ແມ່ນຫຍັງຄື Macro ໃນ Excel ແລະເວລາທີ່ມັນຖືກນໍາໃຊ້?
Macro Excel ເປັນຊຸດຄໍາແນະນໍາກ່ຽວກັບການຂຽນໂປລແກລມທີ່ເກັບໄວ້ໃນສິ່ງທີ່ເອີ້ນວ່າ ລະຫັດ VBA ທີ່ສາມາດໃຊ້ເພື່ອກໍາຈັດຄວາມຈໍາເປັນທີ່ຈະເຮັດຊ້ໍາຂັ້ນຕອນຂອງວຽກປະຕິບັດທົ່ວໄປເລື້ອຍໆ.
ວຽກງານທີ່ຊ້ໍາກັນເຫລົ່ານີ້ອາດມີການຄິດໄລ່ແບບຫຍໍ້ທີ່ຈໍາເປັນຕ້ອງໃຊ້ ສູດ ຫຼືພວກເຂົາອາດຈະເປັນວຽກແບບຟອມງ່າຍໆເຊັ່ນ: ການເພີ່ມຮູບແບບເລກ ເພື່ອຂໍ້ມູນໃຫມ່ຫຼືນໍາໃຊ້ຮູບແບບເຊນແລະຮູບແບບ ແຜ່ນວຽກ ເຊັ່ນ ຂອບ ແລະເງົາ.
ວຽກງານຊ້ໍາຊາກອື່ນທີ່ Macros ສາມາດໃຊ້ເພື່ອຊ່ວຍປະຢັດປະກອບມີ:
- ເພີ່ມຫຼືຖອນ ແຖວເກັດ ແລະຄໍລໍາ
- ປົກປັກຮັກສາຫຼືປ້ອງກັນບໍ່ໃຫ້ແຜ່ນວຽກ
- ການເລືອກເອົາ ລະດັບ ຂອງຈຸລັງ
- ເພີ່ມວັນທີປະຈຸບັນໃນແຜ່ນວຽກ
ການກະຕຸ້ນ Macro ເປັນ
Macros ສາມາດໄດ້ຮັບການກະຕຸ້ນໂດຍການກົດແປ້ນພິມ, ແຖບເຄື່ອງມືຫຼືປຸ່ມຫຼືໄອຄອນເພີ່ມໃສ່ແຜ່ນວຽກ.
Macros vs Templates
ໃນຂະນະທີ່ການນໍາໃຊ້ macros ສາມາດເປັນເວລາທີ່ດີສໍາລັບວຽກງານທີ່ຊ້ໍາຄືນ, ຖ້າທ່ານມັກຈະເພີ່ມບາງລັກສະນະການຈັດຮູບແບບບາງຢ່າງຫຼືເນື້ອຫາ - ເຊັ່ນ: ຫົວຂໍ້, ຫຼືສັນຍາລັກຂອງບໍລິສັດໃນແຜ່ນວຽກໃຫມ່, ມັນອາດຈະດີກວ່າທີ່ຈະ ສ້າງແລະບັນທຶກເອກະສານແບບເອກະສານ ທີ່ມີທັງຫມົດ ແທນທີ່ຈະສ້າງໃຫ້ພວກເຂົາໃຫມ່ອີກຄັ້ງເມື່ອທ່ານເລີ່ມຕົ້ນແຜ່ນວຽກໃຫມ່.
Macros ແລະ VBA
ດັ່ງທີ່ໄດ້ກ່າວມາ, ໃນ Excel, macros ຖືກຂຽນໄວ້ໃນ Visual Basic for Applications (VBA). Macros ການຂຽນໂດຍໃຊ້ VBA ແມ່ນເຮັດໃນປ່ອງຢ້ຽມບັນນາທິການ VBA ເຊິ່ງສາມາດເປີດໂດຍການຄລິກໃສ່ຮູບສັນຍາລັກ Visual Basic ໃນແຖບການ ພັດທະນາ ຂອງໂບ (ເບິ່ງຂ້າງລຸ່ມນີ້ສໍາລັບຄໍາແນະນໍາກ່ຽວກັບການເພີ່ມແຖບ ນັກພັດທະນາ ໃຫ້ໂບຖ້າຕ້ອງການ).
ບັນຊີ Macro Recorder ຂອງ Excel
ສໍາລັບຜູ້ທີ່ບໍ່ສາມາດຂຽນລະຫັດ VBA, ມີ ເຄື່ອງບັນທຶກ macro ທີ່ ສ້າງຂຶ້ນເຊິ່ງຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານສາມາດບັນທຶກຂັ້ນຕອນຂອງຂັ້ນຕອນໂດຍໃຊ້ແປ້ນພິມແລະຫນູທີ່ Excel ປ່ຽນແປງເປັນລະຫັດ VBA ສໍາລັບທ່ານ.
ເຊັ່ນດຽວກັນກັບບັນນາທິການ VBA ທີ່ໄດ້ກ່າວມາຂ້າງເທິງ, ບັນທຶກ Macro ແມ່ນຢູ່ໃນແຖບ ນັກພັດທະນາ ຂອງ Ribbon.
ເພີ່ມ Tab ຜູ້ພັດທະນາ
ໂດຍຄ່າເລີ່ມຕົ້ນໃນ Excel, ແຖບ ນັກພັດທະນາ ບໍ່ມີຢູ່ໃນ Ribbon. ເພື່ອເພີ່ມມັນ:
- ໃຫ້ຄລິກໃສ່ແຖບ ໄຟລ໌ ເພື່ອເປີດບັນຊີລາຍການແບບເລື່ອນລົງຂອງຕົວເລືອກ
- ໃນບັນຊີລາຍການເລື່ອນລົງ, ໃຫ້ຄລິກໃສ່ ຕົວເລືອກ ເພື່ອເປີດ ກ່ອງໂຕ້ຕອບ Excel Options
- ໃນແຜງດ້ານຊ້າຍຂອງກ່ອງໂຕ້ຕອບ, ໃຫ້ຄລິກໃສ່ Customize Ribbon ເພື່ອເປີດປ່ອງຢ້ຽມ Customize Ribbon
- ພາຍໃຕ້ສ່ວນ Tabs ຕົ້ນຕໍ ໃນປ່ອງມືຂວາ, ໃຫ້ຄລິກໃສ່ກ່ອງກາເຄື່ອງຫມາຍຖັດຈາກ ນັກພັດທະນາ ເພື່ອເພີ່ມແທັກນີ້ໃຫ້ Ribbon
- ກົດ OK ເພື່ອປິດກ່ອງໂຕ້ຕອບແລະກັບໄປທີ່ແຜ່ນວຽກ.
ນັກພັດທະນາ ຄວນຈະມີຢູ່ໃນປະຈຸບັນ - ປົກກະຕິແລ້ວຢູ່ເບື້ອງຂວາຂອງ Ribbon
ການໃຊ້ Macro Recorder
ດັ່ງທີ່ໄດ້ກ່າວມາ, Macro Recorder simplifies ວຽກງານການສ້າງ macros - ເຖິງແມ່ນວ່າ, ບາງຄັ້ງ, ສໍາລັບຜູ້ທີ່ສາມາດຂຽນລະຫັດ VBA, ແຕ່ວ່າມີຈຸດຈໍານວນຫນ້ອຍທີ່ຈະຮູ້ເຖິງກ່ອນທີ່ທ່ານຈະເລີ່ມຕົ້ນໃຊ້ເຄື່ອງມືນີ້.
1. ວາງແຜນການ Macro
ບັນທຶກ Macros ທີ່ມີເຄື່ອງບັນທຶກ Macro ກ່ຽວຂ້ອງກັບການຮຽນຮູ້ຂອງໂຄ້ງ. ເພື່ອປັບປຸງຂະບວນການ, ວາງແຜນລ່ວງຫນ້າ - ເຖິງຈຸດທີ່ຈະຂຽນສິ່ງທີ່ມະຫາກາບມີຈຸດປະສົງເພື່ອເຮັດແລະຂັ້ນຕອນທີ່ຈະຕ້ອງເຮັດສໍາເລັດຫນ້າວຽກ.
2. ເກັບ Macros ຂະຫນາດນ້ອຍແລະສະເພາະ
ຂະຫນາດໃຫຍ່ຂອງມະຫາພາກແມ່ນໃນແງ່ຂອງຈໍານວນຂອງຫນ້າວຽກທີ່ມັນປະຕິບັດຫຼາຍສັບສົນມັນຈະມີການວາງແຜນແລະການບັນທຶກສົບຜົນສໍາເລັດ.
Macros ໃຫຍ່ຍັງດໍາເນີນການຊ້າ - ໂດຍສະເພາະແມ່ນບັນດາການຄິດໄລ່ຈໍານວນຫລາຍໃນລະບົບປະຕິບັດງານຂະຫນາດໃຫຍ່ - ແລະພວກເຂົາເຈົ້າມີຄວາມຫຍຸ້ງຍາກໃນການແກ້ໄຂແລະແກ້ໄຂຖ້າບໍ່ເຮັດວຽກໄດ້ເທື່ອທໍາອິດ.
ໂດຍການຮັກສາ macros ຂະຫນາດນ້ອຍແລະສະເພາະໃນຈຸດປະສົງມັນງ່າຍຕໍ່ການກວດສອບຄວາມຖືກຕ້ອງຂອງຜົນໄດ້ຮັບແລະເພື່ອເບິ່ງບ່ອນທີ່ພວກເຂົາໄປຜິດພາດຖ້າສິ່ງຕ່າງໆບໍ່ໄປຕາມແຜນການ.
3. ຊື່ Macros ເຫມາະສົມ
ຊື່ແມໂຄໃນ Excel ມີຂໍ້ຈໍາກັດການຕັ້ງຊື່ຈໍານວນຫນຶ່ງທີ່ຕ້ອງໄດ້ສັງເກດເຫັນ. ຫນ້າທໍາອິດແລະສິ່ງສໍາຄັນແມ່ນວ່າຊື່ແມໂຄຕ້ອງເລີ່ມຕົ້ນດ້ວຍຈົດຫມາຍຂອງຕົວອັກສອນ. ຕົວອັກສອນຕໍ່ໄປສາມາດເປັນຕົວເລກແຕ່ຊື່ແມໂຄບໍ່ສາມາດປະກອບໃສ່ສະຖານທີ່, ສັນຍາລັກ, ຫຼືເຄື່ອງຫມາຍລະຫັດຕ່າງໆ.
ຊື່ແມໂຄຍັງບໍ່ມີຄໍາສັບໃດໆທີ່ຖືກຈອງໄວ້ເຊິ່ງເປັນສ່ວນຫນຶ່ງຂອງການນໍາໃຊ້ VBA ເປັນສ່ວນຫນຶ່ງຂອງພາສາການຂຽນໂປຼແກຼມເຊັ່ນ: If , GoTo , New , ຫຼື Select .
ໃນຂະນະທີ່ຊື່ແມໂຄສາມາດມີຄວາມຍາວເຖິງ 255 ອັກຂະລະມັນກໍ່ບໍ່ຄ່ອຍມີຄວາມຈໍາເປັນຫຼືຄວນນໍາໃຊ້ຫຼາຍທີ່ຢູ່ໃນຊື່.
ສໍາລັບຫນຶ່ງ, ຖ້າທ່ານມີຫຼາຍແມັກຊິກແລະທ່ານວາງແຜນທີ່ຈະດໍາເນີນການໃຫ້ເຂົາເຈົ້າຈາກກ່ອງໂຕ້ຕອບ macro, ຊື່ຍາວກໍ່ພຽງແຕ່ເຮັດໃຫ້ເກີດການຂັດຂວາງເຮັດໃຫ້ມັນຍາກທີ່ຈະເລືອກເອົາແມໂຄທີ່ທ່ານກໍາລັງຢູ່ຫລັງ.
ວິທີການທີ່ດີກວ່າແມ່ນເພື່ອຮັກສາຊື່ສັ້ນແລະໃຊ້ພື້ນທີ່ຄໍາອະທິບາຍເພື່ອໃຫ້ລາຍລະອຽດກ່ຽວກັບສິ່ງທີ່ແຕ່ລະມະຫາພາກເຮັດ.
ຕໍາແຫນ່ງພາຍນອກແລະທຶນພາຍໃນໃນຊື່
ນັບຕັ້ງແຕ່ຊື່ເມຣມບໍ່ສາມາດລວມເອົາສະຖານທີ່, ຕົວອັກສອນຫນຶ່ງທີ່ຖືກອະນຸຍາດ, ແລະທີ່ເຮັດໃຫ້ການອ່ານແມໂຄແມ່ນງ່າຍກວ່າແມ່ນຕົວອັກສອນຫຍິກທີ່ສາມາດຖືກນໍາໃຊ້ລະຫວ່າງຄໍາໃນພື້ນທີ່ຂອງຊ່ອງ - ເຊັ່ນ Change_cell_color ຫຼື Addition_formula.
ຕົວເລືອກອື່ນແມ່ນໃຊ້ເງິນທຶນພາຍໃນ (ບາງຄັ້ງເອີ້ນວ່າ Camel Case ) ເຊິ່ງເລີ່ມຕົ້ນແຕ່ລະຄໍາໃຫມ່ໃນຊື່ທີ່ມີຈົດຫມາຍສະກຸນເງິນ - ເຊັ່ນ: ChangeCellColor ແລະ AdditionFormula.
ຊື່ແມໂຄສັ້ນແມ່ນງ່າຍທີ່ຈະເລືອກເອົາຢູ່ໃນກ່ອງໂຕ້ຕອບ macro, ໂດຍສະເພາະຖ້າແຜ່ນວຽກປະກອບມີຈໍານວນ macros ແລະທ່ານໄດ້ບັນທຶກ macros ຫຼາຍ, ດັ່ງນັ້ນທ່ານສາມາດຊອກຫາໄດ້ງ່າຍໃນ. ລະບົບຍັງສະຫນອງເຂດຂໍ້ມູນສໍາລັບຄໍາອະທິບາຍ, ເຖິງແມ່ນວ່າທຸກຄົນບໍ່ໃຊ້ມັນ.
4. ນໍາໃຊ້ຂໍ້ມູນອ້າງອິງທຽບກັບຖານອ້າງອິງຢ່າງແທ້ຈິງ
ການອ້າງອິງຂອງຈຸລັງ , ເຊັ່ນ: B17 ຫຼື AA345, ກໍານົດສະຖານທີ່ຂອງແຕ່ລະ ຫ້ອງ ໃນແຜ່ນວຽກ.
ໂດຍຄ່າເລີ່ມຕົ້ນ, ໃນ Macro Recorder ຂໍ້ອ້າງອີງທັງຫມົດຂອງເຊນແມ່ນ ຢ່າງແທ້ຈິງ ຊຶ່ງຫມາຍຄວາມວ່າສະຖານທີ່ຫ້ອງການທີ່ແນ່ນອນຈະຖືກບັນທຶກລົງໃນແມໂຄ. ອີກທາງເລືອກ, ແມໂຄສາມາດກໍານົດການນໍາໃຊ້ ການອ້າງອິງຂອງເຊນທີ່ກ່ຽວຂ້ອງ ຊຶ່ງຫມາຍຄວາມວ່າການເຄື່ອນໄຫວ (ຈໍານວນຄໍລໍາຊ້າຍຫລືຂວາທີ່ທ່ານຍ້າຍຕົວກະດູກຂອງເຊນ) ຖືກບັນທຶກແທນທີ່ຈະເປັນສະຖານທີ່ທີ່ແນ່ນອນ.
ຫນຶ່ງທີ່ທ່ານໃຊ້ແມ່ນຂຶ້ນກັບສິ່ງທີ່ມະຫາຊົນກໍານົດໃຫ້ສໍາເລັດ. ຖ້າທ່ານຕ້ອງການເຮັດເລື້ມຄືນຂັ້ນຕອນດຽວກັນ - ເຊັ່ນ: ການສ້າງຮູບແບບຂໍ້ມູນຂອງຂໍ້ມູນ - ຫຼາຍກວ່າ, ແຕ່ແຕ່ລະຄັ້ງທີ່ທ່ານກໍາຫນົດຄໍລໍາຕ່າງໆໃນແຜ່ນວຽກ, ຫຼັງຈາກນັ້ນການນໍາໃຊ້ເອກະສານທີ່ກ່ຽວຂ້ອງຈະເຫມາະສົມ.
ຖ້າທ່ານຕ້ອງການຈັດຮູບແບບຂອງແຕ່ລະລະດັບຄືກັນກັບ A1 ເຖິງ M23 - ແຕ່ວ່າໃນເອກະສານທີ່ແຕກຕ່າງກັນ, ຫຼັງຈາກນັ້ນການອ້າງອິງເຊນຢ່າງແທ້ຈິງສາມາດຖືກນໍາໃຊ້ເພື່ອວ່າເວລາທີ່ macro ຈະເນັ້ນ, ຂັ້ນຕອນທໍາອິດແມ່ນຍ້າຍ ຕົວຊີ້ຂອງເຊນກັບ cell A1.
ການປ່ຽນແປງເອກະສານອ້າງອີງຈາກການພົວພັນກັບຢ່າງແທ້ຈິງແມ່ນເຮັດໄດ້ງ່າຍໂດຍການຄລິກໃສ່ການ ນໍາໃຊ້ຕົວແທນອ້າງອີງ ກ່ຽວກັບແຖບນັກພັດທະນາຂອງໂບ.
5. ການນໍາໃຊ້ Keyboard Key ກັບ Mouse
ມີ keystrokes keyboard ການບັນທຶກ macro ໃນເວລາທີ່ການເຄື່ອນຍ້າຍຕົວກະດູກຂອງເຊນຫຼືການເລືອກ cell range ມັກຈະມີການເຄື່ອນໄຫວຫນູທີ່ຖືກບັນທຶກເປັນສ່ວນຫນຶ່ງຂອງ macro.
ການນໍາໃຊ້ການນໍາໃຊ້ແປ້ນພິມແປ້ນພິມ - ເຊັ່ນ Ctrl + End ຫຼື Ctrl + Shift + ປຸ່ມລູກສອນຂວາ - ເພື່ອຍ້າຍເຄີເຊີຂອງເຊນໄປຫາແຄມຂອງເຂດຂໍ້ມູນ (ແຕ່ລະຫ້ອງທີ່ມີຂໍ້ມູນຢູ່ໃນແຜ່ນວຽກປັດຈຸບັນ) ແທນທີ່ຈະກົດປຸ່ມລູກສອນຫຼືກົດປຸ່ມອີກເທື່ອຫນຶ່ງ. ກຸນແຈເພື່ອຍ້າຍຄໍລໍາຫລືແຖວຫຼາຍເຮັດໃຫ້ຂະບວນການການໃຊ້ແປ້ນພິມງ່າຍດາຍ.
ເຖິງແມ່ນວ່າມັນກ່ຽວກັບການນໍາໃຊ້ຄໍາສັ່ງຫຼືການເລືອກຕົວເລືອກ ribbon ໂດຍໃຊ້ແປ້ນພິມລັດຄີແມ່ນດີກວ່າການນໍາໃຊ້ຫນູ.