ວິທີການສ້າງຖານຂໍ້ມູນໃນ Excel

ຕິດຕາມການຕິດຕໍ່, ເກັບກໍາ, ແລະຂໍ້ມູນອື່ນໆທີ່ມີຖານຂໍ້ມູນ Excel

ໃນບາງຄັ້ງ, ພວກເຮົາຈໍາເປັນຕ້ອງຕິດຕາມຂໍ້ມູນແລະເປັນບ່ອນທີ່ດີທີ່ຈະຢູ່ໃນໄຟລ໌ຖານຂໍ້ມູນ Excel. ບໍ່ວ່າຈະເປັນບັນຊີລາຍຊື່ສ່ວນຕົວຂອງໂທລະສັບ, ບັນຊີລາຍຊື່ຜູ້ຕິດຕໍ່ສໍາລັບສະມາຊິກຂອງອົງການຫຼືຫນ່ວຍງານ, ຫຼືການເກັບເງິນຂອງຫຼຽນ, ບັດ, ຫຼືປຶ້ມ, ໄຟລ໌ຖານຂໍ້ມູນ Excel ເຮັດໃຫ້ມັນງ່າຍເຂົ້າ, ເກັບຮັກສາແລະຊອກຫາຂໍ້ມູນສະເພາະ.

Microsoft Excel ໄດ້ສ້າງເຄື່ອງມືເພື່ອຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານຕິດຕາມຂໍ້ມູນແລະຊອກຫາຂໍ້ມູນສະເພາະໃນເວລາທີ່ທ່ານຕ້ອງການ. ນອກຈາກນັ້ນ, ມີຫລາຍ ຄໍລໍາ ແລະຫລາຍພັນ ແຖວ , ແຖບ Excel ສາມາດເກັບ ຂໍ້ມູນ ຈໍານວນຫຼວງຫຼາຍໄດ້.

ເຂົ້າຂໍ້ມູນ

ຮູບແບບພື້ນຖານສໍາລັບການເກັບຂໍ້ມູນໃນຖານຂໍ້ມູນ Excel ເປັນຕາຕະລາງ.

ເມື່ອຕາຕະລາງຖືກສ້າງແລ້ວ, ເຄື່ອງມືຂໍ້ມູນຂອງ Excel ສາມາດນໍາໃຊ້ເພື່ອຄົ້ນຫາ, ຄັດລອກແລະການກັ່ນຕອງບັນທຶກໃນຖານຂໍ້ມູນເພື່ອຊອກຫາຂໍ້ມູນສະເພາະ.

ເພື່ອປະຕິບັດຕາມບົດແນະນໍານີ້, ໃສ່ຂໍ້ມູນດັ່ງທີ່ເຫັນໃນຮູບຂ້າງເທິງ.

ໃສ່ເອກະສານນັກຮຽນຢ່າງໄວວາ:

1. ພິມສອງຄັ້ງທໍາອິດຂອງ ID - ST348-245 ແລະ ST348-246 ເຂົ້າໄປໃນຈຸລັງ A5 ແລະ A6, ຕາມລໍາດັບ.
2. ເນັ້ນໃສ່ສອງເອກະສານຂອງການເລືອກໃຫ້ເຂົາເຈົ້າ.
3. ໃຫ້ຄລິກ ໃສ່ຕົວຈັບເຕັມ ແລະລາກລົງໄປຫາຫ້ອງ A13 .
4. ສ່ວນທີ່ເຫຼືອຂອງ ID ຂອງນັກຮຽນຄວນຖືກເຂົ້າໄປໃນຫ້ອງ A6 ຫາ A13 ຢ່າງຖືກຕ້ອງ.

ເຂົ້າຂໍ້ມູນຢ່າງຖືກຕ້ອງ

ເມື່ອເຂົ້າຂໍ້ມູນ, ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະຮັບປະກັນວ່າມັນຖືກຕ້ອງ. ນອກເຫນືອຈາກແຖວ 2 ລະຫວ່າງຫົວຂໍ້ລາງແລະຫົວຂໍ້ຄໍລໍາ, ຢ່າປ່ອຍໃຫ້ແຖວຫວ່າງຫວ່າງໃດໆເມື່ອໃສ່ຂໍ້ມູນຂອງທ່ານ. ນອກຈາກນັ້ນ, ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທ່ານບໍ່ປ່ອຍໃຫ້ຈຸລັງຫວ່າງເປົ່າໃດໆ.

ຂໍ້ຜິດພາດ ທີ່ເກີດຈາກການເຂົ້າຂໍ້ມູນທີ່ບໍ່ຖືກຕ້ອງແມ່ນແຫຼ່ງຂອງບັນຫາຕ່າງໆທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບການຄຸ້ມຄອງຂໍ້ມູນ. ຖ້າຂໍ້ມູນຖືກເຂົ້າໄປໃນຕອນເລີ່ມຕົ້ນ, ໂຄງການແມ່ນມັກຈະໃຫ້ທ່ານກັບຜົນໄດ້ຮັບທີ່ທ່ານຕ້ອງການ.

ແຖວແມ່ນບັນທຶກ

ແຕ່ລະແຖວແຕ່ລະຂໍ້ມູນໃນຖານຂໍ້ມູນເປັນທີ່ຮູ້ຈັກເປັນ ບັນທຶກ . ໃນເວລາທີ່ເຂົ້າບັນທຶກການຮັກສາຄໍາແນະນໍາເຫຼົ່ານີ້ຢູ່ໃນໃຈ:

• ຢ່າປ່ອຍແຖວຫວ່າງຫວ່າງຢູ່ໃນຕາຕະລາງທີ່ຖືກສ້າງຂື້ນ. ນີ້ປະກອບດ້ວຍ ບໍ່ ເຮັດໃຫ້ແຖວຫວ່າງຫວ່າງລະຫວ່າງຫົວຂໍ້ຖັນແລະແຖວທໍາອິດຂອງຂໍ້ມູນ.
• ບັນທຶກສາມາດບັນຈຸຂໍ້ມູນກ່ຽວກັບພຽງແຕ່ຫນຶ່ງລາຍການສະເພາະ.
• ບັນທຶກທີ່ຕ້ອງມີຂໍ້ມູນທັງຫມົດໃນຖານຂໍ້ມູນກ່ຽວກັບລາຍການນັ້ນ. ບໍ່ສາມາດເປັນຂໍ້ມູນກ່ຽວກັບບັນດາລາຍການໃນຫລາຍກວ່າຫນຶ່ງແຖວ.

Columns are Fields

ໃນຂະນະທີ່ແຖວໃນຖານຂໍ້ມູນ Excel ຖືກເອີ້ນວ່າບັນທຶກ, ຄໍລໍາແມ່ນເປັນ ທົ່ງນາ . ແຕ່ລະຄໍລໍາຕ້ອງຫົວຂໍ້ເພື່ອກໍານົດຂໍ້ມູນທີ່ມັນມີ. ຫົວຂໍ້ເຫຼົ່ານີ້ເອີ້ນວ່າຊື່ພາກສະຫນາມ.

• ຊື່ຂອງພາກສະຫນາມຖືກນໍາໃຊ້ເພື່ອຮັບປະກັນວ່າຂໍ້ມູນສໍາລັບແຕ່ລະບັນທຶກແມ່ນເຂົ້າໃນລໍາດັບດຽວກັນ.
• ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າຂໍ້ມູນທັງຫມົດໃນຄໍລໍາຖືກເຂົ້າໂດຍໃຊ້ຮູບແບບດຽວກັນ. ຖ້າທ່ານເລີ່ມເຂົ້າມາຕົວເລກເປັນເລກ (ເຊົ່ນ 10 ຫຼື 20) ໃຫ້ມັນຂຶ້ນ. ຢ່າປ່ຽນແປງທາງສ່ວນຫນຶ່ງໂດຍຜ່ານແລະເລີ່ມເຂົ້າມາຕົວເລກເປັນຄໍາ (ເຊັ່ນ: ສິບຫຼືຊາວ). ຈະສອດຄ່ອງ.
• ຢ່າປ່ອຍໃຫ້ຄໍລໍາທີ່ຫວ່າງຢູ່ໃນຕາຕະລາງ.

ການສ້າງຕາຕະລາງ

ເມື່ອຂໍ້ມູນໄດ້ຖືກເຂົ້າໄປແລ້ວ, ມັນສາມາດຖືກປ່ຽນເປັນ ຕາຕະລາງ . ເພື່ອເຮັດແນວນັ້ນ:

1. ຈຸດເດັ່ນຂອງເຊນ A3 ຫາ E13 ໃນແຜ່ນວຽກ.
2. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ແຖບ ຫນ້າທໍາອິດ .
3. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ ຮູບແບບ ທາງເລືອກ ຕາຕະລາງ ໃນ ໂບບ ເພື່ອເປີດເມນູເລື່ອນລົງ.
4. ເລືອກທາງເລືອກ ຕາຕະລາງຂະຫນາດກາງແບບ ສີຂຽວ 9 ເພື່ອເປີດກ່ອງໂຕ້ຕອບ Format as Table .
5. ໃນຂະນະທີ່ກ່ອງໂຕ້ຕອບເປີດ, ຫ້ອງ A3 ກັບ E13 ຢູ່ໃນແຜ່ນວຽກຄວນໄດ້ຮັບການອ້ອມຮອບດ້ວຍມົດລູກ.
6. ຖ້າຫາກວ່າມຸງກ້າວຕໍ່ໄປໃນລະດັບທີ່ເຫມາະສົມຂອງຈຸລັງ, ໃຫ້ຄລິກໃສ່ OK ໃນກ່ອງໂຕ້ຕອບ Format as Table .
7. ຖ້າຫາກວ່າມຸງບໍ່ກ້າວອ້ອມພື້ນທີ່ທີ່ຖືກຕ້ອງ, ໃຫ້ເນັ້ນໃສ່ລະດັບຄວາມຖືກຕ້ອງໃນແຜ່ນວຽກແລະຫຼັງຈາກນັ້ນໃຫ້ຄລິກໃສ່ OK ໃນກ່ອງໂຕ້ຕອບ Format as Table .
8. ຕາຕະລາງຄວນມີລູກສອນລົງລົງຂ້າງຊື່ແຕ່ລະຊື່ແລະແຖວຕາຕະລາງຄວນໄດ້ຮັບການຈັດຮູບແບບໃນສະຫວ່າງແລະສີຟ້າຊ້ໍາ.

ການນໍາໃຊ້ເຄື່ອງມືຂອງຖານຂໍ້ມູນ

ເມື່ອທ່ານໄດ້ສ້າງຖານຂໍ້ມູນ, ທ່ານສາມາດໃຊ້ເຄື່ອງມືທີ່ຢູ່ພາຍໃຕ້ລູກສອນລົງຂ້າງຊື່ແຕ່ລະຊື່ເພື່ອຈັດຮຽງຫຼືກໍານົດຂໍ້ມູນຂອງທ່ານ.

Sorting Data

1. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ລູກສອນລົງທີ່ຢູ່ໃກ້ ຊື່ຊື່ຂອງນາມສະ ກຸນ.
2. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ຕົວເລືອກ Sort A to Z ເພື່ອຄັດລອກຖານຂໍ້ມູນຕາມລໍາດັບຕົວຫນັງສື.
3. ເມື່ອຈັດຮຽງ, Graham J ຄວນຈະເປັນການບັນທຶກຄັ້ງທໍາອິດໃນຕາຕະລາງແລະ Wilson. R ຄວນເປັນຄົນສຸດທ້າຍ.

ການກັ່ນຕອງຂໍ້ມູນ

1. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ລູກສອນລົງທີ່ຢູ່ໃກ້ຊື່ຊື່ຂອງ ໂຄງການ .
2. ຄິກກ່ອງກາເຄື່ອງຫມາຍຖັດຈາກຕົວ ເລືອກເລືອກທັງຫມົດ ເພື່ອລຶບກ່ອງກາເຄື່ອງຫມາຍທັງຫມົດ.
3. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ກ່ອງກາເຄື່ອງຫມາຍຖັດຈາກຕົວເລືອກ ທຸລະກິດ ເພື່ອເພີ່ມຫມາຍໃສ່ກ່ອງ.
4. ກົດ OK .
5. ພຽງແຕ່ສອງຄົນ - G. Thompson ແລະ F. Smith ຄວນຈະເຫັນໄດ້ຍ້ອນວ່າພວກເຂົາເປັນພຽງແຕ່ສອງຄົນເຂົ້າຮ່ວມໃນໂຄງການທຸລະກິດເທົ່ານັ້ນ.
6. ເພື່ອສະແດງບັນທຶກທັງຫມົດ, ໃຫ້ຄລິກໃສ່ລູກສອນລົງທີ່ຢູ່ໃກ້ຊື່ຊື່ຂອງ ໂຄງການ .
7. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ ຕົວກັ່ນຕອງ Clear ຈາກ ຕົວເລືອກ "Program" .

ການຂະຫຍາຍຖານຂໍ້ມູນ

ເພື່ອເພີ່ມບັນທຶກການເພີ່ມເຕີມໃຫ້ກັບຖານຂໍ້ມູນຂອງທ່ານ:

• ວາງຕົວຊີ້ເມົາຂອງທ່ານເຫນືອຈຸດນ້ອຍໃນແຈມືລຸ່ມມືຂອງຕາຕະລາງ.
• ຕົວຊີ້ເມົາຈະປ່ຽນເປັນລູກສອນສອງຫົວ.
• ໃນເວລານີ້ເກີດຂື້ນ, ກົດແລະ ກົດປຸ່ມຫນູຂວາແລະ drag the pointer ລົງເພື່ອເພີ່ມແຖວຫວ່າງເປົ່າໄປທາງລຸ່ມຂອງຖານຂໍ້ມູນ.
• ເພີ່ມຂໍ້ມູນດັ່ງຕໍ່ໄປນີ້ເພື່ອແຖວໃຫມ່ນີ້:
  Cell - Data
  A14-ST348-255
  B14-Christopher
  C14-A
  D14-22
  E14-Science

ການສໍາເລັດຮູບແບບຖານຂໍ້ມູນ

1. ຈຸດເດັ່ນຂອງ ເຊນ A1 ຫາ E1 ໃນແຜ່ນວຽກ.
2. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ແຖບ ຫນ້າທໍາອິດ .
3. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ຕົວເລືອກ Merge and Center ຂອງໂບເພື່ອຈຸດໃຈກາງຂອງຫົວຂໍ້.
4. ໃຫ້ຄລິກ ໃສ່ສີຕື່ມ (ເບິ່ງຄືສີສາມາດເຮັດໄດ້) ເທິງໂບເບື້ອງຂວາເພື່ອເປີດບັນຊີລາຍການເລື່ອນລົງສີ.
5. ເລືອກ Blue, Accent 1 ຈາກລາຍະການເພື່ອປ່ຽນສີຂອງພື້ນຫລັງໃນເຊນ A1-E1 ກັບສີຟ້າເຂັ້ມ
6. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ຮູບສັນຍາລັກ ສີຂອງ Font ໃນແຖບເຄື່ອງມື ຮູບແບບ (ມັນເປັນຕົວອັກສອນຂະຫນາດໃຫຍ່ "A") ເພື່ອເປີດບັນຊີລາຍຊື່ສີທີ່ຫຼຸດລົງ.
7. ເລືອກ ສີຂາວ ຈາກບັນຊີລາຍຊື່ເພື່ອປ່ຽນສີຂອງຂໍ້ຄວາມໃນເຊນ A1 - E1 ຫາສີຂາວ.
8. ຈຸດເດັ່ນຂອງ ເຊນ A2 - E2 ໃນແຜ່ນວຽກ.
9. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ການ ຕື່ມຂໍ້ມູນໃສ່ສີ ເທິງແຜ່ນສຽງເພື່ອເປີດບັນຊີລາຍຊື່ສີທີ່ຮວບຮວມລົງ.
10. ເລືອກ Blue, Accent 1, Lighter 80 ຈາກລາຍະການເພື່ອປ່ຽນສີຂອງພື້ນຫລັງໃນເຊນ A2-E2 ເພື່ອໃຫ້ແສງສະຫວ່າງສີຟ້າ.
11. ຈຸດເດັ່ນຂອງ ເຊນ A4 - E14 ໃນແຜ່ນວຽກ.
12. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ທາງເລືອກທີ່ ສູນ ເທິງແຜ່ນໂບເພື່ອປາດໃສ່ຂໍ້ຄວາມໃນຫ້ອງ A14 ຫາ E14.
13. ໃນຈຸດນີ້, ຖ້າທ່ານໄດ້ປະຕິບັດຕາມຂັ້ນຕອນທັງຫມົດຂອງບົດຮຽນນີ້ຢ່າງຖືກຕ້ອງ, ຕາຕະລາງຂອງທ່ານຄວນຈະຄ້າຍກັບຕາຕະລາງທີ່ສະແດງໃນຂັ້ນຕອນທີ 1 ຂອງບົດຮຽນນີ້.

ຫນ້າທີ່ຖານຂໍ້ມູນ

Syntax : Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)

ບ່ອນທີ່ຫນ້າທີ່ D ແມ່ນຫນຶ່ງໃນດັ່ງຕໍ່ໄປນີ້:

• DAVERAGE
• DCOUNT
• DCOUNTA
• DGET
• DMAX
• DMIN
• DPRODUCT
• DSTDEV
• DSTDEVP
• DSUM
• DVAR
• DVARP

Type : Database

ຫນ້າທີ່ຖານຂໍ້ມູນມີປະໂຫຍດໂດຍສະເພາະເມື່ອ Google Sheets ຖືກນໍາໃຊ້ເພື່ອຮັກສາຂໍ້ມູນທີ່ມີໂຄງສ້າງເຊັ່ນຖານຂໍ້ມູນ. ແຕ່ລະຫນ້າຖານຂໍ້ມູນ, Dfunction , computes ຟັງຊັນທີ່ສອດຄ້ອງກັນກ່ຽວກັບຊຸດຍ່ອຍຂອງລະດັບທີ່ຖືເປັນຕາຕະລາງຖານຂໍ້ມູນ. ຫນ້າທີ່ຖານຂໍ້ມູນຈະມີສາມຂໍ້ໂຕ້ຖຽງ:

• Database_arr ແມ່ນລະດັບຫນຶ່ງ, array embedded ຫຼື array ທີ່ສ້າງຂື້ນໂດຍການສະແດງ array ທີ່ຖືກສ້າງຂຶ້ນເພື່ອໃຫ້ແຕ່ລະແຖວຫຼັງຈາກ Row 1 ເປັນຖານຂໍ້ມູນຖານຂໍ້ມູນ, ແລະແຕ່ລະຄໍລໍາແມ່ນເຂດຂໍ້ມູນຖານຂໍ້ມູນ. ແຖວ 1 ມີບັນທຶກສໍາລັບແຕ່ລະພາກສະຫນາມ.
• Field_str | ຈໍານວນ ສະແດງໃຫ້ເຫັນວ່າຄໍລໍາໃດຫນຶ່ງ (ຂໍ້ມູນ) ປະກອບດ້ວຍຄ່າທີ່ຈະສະເລ່ຍ. ນີ້ສາມາດຖືກສະແດງອອກເປັນຊື່ພາກສະຫນາມ (ຕົວອັກສອນ) ຫຼືເລກຄໍລໍາ, ບ່ອນທີ່ຄໍລໍາຊ້າຍ - ຫຼາຍທີ່ສຸດຈະຖືກສະແດງເປັນ 1.
• Criteria_arr ແມ່ນລະດັບຫນຶ່ງ, array embedded ຫຼື array ທີ່ສ້າງຂື້ນໂດຍການສະແດງ array ທີ່ຖືກສ້າງຂຶ້ນເຊັ່ນວ່າແຖວທໍາອິດປະກອບດ້ວຍຊື່ field (s) ທີ່ criterion (criteria) ຈະຖືກນໍາໃຊ້, ແລະແຖວຕໍ່ໆຈະມີ test test ເງື່ອນໄຂ (s) ທີ່ຢູ່

ແຖວລໍາດັບທໍາອິດໃນ Criteria ລະບຸຊື່ພາກສະຫນາມ. ທຸກໆແຖວໃນ Criteria ສະແດງໃຫ້ເຫັນການກັ່ນຕອງ, ເຊິ່ງເປັນຊຸດຂອງຂໍ້ຈໍາກັດໃນຂົງເຂດທີ່ສອດຄ້ອງກັນ. ການຈໍາກັດການອະທິບາຍການນໍາໃຊ້ຄໍາແນະນໍາແບບສອບຖາມໂດຍຕົວຢ່າງ, ແລະສາມາດປະກອບມີມູນຄ່າເພື່ອໃຫ້ກົງກັບຕົວປະຕິບັດການປຽບທຽບຕາມມູນຄ່າການປຽບທຽບ. ຕົວຢ່າງຂອງການຈໍາກັດແມ່ນ: "ເລດ", "42", "> = 42", "<> 42". ເຊນຫວ່າງເປົ່າຫມາຍຄວາມວ່າບໍ່ມີຂໍ້ຈໍາກັດໃນພາກສະຫນາມທີ່ກ່ຽວຂ້ອງ.

ການກັ່ນຕອງແມ່ນສອດຄ່ອງກັບແຖວຖານຂໍ້ມູນຖ້າຈໍາກັດການກັ່ນຕອງທັງຫມົດ (ຂໍ້ຈໍາກັດໃນແຖວຂອງຕົວກອງ). ແຖວຖານຂໍ້ມູນ (ບັນທຶກ) ທີ່ສອດຄ່ອງກັບມາດຕະຖານຖ້າຫາກວ່າມີພຽງແຕ່ຫນຶ່ງກ່ອງເທົ່ານັ້ນ. ຊື່ຂອງພາກສະຫນາມອາດຈະປາກົດຂຶ້ນຫຼາຍກວ່າຫນຶ່ງຄັ້ງໃນຊ່ວງ Criteria ເພື່ອອະນຸຍາດໃຫ້ມີຂໍ້ຈໍາກັດຫຼາຍໆທີ່ໃຊ້ຮ່ວມກັນ (ເຊັ່ນອຸນຫະພູມ> 65 ແລະອຸນຫະພູມ <= 82).

DGET ແມ່ນຫນ້າທີ່ຖານຂໍ້ມູນເທົ່ານັ້ນທີ່ບໍ່ລວມມູນຄ່າ. DGET ກັບຄືນມູນຄ່າຂອງພາກສະຫນາມທີ່ລະບຸໄວ້ໃນການໂຕ້ຖຽງທີ່ສອງ (ຄືກັບ VLOOKUP) ເທົ່ານັ້ນເມື່ອມີຂໍ້ມູນຫນຶ່ງທີ່ກົງກັບເກນມາດຕະຖານ; ຖ້າບໍ່ດັ່ງນັ້ນ, ມັນຈະສົ່ງຄືນຂໍ້ຜິດພາດທີ່ບອກວ່າບໍ່ມີການແຂ່ງຂັນຫລືຄູ່ແຂ່ງຫລາຍ