Excel 2003 Database Tutorial

01 of 09

Excel 2003 Overview Overview Database

ໃນບາງຄັ້ງ, ພວກເຮົາຈໍາເປັນຕ້ອງຕິດຕາມຂໍ້ມູນແລະເປັນບ່ອນທີ່ດີທີ່ຈະຢູ່ໃນໄຟລ໌ຖານຂໍ້ມູນ Excel. ບໍ່ວ່າຈະເປັນບັນຊີລາຍຊື່ສ່ວນຕົວຂອງໂທລະສັບ, ບັນຊີລາຍຊື່ຜູ້ຕິດຕໍ່ສໍາລັບສະມາຊິກຂອງອົງການຫຼືຫນ່ວຍງານ, ຫຼືການເກັບເງິນຂອງຫຼຽນ, ບັດ, ຫຼືປຶ້ມ, ໄຟລ໌ຖານຂໍ້ມູນ Excel ເຮັດໃຫ້ມັນງ່າຍເຂົ້າ, ເກັບຮັກສາແລະຊອກຫາຂໍ້ມູນສະເພາະ.

Excel ໄດ້ສ້າງເຄື່ອງມືຕ່າງໆເພື່ອຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານຕິດຕາມຂໍ້ມູນແລະຊອກຫາຂໍ້ມູນສະເພາະໃນເວລາທີ່ທ່ານຕ້ອງການ. ນອກຈາກນັ້ນ, ມີຫລາຍຄໍລໍາແລະຫລາຍພັນແຖວ, ແຖບ Excel ສາມາດເກັບຂໍ້ມູນຈໍານວນຫຼວງຫຼາຍໄດ້.

ເບິ່ງບົດຮຽນທີ່ກ່ຽວຂ້ອງ: Excel 2007/2010/2013 ຂັ້ນຕອນໂດຍຂັ້ນຕອນ Tutorial ຖານຂໍ້ມູນ .

02 of 09

ຕາຕະລາງຂອງຂໍ້ມູນ

ຮູບແບບພື້ນຖານສໍາລັບການເກັບຂໍ້ມູນໃນຖານຂໍ້ມູນ Excel ເປັນຕາຕະລາງ. ໃນຕາຕະລາງ, ຂໍ້ມູນແມ່ນເຂົ້າໃນແຖວ. ແຕ່ລະແຖວເປັນທີ່ຮູ້ຈັກເປັນ ບັນທຶກ .

ເມື່ອຕາຕະລາງຖືກສ້າງແລ້ວ, ເຄື່ອງມືຂໍ້ມູນຂອງ Excel ສາມາດນໍາໃຊ້ເພື່ອຄົ້ນຫາ, ຄັດລອກແລະການກັ່ນຕອງບັນທຶກໃນຖານຂໍ້ມູນເພື່ອຊອກຫາຂໍ້ມູນສະເພາະ.

ເຖິງແມ່ນວ່າມີຈໍານວນວິທີທີ່ທ່ານສາມາດນໍາໃຊ້ເຄື່ອງມືຂໍ້ມູນເຫຼົ່ານີ້ໃນ Excel, ວິທີທີ່ງ່າຍທີ່ສຸດໃນການເຮັດດັ່ງນັ້ນແມ່ນເພື່ອສ້າງສິ່ງທີ່ຮູ້ຈັກເປັນ ບັນຊີ ຈາກຂໍ້ມູນໃນຕາຕະລາງ.

ເພື່ອປະຕິບັດຕາມບົດຮຽນນີ້:

• ໃສ່ຂໍ້ມູນຕາມທີ່ສະແດງຢູ່ໃນຮູບຂ້າງເທິງ.

ປາຍ - ເພື່ອເຂົ້າລະຫັດນັກຮຽນຢ່າງໄວ:

1. ພິມສອງຄັ້ງທໍາອິດຂອງ ID - ST348-245 ແລະ ST348-246 ເຂົ້າໄປໃນແກນ A5 ແລະ A6 ຕາມລໍາດັບ.
2. ເນັ້ນໃສ່ສອງເອກະສານຂອງການເລືອກໃຫ້ເຂົາເຈົ້າ.
3. ໃຫ້ຄລິກ ໃສ່ຕົວຈັບເຕັມ ແລະລາກລົງໄປຫາຫ້ອງ A13.
4. ສ່ວນທີ່ເຫຼືອຂອງ ID ຂອງນັກຮຽນຄວນຖືກເຂົ້າໄປໃນຫ້ອງ A6 ຫາ A13 ຢ່າງຖືກຕ້ອງ.

03 of 09

ເຂົ້າຂໍ້ມູນຢ່າງຖືກຕ້ອງ

ເມື່ອເຂົ້າຂໍ້ມູນ, ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະຮັບປະກັນວ່າມັນຖືກຕ້ອງ. ນອກເຫນືອຈາກແຖວ 2 ລະຫວ່າງຫົວຂໍ້ລາງແລະຫົວຂໍ້ຄໍລໍາ, ຢ່າປ່ອຍໃຫ້ແຖວຫວ່າງຫວ່າງໃດໆເມື່ອໃສ່ຂໍ້ມູນຂອງທ່ານ. ນອກຈາກນັ້ນ, ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທ່ານບໍ່ປ່ອຍໃຫ້ຈຸລັງຫວ່າງເປົ່າໃດໆ.

ຂໍ້ຜິດພາດທີ່ເກີດຈາກການເຂົ້າຂໍ້ມູນທີ່ບໍ່ຖືກຕ້ອງແມ່ນແຫຼ່ງຂອງບັນຫາຕ່າງໆທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບການຄຸ້ມຄອງຂໍ້ມູນ. ຖ້າຂໍ້ມູນຖືກເຂົ້າໄປໃນຕອນເລີ່ມຕົ້ນ, ໂຄງການແມ່ນມັກຈະໃຫ້ທ່ານກັບຜົນໄດ້ຮັບທີ່ທ່ານຕ້ອງການ.

04 of 09

ແຖວແມ່ນບັນທຶກ

ດັ່ງທີ່ໄດ້ກ່າວມາ, ແຖວຂໍ້ມູນ, ໃນຖານຂໍ້ມູນເປັນທີ່ຮູ້ຈັກເປັນບັນທຶກ. ໃນເວລາທີ່ເຂົ້າບັນທຶກການຮັກສາຄໍາແນະນໍາເຫຼົ່ານີ້ຢູ່ໃນໃຈ:

• ຢ່າປ່ອຍແຖວຫວ່າງຫວ່າງຢູ່ໃນຕາຕະລາງທີ່ຖືກສ້າງຂື້ນ, ບໍ່ແມ່ນລະຫວ່າງຫົວຂໍ້ແລະແຖວທໍາອິດຂອງຂໍ້ມູນ.
• ບັນທຶກສາມາດບັນຈຸຂໍ້ມູນກ່ຽວກັບພຽງແຕ່ຫນຶ່ງລາຍການສະເພາະ.
• ບັນທຶກທີ່ຕ້ອງມີຂໍ້ມູນທັງຫມົດໃນຖານຂໍ້ມູນກ່ຽວກັບລາຍການນັ້ນ. ບໍ່ສາມາດເປັນຂໍ້ມູນກ່ຽວກັບບັນດາລາຍການໃນຫລາຍກວ່າຫນຶ່ງແຖວ.
  

05 of 09

Columns are Fields

ໃນຂະນະທີ່ແຖວໃນຖານຂໍ້ມູນ Excel ຖືກເອີ້ນວ່າບັນທຶກ, ຄໍລໍາແມ່ນເປັນ ທົ່ງນາ . ແຕ່ລະຄໍລໍາຕ້ອງຫົວຂໍ້ເພື່ອກໍານົດຂໍ້ມູນທີ່ມັນມີ. ຫົວຂໍ້ເຫຼົ່ານີ້ເອີ້ນວ່າຊື່ພາກສະຫນາມ.

• ຊື່ຂອງພາກສະຫນາມຖືກນໍາໃຊ້ເພື່ອຮັບປະກັນວ່າຂໍ້ມູນສໍາລັບແຕ່ລະບັນທຶກແມ່ນເຂົ້າໃນລໍາດັບດຽວກັນ.
• ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າຂໍ້ມູນທັງຫມົດໃນຄໍລໍາຖືກເຂົ້າໂດຍໃຊ້ຮູບແບບດຽວກັນ. ຖ້າທ່ານເລີ່ມເຂົ້າມາຕົວເລກເປັນເລກ (ເຊົ່ນ 10 ຫຼື 20) ໃຫ້ມັນຂຶ້ນ. ຢ່າປ່ຽນແປງທາງສ່ວນຫນຶ່ງໂດຍຜ່ານແລະເລີ່ມເຂົ້າມາຕົວເລກເປັນຄໍາ (ເຊັ່ນ: ສິບຫຼືຊາວ). ຈະສອດຄ່ອງ.
• ຢ່າປ່ອຍໃຫ້ບໍ່ມີຄໍລໍາຫວ່າງໃນຕາຕະລາງ.

06 of 09

ສ້າງລາຍການ

ເມື່ອຂໍ້ມູນໄດ້ຖືກເຂົ້າໄປໃນຕາຕະລາງ, ມັນສາມາດຖືກປ່ຽນເປັນ ບັນຊີລາຍຊື່ . ເພື່ອເຮັດແນວນັ້ນ:

1. ຈຸດເດັ່ນຂອງເຊນ A3 ຫາ E13 ໃນແຜ່ນວຽກ.
2. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ Data> List> Create List ຈາກເມນູເພື່ອເປີດກ່ອງໂຕ້ຕອບ ສ້າງລາຍການ .
3. ໃນຂະນະທີ່ກ່ອງໂຕ້ຕອບເປີດ, ຫ້ອງ A3 ກັບ E13 ຢູ່ໃນແຜ່ນວຽກຄວນໄດ້ຮັບການອ້ອມຮອບດ້ວຍມົດລູກ.
4. ຖ້າຫາກວ່າມຸງກ້າວຕໍ່ໄປອ້ອມຮອບ ລະດັບ ທີ່ຖືກຕ້ອງຂອງຈຸລັງ, ໃຫ້ຄລິກໃສ່ Ok ໃນກ່ອງໂຕ້ຕອບ ສ້າງລາຍການ .
5. ຖ້າຫາກວ່າມຸງ ບໍ່ ກ້າວອ້ອມຮອບທີ່ເຫມາະສົມຂອງຈຸລັງ, ໃຫ້ເນັ້ນໃສ່ລະດັບຄວາມຖືກຕ້ອງໃນແຜ່ນວຽກແລະຫຼັງຈາກນັ້ນໃຫ້ຄລິກໃສ່ OK ໃນກ່ອງໂຕ້ຕອບ ສ້າງລາຍການ .
6. ຕາຕະລາງຄວນໄດ້ຮັບການອ້ອມຮອບດ້ວຍຂອບຊາຍສີດໍາແລະມີລູກສອນລົງທີ່ຢູ່ຂ້າງຊື່ແຕ່ລະຊື່.

07 of 09

ການນໍາໃຊ້ເຄື່ອງມືຂອງຖານຂໍ້ມູນ

ເມື່ອທ່ານໄດ້ສ້າງຖານຂໍ້ມູນ, ທ່ານສາມາດໃຊ້ເຄື່ອງມືທີ່ຢູ່ພາຍໃຕ້ລູກສອນລົງຂ້າງຊື່ແຕ່ລະຊື່ເພື່ອຈັດຮຽງຫຼືກໍານົດຂໍ້ມູນຂອງທ່ານ.

Sorting Data

1. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ລູກສອນລົງທີ່ຢູ່ໃກ້ ຊື່ຊື່ຂອງນາມ ສະກຸນ.
2. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ຕົວເລືອກ Sort Ascending ເພື່ອຄັດເລືອກຖານຂໍ້ມູນຂອງຕົວອັກສອນຈາກ A ຫາ Z.
3. ເມື່ອຈັດຮຽງ, Graham J ຄວນຈະເປັນການບັນທຶກຄັ້ງທໍາອິດໃນຕາຕະລາງແລະ Wilson R. ຄວນຈະເປັນຄັ້ງສຸດທ້າຍ.

ການກັ່ນຕອງຂໍ້ມູນ

1. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ລູກສອນລົງທີ່ຢູ່ໃກ້ຊື່ຊື່ຂອງ ໂຄງການ .
2. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ທາງເລືອກ ທຸລະກິດ ເພື່ອກັ່ນຕອງນັກຮຽນໃດໆ, ບໍ່ແມ່ນຢູ່ໃນໂຄງການທຸລະກິດ.
3. ກົດ OK.
4. ພຽງແຕ່ສອງຄົນ - G. Thompson ແລະ F. Smith ຄວນຈະເຫັນໄດ້ຍ້ອນວ່າພວກເຂົາເປັນພຽງແຕ່ສອງຄົນເຂົ້າຮ່ວມໃນໂຄງການທຸລະກິດເທົ່ານັ້ນ.
5. ເພື່ອສະແດງບັນທຶກທັງຫມົດ, ໃຫ້ຄລິກໃສ່ລູກສອນລົງທີ່ຢູ່ຂ້າງຊື່ຊື່ຂອງ ໂຄງການ .
6. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ຕົວເລືອກ ທັງຫມົດ .
   

08 of 09

ການຂະຫຍາຍຖານຂໍ້ມູນ

ເພື່ອເພີ່ມບັນທຶກການເພີ່ມເຕີມໃຫ້ກັບຖານຂໍ້ມູນຂອງທ່ານ:

• ແຖວຫວ່າງເປົ່າທີ່ມີຕາຕະລາງ (ຈຸລັງ A14 ຫາ E14) ຖືກເພີ່ມໄປຫາຖານຂໍ້ມູນລຸ່ມຂອງມັນເມື່ອມັນຖືກສ້າງຂື້ນ.
• ຂໍ້ມູນເພີ່ມເຕີມສາມາດຖືກເພີ່ມເຂົ້າໃນຖານຂໍ້ມູນໂດຍໃຊ້ແຖວຫວ່າງນີ້.
• ເພີ່ມຂໍ້ມູນຕໍ່ໄປນີ້:
  
  Cell - Data
  A14-ST348-255
  B14-Christopher
  C14-A
  D14-22
  E14-Science

09 of 09

ການສໍາເລັດຮູບແບບຖານຂໍ້ມູນ

ຫມາຍເຫດ : ຂັ້ນຕອນນີ້ກ່ຽວຂ້ອງກັບການນໍາໃຊ້ຮູບສັນຍາລັກຕ່າງໆທີ່ຢູ່ໃນ ແຖບເຄື່ອງມືການຈັດຮູບແບບ ທີ່ຖືກຕັ້ງຢູ່ເທິງສຸດຂອງຫນ້າ Excel 2003. ຖ້າບໍ່ມີ, ອ່ານວິທີ ຊອກຫາແຖບເຄື່ອງມື Excel ເພື່ອຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານຄົ້ນຫາມັນ.

1. ຈຸດເດັ່ນຂອງເຊນ A1 ຫາ E1 ໃນແຜ່ນວຽກ.
2. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ຮູບພາບການ ເຊື່ອມໂຍງແລະສູນ ໃນແຖບເຄື່ອງມື ການຈັດຮູບແບບ ເພື່ອວາງຫົວຂໍ້.
3. ດ້ວຍເຊນ A1 ເຖິງ E1 ຍັງເລືອກເອົາ, ໃຫ້ຄລິກ ໃສ່ ຮູບສັນຍາລັກ ສີຕື່ມໃສ່ ແຖບເຄື່ອງມື ຮູບແບບ (ເບິ່ງຄືສີສາມາດເຮັດໄດ້) ເພື່ອເປີດບັນຊີລາຍການເລື່ອນສີພື້ນຫລັງ.
4. ເລືອກ Sea ສີ ຈາກບັນຊີລາຍຊື່ເພື່ອປ່ຽນສີພື້ນຫລັງຂອງເຊນ A1 - E1 ຫາສີຂຽວຊ້ໍາ.
5. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ຮູບສັນຍາລັກ ສີຂອງ Font ໃນແຖບເຄື່ອງມື ຮູບແບບ (ມັນເປັນຕົວອັກສອນຂະຫນາດໃຫຍ່ "A") ເພື່ອເປີດບັນຊີລາຍຊື່ສີທີ່ຫຼຸດລົງ.
6. ເລືອກ ສີຂາວ ຈາກບັນຊີລາຍຊື່ເພື່ອປ່ຽນສີຂອງຂໍ້ຄວາມໃນເຊນ A1 - E1 ຫາສີຂາວ.
7. ຈຸດເດັ່ນຂອງ ເຊນ A2 - E2 ໃນແຜ່ນວຽກ.
8. ໃຫ້ຄລິກ ໃສ່ ຮູບສັນຍາລັກ ຕື່ມຂໍ້ມູນໃສ່ ແຖບເຄື່ອງມື ການຈັດຮູບແບບ ເພື່ອເປີດບັນຊີລາຍການເລື່ອນລົງສີພື້ນຫລັງ.
9. ເລືອກ Light Green ຈາກລາຍະການເພື່ອປ່ຽນສີພື້ນຫລັງຂອງເຊນ A2-E2 ເພື່ອໃຫ້ສີຂຽວອ່ອນ
10. ຈຸດເດັ່ນຂອງເຊນ A3 - E14 ໃນແຜ່ນວຽກ.
11. ເລືອກ ຮູບແບບ> AutoFormat ຈາກເມນູເພື່ອເປີດກ່ອງໂຕ້ຕອບ AutoFormat .
12. ເລືອກລາ ຍະການ 2 ຈາກລາຍະການຂອງຕົວເລືອກເພື່ອຈັດຮູບແບບເຊນ A3-E14
13. ຈຸດເດັ່ນຂອງເຊນ A3 - E14 ໃນແຜ່ນວຽກ.
14. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ຕົວເລືອກທາງສູນໃນແຖບເຄື່ອງມືໃນການ ຈັດຮູບແບບ ເພື່ອປຽບທຽບຂໍ້ຄວາມໃນຈຸລັງ A3 ຫາ E14.
15. ໃນຈຸດນີ້, ຖ້າທ່ານໄດ້ປະຕິບັດຕາມຂັ້ນຕອນທັງຫມົດຂອງບົດຮຽນນີ້ຢ່າງຖືກຕ້ອງ, ຕາຕະລາງຂອງທ່ານຄວນຈະຄ້າຍກັບຕາຕະລາງທີ່ສະແດງໃນຂັ້ນຕອນທີ 1 ຂອງບົດຮຽນນີ້.