ່າງທີ່ບໍ່ຖືກຕ້ອງຢູ່ໃນແຜ່ນວຽກ.

ອັດຕາສ່ວນຮ້ອຍແລະເງິນສະກຸນເງິນ

ການປະຕິບັດທີ່ດີທີ່ສຸດສໍາລັບການປ້ອນຂໍ້ມູນທັງຫມົດເຂົ້າໄປໃນແຜ່ນວຽກແມ່ນເພື່ອໃສ່ຕົວເລກທໍາມະດາແລະຫຼັງຈາກນັ້ນໃຫ້ຮູບແບບຂອງເຊນສະແດງຈໍານວນຢ່າງຖືກຕ້ອງ - ແລະນີ້ປະກອບດ້ວຍອັດຕາຮ້ອຍແລະຈໍານວນເງິນສະກຸນເງິນ.

Excel ແລະ Google Spreadsheets ແຕ່ຍອມຮັບສັນຍາລັກສ່ວນຮ້ອຍທີ່ຖືກພິມເປັນ cell ພ້ອມກັບຈໍານວນແລະທັງສອງສັນຍາລັກສະກຸນເງິນທົ່ວໆໄປເຊັ່ນສັນຍາເງິນໂດລາ ($) ຫຼືສັນຍາລັກປອນອັງກິດ (£) ຖ້າພວກເຂົາຖືກພິມເປັນ cell ພ້ອມກັບຂໍ້ມູນຈໍານວນ, ແຕ່ສັນຍາລັກສະກຸນເງິນອື່ນໆ, ເຊັ່ນ Rand ອາຟຣິກາໃຕ້ (R), ອາດຈະຖືກແປເປັນຂໍ້ຄວາມ.

ເພື່ອຫຼີກເວັ້ນບັນຫາທີ່ອາດເກີດຂຶ້ນ, ປະຕິບັດຕາມການປະຕິບັດທີ່ດີທີ່ສຸດທີ່ໄດ້ກ່າວມາຂ້າງເທິງແລະໃສ່ຈໍານວນເງິນແລະຫຼັງຈາກນັ້ນ ຮູບແບບຫ້ອງການສໍາລັບສະກຸນເງິນ ແທນທີ່ຈະພິມດ້ວຍສັນຍາລັກສະກຸນເງິນ.

05 of 08

ໃຊ້ການອ້າງອິງຈຸນລະພາກແລະລະດັບຊື່ໃນສູດ

ທັງການອ້າງອິງຫ້ອງແລະລະດັບທີ່ມີຊື່ສາມາດແລະຄວນຈະຖືກນໍາໃຊ້ໃນສູດເພື່ອເຮັດໃຫ້ມັນໄວຂຶ້ນແລະງ່າຍຕໍ່ການຮັກສາສູດແລະໂດຍການຂະຫຍາຍ, ແຜ່ນວຽກທັງຫມົດ, ບໍ່ມີຂໍ້ຜິດພາດແລະທັນສະໄຫມ.

• ການອ້າງອິງເຊນ ແມ່ນການລວມກັນຂອງຕົວອັກສອນຄໍລໍາແລະຫມາຍເລກແຖວຂອງ ເຊນ - ເຊັ່ນ: A1, B23, ແລະ W987 - ແລະຖືກນໍາໃຊ້ເພື່ອກໍານົດສະຖານທີ່ຂອງຂໍ້ມູນໃນແຜ່ນວຽກ.
• ລະດັບທີ່ມີຊື່ຫຼື ຊື່ທີ່ຖືກກໍານົດ ແມ່ນຄ້າຍຄືກັບກະສານອ້າງອີງຂອງເຊນທີ່ມັນຖືກນໍາໃຊ້ເພື່ອກໍານົດ cell ຫຼື cell ຂອງ cell ໃນແຜ່ນວຽກ.

ການອ້າງອີງຂໍ້ມູນໃນສູດ

Formulas ຖືກນໍາໃຊ້ໃນ Excel ເພື່ອປະຕິບັດການຄິດໄລ່ - ເຊັ່ນການເພີ່ມຫຼືການລົບ.

ຖ້າຈໍານວນຕົວຈິງກໍ່ຖືກລວມຢູ່ໃນສູດ - ເຊັ່ນ:

= 5 + 3

ທຸກຄັ້ງທີ່ຂໍ້ມູນປ່ຽນແປງ - ເວົ້າກັບ 7 ແລະ 6, ສູດຕ້ອງແກ້ໄຂແລະຈໍານວນດັ່ງກ່າວໄດ້ປ່ຽນດັ່ງນັ້ນສູດກາຍເປັນ:

= 7 + 6

ຖ້າແທນທີ່ຈະ, ຂໍ້ມູນຖືກເຂົ້າໄປໃນຈຸລັງໃນແຜ່ນວຽກ, ການອ້າງອີງຫ້ອງ - ຫຼືຊື່ລະດັບ - ສາມາດຖືກນໍາໃຊ້ໃນສູດແທນທີ່ຈະຫມາຍເລກ.

ຖ້າຈໍານວນ 5 ຖືກເຂົ້າໄປໃນຫ້ອງ A 1 ແລະ 3 ໃນ cell A2, ສູດຈະກາຍເປັນ:

= A1 + A2

ເພື່ອປັບປຸງຂໍ້ມູນ, ປ່ຽນເນື້ອໃນຂອງຈຸລັງ A1 ແລະ A2, ແຕ່ສູດຍັງຄົງດຽວກັນ - Excel ຈະປັບປຸງຜົນໄດ້ຮັບສູດແບບອັດຕະໂນມັດ.

ການຝາກປະຢັດໃນເວລາແລະຄວາມພະຍາຍາມຈະເພີ່ມຂື້ນຖ້າຫາກວ່າແຜ່ນວຽກປະກອບດ້ວຍສູດທີ່ມີຄວາມສັບສົນຫຼາຍແລະຖ້າສູດຕ່າງໆທີ່ອ້າງອີງໃສ່ຂໍ້ມູນດຽວກັນນັບຕັ້ງແຕ່ຂໍ້ມູນຕ້ອງໄດ້ມີການປ່ຽນແປງຢູ່ໃນສະຖານທີ່ຫນຶ່ງແລະສູດທັງຫມົດທີ່ອ້າງອີງນັ້ນຈະໄດ້ຮັບການປັບປຸງ.

ການນໍາໃຊ້ລະບົບອ້າງອິງໃນຫ້ອງຫຼືລະດັບທີ່ມີຊື່ກໍ່ເຮັດໃຫ້ແຜ່ນວຽກຂອງທ່ານປອດໄພກວ່າ, ເນື່ອງຈາກວ່າມັນຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານສາມາດປົກປ້ອງສູດຈາກການປ່ຽນແປງແບບບັງເອີນໃນຂະນະທີ່ອອກຈາກຈຸລັງຂໍ້ມູນທີ່ສາມາດເຂົ້າເຖິງໄດ້.

ຊີ້ແຈງຂໍ້ມູນ

ຄຸນສົມບັດອື່ນຂອງ Excel ແລະ Google Spreadsheets ແມ່ນວ່າພວກເຂົາເຈົ້າອະນຸຍາດໃຫ້ທ່ານເຂົ້າໃນເອກະສານອ້າງອີງຫຼືຊື່ຂອງລະດັບໃນສູດໂດຍໃຊ້ ຈຸດ - ເຊິ່ງມີການຄລິກໃສ່ cell ເພື່ອເຂົ້າໄປໃນກະສານອ້າງອີງໃນສູດ.

ການຊີ້ແຈງຫຼຸດຜ່ອນຄວາມເປັນໄປໄດ້ຂອງຄວາມຜິດພາດທີ່ເກີດຂື້ນໂດຍການພິມໃນກະສານອ້າງອີງຂອງຫ້ອງທີ່ບໍ່ຖືກຕ້ອງຫຼືຜິດພາດຊື່ຊື່.

ໃຊ້ນາມສະກຸນເພື່ອເລືອກຂໍ້ມູນ

ການໃຫ້ພື້ນທີ່ຂອງຂໍ້ມູນທີ່ກ່ຽວຂ້ອງມີຊື່ສາມາດເຮັດໃຫ້ງ່າຍຕໍ່ການເລືອກເອົາຂໍ້ມູນໃນເວລາດໍາເນີນການປະເພດຫຼືການດໍາເນີນງານການກັ່ນຕອງ.

ຖ້າຂະຫນາດຂອງເຂດຂໍ້ມູນປ່ຽນແປງ, ລະດັບຂອງ ຊື່ສາມາດແກ້ໄຂໄດ້ງ່າຍໂດຍໃຊ້ຊື່ຕົວຈັດການ .

06 of 08

ຢ່າປ່ອຍໃຫ້ເຊນທີ່ມີສູດທີ່ບໍ່ປ້ອງກັນ

ຫຼັງຈາກທີ່ໃຊ້ເວລາຫຼາຍປານໃດທີ່ໄດ້ຮັບສູດຂອງພວກເຂົາຖືກຕ້ອງແລະການນໍາໃຊ້ການອ້າງອິງໃນຫ້ອງທີ່ຖືກຕ້ອງ, ຫຼາຍຄົນເຮັດຜິດພາດໃນການເຮັດໃຫ້ສູດເຫຼົ່ານີ້ມີຄວາມສ່ຽງຕໍ່ການປ່ຽນແປງທີ່ບໍ່ເປັນປະໂຫຍດຫຼືໂດຍເຈດຕະນາ.

ໂດຍການວາງຂໍ້ມູນໃນຈຸລັງໃນແຜ່ນວຽກແລະຫຼັງຈາກນັ້ນການອ້າງອີງຂໍ້ມູນທີ່ຢູ່ໃນສູດ, ອະນຸຍາດໃຫ້ຈຸລັງທີ່ມີສູດທີ່ຖືກລັອກແລະ, ຖ້າຈໍາເປັນ, ລະຫັດຜ່ານທີ່ຖືກປົກປ້ອງເພື່ອຮັກສາໃຫ້ປອດໄພ.

ໃນເວລາດຽວກັນ, ຈຸລັງທີ່ມີຂໍ້ມູນສາມາດຖືກປະໄວ້ປົດລັອກດັ່ງນັ້ນການປ່ຽນແປງໄດ້ງ່າຍທີ່ສາມາດເຂົ້າໄປເພື່ອຮັກສາສະຫມຸດບັນຊີໃຫ້ທັນສະໄຫມ.

ການປົກປ້ອງແຜ່ນວຽກຫຼືປຶ້ມ Workbook ແມ່ນຂັ້ນຕອນສອງຂັ້ນຕອນ:

1. ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າຈຸລັງທີ່ຖືກຕ້ອງຖືກລັອກ
2. ສະຫມັກຂໍເອົາເອກະສານປົກປ້ອງເອກະສານ - ແລະຖ້າຕ້ອງການ, ເພີ່ມລະຫັດຜ່ານ

07 of 08

ເຮັດຮຽງຂໍ້ມູນຂອງທ່ານ

ເຮັດການຮຽງລໍາດັບຂໍ້ມູນຂອງທ່ານ ຫຼັງຈາກທີ່ທ່ານໄດ້ສໍາເລັດການເຂົ້າມາມັນ.

ການເຮັດວຽກກັບຂໍ້ມູນທີ່ບໍ່ຖືກຕ້ອງໃນ Excel ຫຼື Google Spreadsheets ແມ່ນບໍ່ເປັນບັນຫາແຕ່ເປັນຂໍ້ມູນທີ່ເພີ່ມຂຶ້ນດັ່ງນັ້ນຄວາມຫຍຸ້ງຍາກໃນການເຮັດວຽກກັບມັນມີປະສິດທິຜົນ.

ຂໍ້ມູນທີ່ຈັດຮຽງແມ່ນງ່າຍຕໍ່ການເຂົ້າໃຈແລະການວິເຄາະແລະບາງຫນ້າທີ່ແລະເຄື່ອງມືເຊັ່ນ VLOOKUP ແລະ SUBTOTAL ຮຽກຮຽກຮວມຂໍ້ມູນທີ່ຖືກຕ້ອງເພື່ອໃຫ້ຜົນໄດ້ຮັບທີ່ຖືກຕ້ອງ.

ນອກຈາກນັ້ນ, ການຄັດລອກຂໍ້ມູນຂອງທ່ານໃນວິທີທີ່ແຕກຕ່າງກັນ ສາມາດເຮັດໃຫ້ມັນງ່າຍຕໍ່ການຕິດຕາມແນວໂນ້ມທີ່ບໍ່ທັນແຈ້ງເທື່ອ.

ການຄັດເລືອກຂໍ້ມູນທີ່ຈະຄັດເລືອກ

ກ່ອນທີ່ຈະສາມາດຈັດເກັບຂໍ້ມູນໄດ້, Excel ຕ້ອງຮູ້ຂອບເຂດທີ່ແນ່ນອນທີ່ຈະຖືກຈັດຮຽງ, ແລະປົກກະຕິແລ້ວ, Excel ແມ່ນດີທີ່ດີໃນການເລືອກເຂດພື້ນທີ່ຂອງຂໍ້ມູນທີ່ກ່ຽວຂ້ອງ - ດັ່ງນັ້ນເວລາທີ່ມັນຖືກເຂົ້າ,

1. ບໍ່ມີແຖວເກັດທີ່ຫວ່າງຫຼືຄໍລໍາໄວ້ໃນພື້ນທີ່ຂອງຂໍ້ມູນທີ່ກ່ຽວຂ້ອງ;
2. ແລະແຖວແລະຄໍລໍາ ຫວ່າງ ໄວ້ ໃນລະຫວ່າງ ເຂດຂໍ້ມູນທີ່ກ່ຽວຂ້ອງ.

Excel ກໍ່ຈະຕັດສິນໃຈວ່າພື້ນຖານຂໍ້ມູນມີ ຊື່ພາກສະຫນາມ ແລະຍົກເວັ້ນແຖວນີ້ຈາກບັນທຶກທີ່ຈະຖືກຈັດຮຽງ.

ຢ່າງໃດກໍຕາມ, ໃຫ້ Excel ເລືອກເອົາລະດັບທີ່ຈະຖືກຄັດແຍກສາມາດມີຄວາມສ່ຽງ - ໂດຍສະເພາະກັບຂໍ້ມູນທີ່ມີຄວາມຫຍຸ້ງຍາກຫຼາຍທີ່ຈະກວດສອບ.

ການໃຊ້ຊື່ເພື່ອເລືອກຂໍ້ມູນ

ເພື່ອໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າຂໍ້ມູນທີ່ຖືກຕ້ອງຖືກຄັດເລືອກ, ເລີ້ມລະດັບກ່ອນທີ່ຈະເລີ່ມການຈັດລຽງ.

ຖ້າຫາກວ່າລະດັບດຽວກັນຈະຖືກຄັດລອກເລື້ອຍໆ, ວິທີທີ່ດີທີ່ສຸດແມ່ນໃຫ້ມັນເປັນຊື່.

ຖ້າຊື່ຖືກກໍານົດສໍາລັບຊ່ວງທີ່ຕ້ອງການຄັດລອກ, ໃຫ້ພິມຊື່ໃນ ກ່ອງຊື່ ຫຼືເລືອກເອົາຈາກບັນຊີລາຍການແບບເລື່ອນລົງທີ່ກ່ຽວຂ້ອງແລະ Excel ຈະເນັ້ນໃສ່ລະດັບຂໍ້ມູນທີ່ຖືກຕ້ອງໃນແຜ່ນວຽກໂດຍອັດຕະໂນມັດ.

ແຖວແລະຄໍລໍາທີ່ເຊື່ອງໄວ້ແລະການຮຽງລໍາດັບ

ແຖວເກັດທີ່ເຊື່ອງໄວ້ແລະຄໍລໍາ ຂອງຂໍ້ມູນບໍ່ໄດ້ຖືກຍ້າຍໃນລະຫວ່າງການຈັດຮຽງ, ດັ່ງນັ້ນເຂົາເຈົ້າຈໍາເປັນຕ້ອງຖືກ ປິດກັ້ນ ກ່ອນທີ່ຈະຈັດຮຽງ.

ຕົວຢ່າງ: ຖ້າແຖວ 7 ຖືກເຊື່ອງໄວ້ແລະມັນເປັນສ່ວນຫນຶ່ງຂອງຂໍ້ມູນທີ່ຖືກຈັດຮຽງ, ມັນຈະຢູ່ໃນແຖວ 7 ແທນທີ່ຈະຖືກຍ້າຍໄປຫາສະຖານທີ່ທີ່ຖືກຕ້ອງຂອງມັນ.

ດຽວກັນກັບສໍາລັບຄໍລໍາຂອງຂໍ້ມູນ. ການຮຽງລໍາດັບຕາມແຖວ ກ່ຽວຂ້ອງກັບ reordering ຄໍລໍາຂອງຂໍ້ມູນແຕ່ຖ້າຄໍລໍາ B ຖືກເຊື່ອງໄວ້ກ່ອນການຈັດຮຽງ, ມັນຈະຢູ່ໃນຄໍລໍາ B ແລະບໍ່ໄດ້ຮັບການປັບຕາມລໍາດັບກັບຄໍລໍາອື່ນໆໃນຊ່ວງທີ່ຖືກຄັດເລືອກ.

08 of 08

ຕົວເລກທັງຫມົດຄວນຈະເປັນຮ້ານຈໍານວນ

ບັນຫາ: ກວດເບິ່ງວ່າຈໍານວນທັງຫມົດຖືກເກັບໄວ້ເປັນເລກ. ຖ້າຜົນໄດ້ຮັບບໍ່ແມ່ນສິ່ງທີ່ທ່ານຄາດວ່າ, ຄໍລໍາອາດມີເລກທີ່ເກັບໄວ້ເປັນຂໍ້ຄວາມແລະບໍ່ເປັນເລກ. ຕົວຢ່າງ, ຕົວເລກທີ່ບໍ່ຖືກຕ້ອງທີ່ນໍາເຂົ້າຈາກລະບົບບັນຊີບາງຫຼືຫມາຍເລກທີ່ນໍາເຂົ້າດ້ວຍ 'apostrophe' ຖືກເກັບໄວ້ເປັນຂໍ້ຄວາມ.

ເມື່ອທ່ານຮວບຮວມຂໍ້ມູນຢ່າງໄວວາດ້ວຍປຸ່ມ AZ ຫຼື ZA, ສິ່ງຕ່າງໆສາມາດເຮັດໄດ້ຢ່າງຜິດພາດ. ຖ້າມີແຖວຫວ່າງຫຼືແຖວເປົ່າຫວ່າງພາຍໃນຂໍ້ມູນ, ບາງສ່ວນຂອງຂໍ້ມູນອາດຈະຖືກຈັດຮຽງ, ໃນຂະນະທີ່ຂໍ້ມູນອື່ນຖືກລະເວັ້ນ. ຈິນຕະນາການຄວາມສັບສົນທີ່ທ່ານຈະມີ, ຖ້າຊື່ແລະເບີໂທລະສັບບໍ່ສາມາດແຂ່ງຂັນໄດ້, ຫຼືຖ້າຄໍາສັ່ງໄປທີ່ລູກຄ້າທີ່ບໍ່ຖືກຕ້ອງ!

ວິທີທີ່ງ່າຍທີ່ສຸດເພື່ອຮັບປະກັນວ່າຂໍ້ມູນທີ່ຖືກຕ້ອງຖືກຄັດເລືອກກ່ອນການຄັດລອກແມ່ນໃຫ້ຊື່.

ສົມມຸດຕິຖານທີສອງຜົນກະທົບຕໍ່ສິ່ງທີ່ Excel sorts. ຖ້າທ່ານມີເຊນດຽວເລືອກ Excel ຈະຂະຫຍາຍການເລືອກເພື່ອເລືອກເອົາຊ່ວງ (ຄືກັບກົດ Ctrl + Shift + 8) ຜູກພັນດ້ວຍຄໍລໍາແລະແຖວເປົ່າຫນຶ່ງຫຼືຫຼາຍ. ຫຼັງຈາກນັ້ນມັນກວດເບິ່ງແຖວທໍາອິດໃນຊ່ວງທີ່ເລືອກເພື່ອກໍານົດວ່າມັນມີຂໍ້ມູນຫົວຂໍ້ຫຼືບໍ່.

ນີ້ແມ່ນບ່ອນທີ່ການຄັດເລືອກກັບເຄື່ອງມືຂອງເຄື່ອງມືຂອງເຄື່ອງມືສາມາດກາຍເປັນ tricky, header ຂອງທ່ານ (ສົມມຸດວ່າທ່ານມີຫນຶ່ງ) ຕ້ອງຕອບຄໍາແນະນໍາທີ່ເຄັ່ງຄັດບາງຢ່າງເພື່ອໃຫ້ Excel ສາມາດຮັບຮູ້ມັນເປັນ header. ຕົວຢ່າງ, ຖ້າມີຈຸລັງຫວ່າງຢູ່ໃນແຖວຫົວ, Excel ອາດຄິດວ່າມັນບໍ່ແມ່ນຫົວຂໍ້. ເຊັ່ນດຽວກັນ, ຖ້າແຖວຫົວຂໍ້ຖືກສ້າງແບບດຽວກັນກັບແຖວອື່ນໃນຊ່ວງຂໍ້ມູນ, ມັນອາດຈະບໍ່ຮັບຮູ້ມັນ. ເຊັ່ນດຽວກັນ, ຖ້າຫາກວ່າຕາຕະລາງຂໍ້ມູນຂອງທ່ານປະກອບດ້ວຍຂໍ້ຄວາມທັງຫມົດແລະແຖວຫົວຂໍ້ຂອງທ່ານບໍ່ມີຂໍ້ຄວາມໃດ, ແຕ່ Excel ຈະ - ເກືອບທຸກເວລາ - ບໍ່ສາມາດຮັບຮູ້ແຖວຫົວ. (ແຖວເບິ່ງຄືກັນກັບແຖວຂໍ້ມູນອື່ນກັບ Excel).

ພຽງແຕ່ຫຼັງຈາກເລືອກເອົາລະດັບແລະກໍານົດຖ້າມີແຖວຫົວຂໍ້ໃດຫນຶ່ງ, Excel ຈະເຮັດການຄັດເລືອກຕົວຈິງ. ຄວາມສຸກທີ່ທ່ານມີຢູ່ກັບຜົນໄດ້ຮັບແມ່ນຂຶ້ນຢູ່ກັບວ່າ Excel ໄດ້ຮັບການເລືອກຂອບແລະການກໍານົດແຖວຫົວຂໍ້ຂວາ. ຕົວຢ່າງເຊັ່ນຖ້າ Excel ບໍ່ຄິດວ່າທ່ານມີແຖບຫົວຂໍ້ແລະທ່ານເຮັດ, ຫຼັງຈາກນັ້ນຫົວຂອງທ່ານຖືກຈັດຮຽງເຂົ້າໄປໃນຮ່າງກາຍຂອງຂໍ້ມູນ; ນີ້ແມ່ນສິ່ງທີ່ບໍ່ດີ.

ເພື່ອໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າລະດັບຂໍ້ມູນຂອງທ່ານຖືກລະບຸຢ່າງຖືກຕ້ອງ, ໃຊ້ທາງລັດ Ctrl + Shift + 8 ເພື່ອເບິ່ງສິ່ງທີ່ Excel ເລືອກ; ນີ້ແມ່ນສິ່ງທີ່ຈະຖືກຄັດເລືອກ. ຖ້າມັນບໍ່ກົງກັບຄວາມຄາດຫວັງຂອງທ່ານ, ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງດັດແປງລັກສະນະຂອງຂໍ້ມູນໃນຕາຕະລາງຂອງທ່ານຫຼືທ່ານຕ້ອງເລືອກຊ່ວງຂໍ້ມູນກ່ອນທີ່ຈະໃຊ້ກ່ອງໂຕ້ຕອບຮຽງ.

ເພື່ອໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າຫົວຂໍ້ຂອງທ່ານໄດ້ຮັບການຍອມຮັບຢ່າງຖືກຕ້ອງ, ໃຊ້ທາງລັດ Ctrl + Shift + 8 ເພື່ອເລືອກຊ່ວງຂໍ້ມູນ, ຫຼັງຈາກນັ້ນໃຫ້ເບິ່ງແຖວທໍາອິດ. ຖ້າ header ຂອງທ່ານມີຈຸລັງຫວ່າງຢູ່ໃນບັນດາຜູ້ທີ່ເລືອກໃນແຖວທໍາອິດຫຼືແຖວທໍາອິດແມ່ນຮູບແບບຄ້າຍຄືແຖວທີສອງຫຼືທ່ານມີແຖບຫົວຂໍ້ຫຼາຍກວ່າຫນຶ່ງ, ຫຼັງຈາກນັ້ນ Excel ຄາດວ່າທ່ານບໍ່ມີແຖບຫົວຂໍ້ໃດໆ. ເພື່ອແກ້ໄຂບັນຫານີ້, ໃຫ້ປ່ຽນແປງແຖວຫົວຂອງທ່ານເພື່ອໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າມັນໄດ້ຮັບການຍອມຮັບຢ່າງຖືກຕ້ອງໂດຍ Excel.

ສຸດທ້າຍ, ການເດີມພັນທັງຫມົດຈະຖືກປິດຖ້າຕາຕະລາງຂໍ້ມູນຂອງທ່ານໃຊ້ headers ຫຼາຍແຖວ. Excel ມີເວລາຍາກທີ່ຈະຮັບຮູ້ມັນ. ທ່ານສົມທົບບັນຫາໃນເວລາທີ່ທ່ານຄາດຫວັງວ່າມັນຈະປະກອບມີແຖວເກັດທີ່ຫວ່າງໃນຫົວນັ້ນ; ມັນບໍ່ສາມາດເຮັດໄດ້ໂດຍອັດຕະໂນມັດ. ຢ່າງໃດກໍຕາມ, ທ່ານສາມາດເລືອກແຖວເກັດທີ່ຢູ່ທີ່ທ່ານຕ້ອງການຄັດລອກກ່ອນທີ່ຈະເຮັດການຈັດລຽງ. ໃນຄໍາສັບຕ່າງໆອື່ນໆ, ຈົ່ງພິຈາລະນາສິ່ງທີ່ທ່ານຕ້ອງການ Excel ເພື່ອຈັດຮຽງ; ບໍ່ໃຫ້ Excel ເຮັດໃຫ້ສົມມຸດຕິຖານສໍາລັບທ່ານ.
ວັນແລະເວລາເກັບໄວ້ເປັນຂໍ້ຄວາມ

ຖ້າຜົນໄດ້ຮັບໃນການຈັດຮຽງຕາມວັນທີບໍ່ປ່ຽນແປງຕາມຄາດ, ຂໍ້ມູນໃນຄໍລໍາທີ່ປະກອບດ້ວຍລະຫັດຄັດອາດມີວັນຫຼືເວລາເກັບໄວ້ເປັນຂໍ້ຄວາມແທນທີ່ຈະເປັນຕົວເລກ (ວັນທີແລະເວລາແມ່ນຂໍ້ມູນຈໍານວນຮູບແບບ).

ໃນຮູບພາບຂ້າງເທິງ, ບັນທຶກສໍາລັບ A. Peterson ໄດ້ສິ້ນສຸດລົງຢູ່ລຸ່ມຂອງບັນຊີລາຍຊື່, ເວລາ, ອີງໃສ່ວັນທີການກູ້ຢືມ - ວັນທີ 5 ເດືອນພະຈິກ 2014 -, ບັນທຶກຄວນຈະຖືກຈັດຂຶ້ນຢູ່ເທິງບັນທຶກສໍາລັບ A. Wilson, ມີວັນທີກູ້ຢືມວັນທີ 5 ເດືອນພະຈິກ.

ເຫດຜົນສໍາລັບຜົນໄດ້ຮັບທີ່ຄາດຫວັງແມ່ນວ່າວັນທີການກູ້ຢືມສໍາລັບ A. Peterson ໄດ້ຖືກເກັບໄວ້ເປັນຂໍ້ຄວາມ, ແທນທີ່ຈະເປັນເລກ
ຂໍ້ມູນຜະສົມຜະສານແລະ Quick Sorts.

ເມື່ອນໍາໃຊ້ວິທີການຈັດຮຽງແບບລວດໄວທີ່ມີບັນດາຂໍ້ມູນຂໍ້ຄວາມແລະຂໍ້ມູນທີ່ຖືກປະສົມກັນ, Excel ຄັດແຍກຂໍ້ມູນແລະຂໍ້ຄວາມແຍກຕ່າງຫາກ - ວາງບັນທຶກດ້ວຍຂໍ້ຄວາມຢູ່ທາງລຸ່ມຂອງລາຍະການທີ່ຮຽງລໍາດັບ.

Excel ອາດຈະປະກອບດ້ວຍລໍາດັບຄໍລໍາໃນຜົນການຄັດເລືອກ - ຕີຄວາມຫມາຍໃຫ້ມັນເປັນແຖວຂໍ້ມູນຂໍ້ຄວາມອື່ນແທນທີ່ຈະເປັນນາມສະກຸນສໍາລັບຕາຕະລາງຂໍ້ມູນ.
ຈັດຮຽງເຕືອນ - ຮຽງກັນກ່ອງ

ດັ່ງທີ່ສະແດງຢູ່ໃນຮູບຂ້າງເທິງ, ຖ້າຫາກວ່າກ່ອງໂຕ້ຕອບການຈັດການຖືກນໍາໃຊ້, ເຖິງແມ່ນວ່າສໍາລັບການຈັດລຽງຕາມລໍາດັບຫນຶ່ງ, Excel ຈະສະແດງຂໍ້ຄວາມເຕືອນທ່ານວ່າມັນໄດ້ພົບຂໍ້ມູນທີ່ເກັບໄວ້ເປັນຂໍ້ຄວາມແລະໃຫ້ທ່ານເລືອກ:

ຈັດຮຽງສິ່ງທີ່ເບິ່ງຄືວ່າຈໍານວນເປັນເລກ
ຈັດຮຽງເລກແລະເລກທີ່ເກັບໄວ້ເປັນຂໍ້ຄວາມແຍກຕ່າງຫາກ

ຖ້າທ່ານເລືອກຕົວເລືອກທໍາອິດ, Excel ຈະພະຍາຍາມເອົາຂໍ້ມູນຂໍ້ຄວາມໃນສະຖານທີ່ທີ່ຖືກຕ້ອງຂອງຜົນການຮຽງລໍາດັບ.

ເລືອກທາງເລືອກທີ່ສອງແລະ Excel ຈະຈັດເກັບບັນທຶກຂໍ້ມູນທີ່ຢູ່ດ້ານລຸ່ມຂອງຜົນການຮຽງລໍາດັບ - ເຊັ່ນດຽວກັນກັບມັນໄວ.