ວິທີການສ້າງລາຍການຂໍ້ມູນໃນ Excel 2003

01 of 08

ການຈັດການຂໍ້ມູນໃນ Excel

ບາງຄັ້ງ, ພວກເຮົາຈໍາເປັນຕ້ອງຕິດຕາມຂໍ້ມູນ. ມັນອາດຈະເປັນບັນຊີລາຍຊື່ສ່ວນຕົວຂອງເບີໂທລະສັບ, ລາຍຊື່ຜູ້ຕິດຕໍ່ສໍາລັບສະມາຊິກຂອງອົງການຫຼືທີມງານ, ຫຼືການເກັບກໍາຂອງຫຼຽນ, ບັດ, ຫຼືປຶ້ມ.

ຂໍ້ມູນໃດກໍ່ຕາມທີ່ທ່ານມີ, ຕາຕະລາງ , ເຊັ່ນ Excel, ແມ່ນບ່ອນທີ່ດີທີ່ຈະເກັບຮັກສາມັນ. Excel ໄດ້ສ້າງເຄື່ອງມືຕ່າງໆເພື່ອຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານຕິດຕາມຂໍ້ມູນແລະຊອກຫາຂໍ້ມູນສະເພາະໃນເວລາທີ່ທ່ານຕ້ອງການ. ນອກຈາກນັ້ນ, ມີຫລາຍ ຄໍລໍາ ແລະຫລາຍພັນແຖວ, ແຖບ Excel ສາມາດເກັບ ຂໍ້ມູນ ຈໍານວນຫຼວງຫຼາຍໄດ້.

Excel ຍັງງ່າຍດາຍທີ່ຈະນໍາໃຊ້ກ່ວາໂຄງການຖານຂໍ້ມູນທີ່ເຕັມປ່ຽມເຊັ່ນ Microsoft Access. ຂໍ້ມູນສາມາດເຂົ້າໄດ້ຢ່າງງ່າຍດາຍໃນຕາຕະລາງ, ແລະ, ມີພຽງແຕ່ກົດສອງເທື່ອທີ່ທ່ານສາມາດຄັດລອກຂໍ້ມູນຂອງທ່ານແລະຊອກຫາສິ່ງທີ່ທ່ານຕ້ອງການ.

02 of 08

ການສ້າງຕາຕະລາງແລະລາຍການ

ຮູບແບບພື້ນຖານສໍາລັບເກັບຂໍ້ມູນໃນ Excel ແມ່ນຕາຕະລາງ. ໃນຕາຕະລາງ, ຂໍ້ມູນແມ່ນເຂົ້າໃນແຖວ. ແຕ່ລະແຖວເປັນທີ່ຮູ້ຈັກເປັນ ບັນທຶກ .

ເມື່ອຕາຕະລາງຖືກສ້າງແລ້ວ, ເຄື່ອງມືຂໍ້ມູນ Excel ສາມາດນໍາໃຊ້ເພື່ອຄົ້ນຫາ, ຄັດລອກແລະກັ່ນຕອງບັນທຶກເພື່ອຊອກຫາຂໍ້ມູນສະເພາະ.

ເຖິງແມ່ນວ່າມີຈໍານວນວິທີທີ່ທ່ານສາມາດນໍາໃຊ້ເຄື່ອງມືຂໍ້ມູນເຫຼົ່ານີ້ໃນ Excel, ວິທີທີ່ງ່າຍທີ່ສຸດໃນການເຮັດດັ່ງນັ້ນແມ່ນເພື່ອສ້າງສິ່ງທີ່ຮູ້ຈັກເປັນ ບັນຊີ ຈາກຂໍ້ມູນໃນຕາຕະລາງ.

03 of 08

ເຂົ້າຂໍ້ມູນຢ່າງຖືກຕ້ອງ

ຂັ້ນຕອນທໍາອິດໃນການສ້າງຕາຕະລາງແມ່ນໃຫ້ໃສ່ຂໍ້ມູນ. ໃນເວລາທີ່ເຮັດເຊັ່ນນັ້ນ, ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະຮັບປະກັນວ່າມັນຖືກນໍາເຂົ້າຢ່າງຖືກຕ້ອງ.

ຂໍ້ຜິດພາດທີ່ເກີດຈາກການເຂົ້າຂໍ້ມູນທີ່ບໍ່ຖືກຕ້ອງແມ່ນແຫຼ່ງຂອງບັນຫາຕ່າງໆທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບການຄຸ້ມຄອງຂໍ້ມູນ. ຖ້າຂໍ້ມູນຖືກເຂົ້າໄປໃນຕອນເລີ່ມຕົ້ນ, ໂຄງການແມ່ນມັກຈະໃຫ້ທ່ານກັບຜົນໄດ້ຮັບທີ່ທ່ານຕ້ອງການ.

04 of 08

Rows Are Records

ດັ່ງທີ່ໄດ້ກ່າວມາແລ້ວ, ແຖວຂໍ້ມູນແມ່ນເປັນບັນທຶກ. ໃນເວລາທີ່ເຂົ້າບັນທຶກການຮັກສາຄໍາແນະນໍາເຫຼົ່ານີ້ຢູ່ໃນໃຈ:

• ຢ່າປ່ອຍແຖວຫວ່າງຫວ່າງຢູ່ໃນຕາຕະລາງທີ່ຖືກສ້າງຂື້ນ, ບໍ່ແມ່ນລະຫວ່າງຫົວຂໍ້ແລະແຖວທໍາອິດຂອງຂໍ້ມູນ.
  
• ບັນທຶກສາມາດບັນຈຸຂໍ້ມູນກ່ຽວກັບພຽງແຕ່ຫນຶ່ງລາຍການສະເພາະ.
  
• ບັນທຶກຍັງຕ້ອງບັນຈຸຂໍ້ມູນທັງຫມົດໃນລາຍການກ່ຽວກັບລາຍການດັ່ງກ່າວ. ບໍ່ສາມາດເປັນຂໍ້ມູນກ່ຽວກັບບັນດາລາຍການໃນຫລາຍກວ່າຫນຶ່ງແຖວ.
  
• ເພື່ອສ້າງລາຍການ, ຕາຕະລາງຂໍ້ມູນຕ້ອງມີຂໍ້ມູນຂໍ້ມູນຢ່າງນ້ອຍສອງຂໍ້.

05 of 08

Columns Are Fields

ໃນຂະນະທີ່ແຖວໃນຕາຕະລາງຖືກເອີ້ນວ່າບັນທຶກ, ຄໍລໍາແມ່ນເປັນ ທົ່ງນາ . ແຕ່ລະຄໍລໍາຕ້ອງຫົວຂໍ້ເພື່ອກໍານົດຂໍ້ມູນທີ່ມັນມີ. ຫົວຂໍ້ເຫຼົ່ານີ້ເອີ້ນວ່າຊື່ພາກສະຫນາມ.

• ຊື່ຂອງພາກສະຫນາມຖືກນໍາໃຊ້ເພື່ອຮັບປະກັນວ່າຂໍ້ມູນສໍາລັບແຕ່ລະບັນທຶກແມ່ນເຂົ້າໃນລໍາດັບດຽວກັນ.
  
• ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າຂໍ້ມູນທັງຫມົດໃນຄໍລໍາຖືກເຂົ້າໂດຍໃຊ້ຮູບແບບດຽວກັນ. ຖ້າທ່ານເລີ່ມເຂົ້າມາຕົວເລກເປັນເລກ (ເຊົ່ນ 10 ຫຼື 20) ໃຫ້ມັນຂຶ້ນ. ຢ່າປ່ຽນແປງທາງສ່ວນຫນຶ່ງໂດຍຜ່ານແລະເລີ່ມເຂົ້າມາຕົວເລກເປັນຄໍາ (ເຊັ່ນ: ສິບຫຼືຊາວ). ຈະສອດຄ່ອງ.
  
• ຢ່າປ່ອຍໃຫ້ບໍ່ມີຄໍລໍາຫວ່າງໃນຕາຕະລາງ.
  
• ເພື່ອສ້າງລາຍການ, ຕາຕະລາງຕ້ອງມີຢ່າງຫນ້ອຍສອງຄໍລໍາກວ້າງ.

06 of 08

ສ້າງລາຍການ

ເມື່ອຂໍ້ມູນໄດ້ຖືກເຂົ້າໄປໃນຕາຕະລາງ, ມັນສາມາດຖືກປ່ຽນເປັນ ບັນຊີລາຍຊື່ . ເພື່ອເຮັດແນວນັ້ນ:

1. ເລືອກຫ້ອງໃດຫນຶ່ງໃນຕາຕະລາງ.
   
2. ເລືອກ ລາຍການ> ສ້າງລາຍການ ຈາກເມນູເພື່ອເປີດກ່ອງໂຕ້ຕອບ ສ້າງລາຍການ .
   
3. ກ່ອງໂຕ້ຕອບສະແດງໃຫ້ເຫັນລະດັບຂອງຈຸລັງທີ່ຈະຖືກລວມຢູ່ໃນບັນຊີ. ຖ້າຕາຕະລາງຖືກສ້າງຂື້ນຢ່າງຖືກຕ້ອງ, Excel ມັກເລືອກ ຊ່ວງ ທີ່ເຫມາະສົມ.
   
4. ຖ້າການເລືອກຂອບເຂດແມ່ນຖືກຕ້ອງ, ຄລິກ OK .

07 of 08

ຖ້າລະບຽນບໍ່ຖືກຕ້ອງ

ຖ້າໂດຍບາງໂອກາດ, ລະດັບທີ່ສະແດງໃນກ່ອງໂຕ້ຕອບ ສ້າງລາຍຊື່ ບໍ່ຖືກຕ້ອງທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງເລືອກຊ່ວງຂອງຈຸລັງທີ່ຕ້ອງໃຊ້ໃນບັນຊີ.

ເພື່ອເຮັດແນວນັ້ນ:

1. ກົດປຸ່ມ Return ໃນກ່ອງໂຕ້ຕອບ ສ້າງລາຍຊື່ ເພື່ອກັບໄປທີ່ແຜ່ນວຽກ.
   
2. ກ່ອງໂຕ້ຕອບ ລາຍການສ້າງ ຈະຫົດຕົວໄປໃສ່ກ່ອງຂະຫນາດນ້ອຍແລະລະດັບຈຸລັງໃນປະຈຸບັນສາມາດເຫັນໄດ້ໃນແຜ່ນວຽກທີ່ອ້ອມຮອບດ້ວຍມ້າ.
   
3. ດຶງເລືອກດ້ວຍຫນູເພື່ອເລືອກເອົາລະດັບທີ່ຖືກຕ້ອງຂອງເຊນ.
   
4. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ປຸ່ມ Return ໃນກ່ອງໂຕ້ຕອບ ສ້າງລາຍຊື່ ຂະຫນາດນ້ອຍເພື່ອກັບຄືນຫາຂໍ້ມູນປະກະຕິ.
   
5. ກົດ OK ເພື່ອເຮັດສໍາເລັດລາຍການ.

08 of 08

The List

ເມື່ອສ້າງແລ້ວ,

• ບັນຊີລາຍຊື່ຈະມີຂອບຊາຍສີດໍາປະມານມັນ.
  
• ຈະມີລູກສອນລົງລົງຂ້າງຊື່ແຕ່ລະຊື່ທີ່ເປີດເມນູເລື່ອນລົງໃນເວລາທີ່ຄລິກໃສ່.
  
• ເມນູເລື່ອນລົງມີຕົວເລືອກສໍາລັບການຄັດລອກບັນຊີໂດຍຊື່ໃດກໍ່ຕາມແລະສໍາລັບການຄົ້ນຫາບັນຊີສໍາລັບບັນທຶກທີ່ກົງກັບເງື່ອນໄຂບາງຢ່າງ.
  
• ແຖວຫວ່າງທີ່ມີຕາຕະລາງທີ່ຖືກເພີ່ມເຂົ້າໄປໃນລຸ່ມຂອງບັນຊີ. ຂໍ້ມູນເພີ່ມເຕີມສາມາດຖືກເພີ່ມເຂົ້າໃນບັນຊີໂດຍໃຊ້ແຖວໃຫມ່ນີ້.