ດຶງອອກຈາກແຖວຊ້ໍາຂອງຂໍ້ມູນໃນ Excel

01 of 02

ລົບບັນທຶກຂໍ້ມູນທີ່ຊ້ໍາກັນໃນ Excel

ໂຄງການ ຕາຕະລາງ ເຊັ່ນ: Excel ແມ່ນມັກຈະຖືກນໍາໃຊ້ເປັນຖານຂໍ້ມູນສໍາລັບສິ່ງຕ່າງໆເຊັ່ນ: ສິນຄ້າສະສົມ, ການບັນທຶກການຂາຍແລະລາຍການທາງໄປສະນີ.

ຖານຂໍ້ມູນໃນ Excel ປະກອບດ້ວຍຕາຕະລາງຂໍ້ມູນທີ່ຖືກຈັດເປັນປົກກະຕິໃນ ແຖວ ຂໍ້ມູນທີ່ເອີ້ນວ່າບັນທຶກ.

ໃນການບັນທຶກ, ຂໍ້ມູນໃນແຕ່ລະຫ້ອງຫຼື ພາກສະຫນາມ ໃນແຖວນັ້ນແມ່ນກ່ຽວຂ້ອງ - ເຊັ່ນ: ຊື່ຂອງບໍລິສັດ, ທີ່ຢູ່ແລະເບີໂທລະສັບ.

ບັນຫາທົ່ວໄປທີ່ເກີດຂື້ນກັບຖານຂໍ້ມູນທີ່ເຕີບໂຕໃນຂະຫນາດແມ່ນບັນດາຂໍ້ມູນທີ່ລ້າສະໄຫມຫຼືແຖວຂໍ້ມູນ.

ການຄັດລອກນີ້ສາມາດເກີດຂຶ້ນໄດ້ຖ້າ:

• ບັນທຶກທັງຫມົດແມ່ນຖືກເຂົ້າໄປໃນຖານຂໍ້ມູນຫລາຍກວ່າຫນຶ່ງຄັ້ງເຊິ່ງເປັນຜົນມາຈາກການບັນທຶກສອງຢ່າງຫຼືຫຼາຍກວ່ານັ້ນ
• ບັນທຶກຫຼາຍຄົນມີຫນຶ່ງຫຼືຫຼາຍຂົງເຂດ - ເຊັ່ນ: ຊື່ແລະທີ່ຢູ່ - ມີຂໍ້ມູນດຽວກັນ.

ບັນດາການບັນທຶກຕ່າງໆສາມາດເຮັດໃຫ້ເກີດບັນຫາລວມທັງຫມົດ - ເຊັ່ນການສົ່ງຂໍ້ມູນຫຼາຍໆເອກະສານໄປຫາຄົນດຽວກັນເມື່ອຂໍ້ມູນຖານຂໍ້ມູນຖືກນໍາໃຊ້ໃນການລວບລວມຂໍ້ມູນ mail - ດັ່ງນັ້ນມັນເປັນການດີທີ່ຈະສະແກນແລະລຶບບັນທຶກຂໍ້ມູນກ່ຽວກັບປະຈໍາ ພື້ນຖານ.

ແລະໃນຂະນະທີ່ມັນງ່າຍທີ່ຈະເລືອກເອົາບັນທຶກແບບດຽວກັນໃນຮູບແບບຂະຫນາດນ້ອຍເຊັ່ນດຽວກັບຮູບພາບຂ້າງເທິງ, ຕາຕະລາງຂໍ້ມູນອາດຈະບັນຈຸຫລາຍຮ້ອຍບັນຊີຖ້າບໍ່ແມ່ນບັນທຶກຫລາຍພັນຂໍ້ທີ່ເຮັດໃຫ້ມັນຍາກທີ່ຈະເລືອກເອົາບັນທຶກທີ່ຊ້ໍາກັນ - ໂດຍສະເພາະບັນດາເອກະສານຕ່າງໆ.

ເພື່ອເຮັດໃຫ້ງ່າຍຕໍ່ການສໍາເລັດວຽກງານນີ້, Excel ໄດ້ສ້າງເຄື່ອງມືຂໍ້ມູນທີ່ເອີ້ນວ່າ, ບໍ່ແປກໃຈ, ເອົາຄູ່ຊ້ໍາ , ເຊິ່ງສາມາດນໍາໃຊ້ເພື່ອຊອກຫາແລະລຶບລວບລວມຂໍ້ມູນດຽວກັນເຊັ່ນດຽວກັນກັບບັນທຶກຕ່າງໆ.

ຢ່າງໃດກໍຕາມ, ວິທີການ ເອົາ ເຄື່ອງມື ຊໍ້າຊ້ໍາ ຖືກອອກແບບມາ, ບັນທຶກການຈັບຄູ່ແລະຖືກຕ້ອງບາງສ່ວນຕ້ອງໄດ້ຮັບການແກ້ໄຂແຍກຕ່າງຫາກ.

ນີ້ແມ່ນຍ້ອນວ່າ ກ່ອງໂຕ້ຕອບ ອອກແບບ ລອກເອົາ ສະແດງຊື່ພາກສະຫນາມສໍາລັບຕາຕະລາງຂໍ້ມູນທີ່ເລືອກແລະເລືອກເຂດທີ່ຕ້ອງປະກອບໃນການຄົ້ນຫາສໍາລັບການບັນທຶກຂໍ້ມູນທີ່ເຫມາະສົມ:

• ສໍາລັບການບັນທຶກແບບດຽວກັນ, ຄົ້ນຫາສໍາລັບທຸກພາກສະຫນາມ - ປ່ອຍເຄື່ອງຫມາຍກວດກາຕໍ່ໄປຫາຊື່ຄໍລໍາຫຼືຊື່ພາກສະຫນາມ;
• ສໍາລັບບັນທຶກການຈັບຄູ່ບາງສ່ວນ - ອອກຈາກເຄື່ອງຫມາຍກວດກາຕໍ່ໄປຫາຂໍ້ມູນທີ່ຕ້ອງການເທົ່ານັ້ນ.

Field Names vs Column Letters

ດັ່ງທີ່ໄດ້ກ່າວມາ, ເຄື່ອງມື Remove Duplicates ປະກອບດ້ວຍກ່ອງໂຕ້ຕອບທີ່ທ່ານເລືອກທີ່ທົ່ງນາທີ່ຕ້ອງການຄົ້ນຫາໂດຍການກວດເບິ່ງຊື່ທີ່ຕ້ອງການຫຼືຊື່ຄໍລໍາ.

ຂໍ້ມູນທີ່ກ່ອງໂຕ້ຕອບສະແດງ - ຊື່ພາກສະຫນາມຫຼືຕົວອັກສອນຄໍລໍາ - ແມ່ນຂຶ້ນຢູ່ກັບວ່າຂໍ້ມູນຂອງທ່ານມີແຖວລໍາດັບໃດຫນຶ່ງ - ຫລື ຫົວຂໍ້ - ຢູ່ເທິງຕາຕະລາງຂໍ້ມູນດັ່ງທີ່ເຫັນໃນຮູບຂ້າງເທິງ.

ຖ້າມັນເຮັດ - ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທາງເລືອກຢູ່ທາງດ້ານຂວາຂອງກ່ອງໂຕ້ຕອບ - ຂໍ້ມູນຂອງຂ້ອຍມີຫົວຂໍ້ - ຖືກຄັດເລືອກແລະ Excel ຈະສະແດງຊື່ໃນແຖວນີ້ເປັນຊື່ພາກສະຫນາມໃນກ່ອງໂຕ້ຕອບ.

ຖ້າຂໍ້ມູນຂອງທ່ານບໍ່ມີແຖວຫົວຂໍ້, ກ່ອງໂຕ້ຕອບຈະສະແດງຕົວອັກສອນທີ່ເຫມາະສົມໃນກ່ອງໂຕ້ຕອບສໍາລັບຊ່ວງຂໍ້ມູນທີ່ເລືອກ.

ຂອບເຂດຂອງຂໍ້ມູນທີ່ກ່ຽວຂ້ອງ

ສໍາລັບເຄື່ອງມື ຖອນການຊໍ້າຊ້ອນ ເພື່ອເຮັດວຽກຢ່າງຖືກຕ້ອງ, ຕາຕະລາງຂໍ້ມູນຕ້ອງເປັນລະດັບຂໍ້ມູນທີ່ກົງກັນຂ້າມ - ມັນບໍ່ຕ້ອງມີແຖວເປົ່າ, ຄໍລໍາແລະ, ຖ້າຫາກວ່າເປັນໄປໄດ້, ບໍ່ມີ ຈຸລັງ ຫວ່າງຢູ່ພາຍໃນຕາຕະລາງ.

ບໍ່ມີຊ່ອງຫວ່າງໃນຕາຕະລາງຂໍ້ມູນເປັນການປະຕິບັດທີ່ດີໃນການຄຸ້ມຄອງຂໍ້ມູນໂດຍທົ່ວໄປແລະບໍ່ພຽງແຕ່ເມື່ອຄົ້ນຫາຂໍ້ມູນທີ່ຊ້ໍາກັນເທົ່ານັ້ນ. ເຄື່ອງມືຂໍ້ມູນອື່ນໆຂອງ Excel - ເຊັ່ນ: ການຄັດເລືອກແລະການກັ່ນຕອງ - ເຮັດວຽກທີ່ດີທີ່ສຸດໃນເວລາທີ່ຕາຕະລາງຂໍ້ມູນເປັນລະດັບຂໍ້ມູນທີ່ກົງກັນຂ້າມ.

ດຶງເອົາຂໍ້ມູນບັນທຶກຂໍ້ມູນຊ້ໍາກັນຕົວຢ່າງ

ໃນຮູບພາບຂ້າງເທິງ, ຕາຕະລາງຂໍ້ມູນປະກອບດ້ວຍສອງບັນທຶກດຽວກັນສໍາລັບ A. Thompson ແລະສອງບັນທຶກທີ່ກ່ຽວຂ້ອງບາງສ່ວນສໍາລັບ R. Holt - ບ່ອນທີ່ທັງຫມົດທົ່ງພຽງແຕ່ຍົກເວັ້ນຈໍານວນນັກຮຽນ.

ຂັ້ນຕອນທີ່ລະບຸໄວ້ຂ້າງລຸ່ມນີ້ລາຍລະອຽດກ່ຽວກັບວິທີການນໍາໃຊ້ເຄື່ອງມື ດຶງ ຂໍ້ມູນອອກໄປຫາ:

1. ເອົາອັນດັບສອງຂອງສອງບັນທຶກດຽວກັນສໍາລັບ A. Thompson.
2. ເອົາບັນທຶກການຈັບຄູ່ສ່ວນທີສອງສໍາລັບ R. Holt.

ການເປີດກ່ອງໂຕ້ຕອບ ອອກແບບຊ້ໍາກັນ

1. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ຫ້ອງທີ່ມີຂໍ້ມູນຢູ່ໃນຖານຂໍ້ມູນຕົວຢ່າງ.
2. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ແຖບ ຂໍ້ມູນ ກ່ຽວກັບແຜ່ນສຽງ.
3. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ຮູບສັນຍາລັກ Remove Duplicates ເພື່ອເນັ້ນໃສ່ຂໍ້ມູນທັງຫມົດໃນຕາຕະລາງຂໍ້ມູນແລະເພື່ອເປີດກ່ອງໂຕ້ຕອບການ ຖອນຕົວລ້າໆ .
4. ກ່ອງໂຕ້ຕອບ ອອກແບບ ລອກເອົາ ສະແດງຫົວຂໍ້ຖັນທັງຫມົດຫຼືຊື່ພາກສະຫນາມຈາກຕົວຢ່າງຂໍ້ມູນຂອງພວກເຮົາ
5. ເຄື່ອງຫມາຍກວດກາຕໍ່ກັບນາມສະກຸນທີ່ຊີ້ບອກວ່າຄໍລໍາໃດທີ່ Excel ຈະພະຍາຍາມທີ່ຈະຊອກຫາໃນການຊອກຫາບັນທຶກຊ້ໍາກັນ
6. ໂດຍຄ່າເລີ່ມຕົ້ນ, ໃນເວລາທີ່ກ່ອງໂຕ້ຕອບເປີດຊື່ທັງຫມົດຂອງຊື່ພາກສະຫນາມຈະຖືກປິດ

ຄົ້ນຫາເອກະສານດຽວກັນ

1. ນັບຕັ້ງແຕ່ພວກເຮົາກໍາລັງຊອກຫາບັນທຶກທີ່ມີທັງຫມົດໃນຕົວຢ່າງນີ້ພວກເຮົາຈະອອກຈາກຫົວຂໍ້ຖັນທັງຫມົດ
2. ກົດ OK

ໃນຈຸດນີ້, ຜົນໄດ້ຮັບດັ່ງຕໍ່ໄປນີ້ຄວນຈະເຫັນ:

• ກ່ອງໂຕ້ຕອບຄວນປິດແລະຖືກແທນທີ່ດ້ວຍຂໍ້ຄວາມທີ່ບອກວ່າ: 1 ມູນຄ່າທີ່ພົບເຫັນແລະໂຍກຍ້າຍອອກ; 7 ມູນຄ່າທີ່ເປັນເອກະລັກຍັງຄົງຢູ່.
• ແຖວທີ່ມີການບັນທຶກຂໍ້ມູນ A. Thompson ຈະຖືກລຶບອອກຈາກຖານຂໍ້ມູນ
• ເຖິງແມ່ນວ່າມີລະບົບບັນທຶກສອງຢ່າງທີ່ເຫມາະສົມສໍາລັບ R. Holt, ເນື່ອງຈາກວ່າບໍ່ມີເຂດຂໍ້ມູນທັງຫມົດເທົ່າຕົວ - ຫມາຍເລກນັກຮຽນສໍາລັບສອງບັນທຶກແຕກຕ່າງກັນ - Excel ຄິດວ່າມັນເປັນບັນທຶກຂໍ້ມູນທີ່ເປັນເອກະລັກ

02 of 02

ຊອກຫາແລະລຶບບັນທຶກລາຍການສ່ວນຫນຶ່ງທີ່ມີການຖອນຕົວຊ້ໍາ

ການກວດສອບສະຫນາມຫນຶ່ງເວລາ

ເນື່ອງຈາກ Excel ຍົກເລີກການບັນທຶກຂໍ້ມູນທີ່ກົງກັບຂໍ້ມູນຂອງຂໍ້ມູນທີ່ເລືອກ, ວິທີທີ່ດີທີ່ສຸດເພື່ອຊອກຫາຂໍ້ມູນຂໍ້ມູນທັງຫມົດທີ່ສົມທຽບສ່ວນຫນຶ່ງແມ່ນການລຶບເຄື່ອງຫມາຍກວດສອບສໍາລັບແຕ່ລະຂໍ້ຫນຶ່ງເທົ່ານັ້ນ, ດັ່ງທີ່ເຮັດໃນຂັ້ນຕອນຂ້າງລຸ່ມນີ້.

ຄົ້ນຫາຕໍ່ໄປສໍາລັບການບັນທຶກທີ່ສອດຄ້ອງກັບທຸກຂົງເຂດ, ຍົກເວັ້ນຊື່, ອາຍຸ, ຫຼືໂຄງການຈະລຶບການປະສົມປະສານທັງຫມົດສໍາລັບບັນທຶກທີ່ຖືກຕ້ອງບາງສ່ວນ.

ຊອກຫາບັນທຶກທີ່ເຫມາະສົມບາງສ່ວນ

1. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ຫ້ອງທີ່ມີຂໍ້ມູນຢູ່ໃນຕາຕະລາງຂໍ້ມູນຖ້າຈໍາເປັນ
2. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ແຖບ ຂໍ້ມູນ ກ່ຽວກັບແຜ່ນ ສຽງ .
3. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ຮູບສັນຍາລັກ Remove Duplicates ເພື່ອເນັ້ນໃສ່ຂໍ້ມູນທັງຫມົດໃນຕາຕະລາງຂໍ້ມູນແລະເພື່ອເປີດກ່ອງໂຕ້ຕອບການ ຖອນຕົວລ້າໆ .
4. ຫົວຂໍ້ພາກສະຫນາມຫຼືຫົວຂໍ້ຖັນສໍາລັບຕາຕະລາງຂໍ້ມູນແມ່ນຖືກຄັດເລືອກ.
5. ເພື່ອຊອກຫາແລະລຶບບັນທຶກທີ່ບໍ່ມີການແຂ່ງຂັນຢູ່ໃນທຸກໆພາກ, ເອົາເຄື່ອງຫມາຍກວດສອບນອກເຫນືອຈາກຊື່ພາກສະຫນາມທີ່ Excel ບໍ່ສົນໃຈ.
6. ສໍາລັບຕົວຢ່າງນີ້ໃຫ້ຄລິກໃສ່ກ່ອງກາເຄື່ອງຫມາຍຢູ່ຂ້າງຫົວຂໍ້ຖັນຂອງ ນັກຮຽນ ID ນັກຮຽນ ເພື່ອເອົາເຄື່ອງຫມາຍກວດ.
7. Excel ຈະພຽງແຕ່ຄົ້ນຫາແລະລຶບບັນທຶກທີ່ມີຂໍ້ມູນທີ່ກົງກັນໃນຊ່ອງ ຊື່ Last , Initial , ແລະ Program ເທົ່ານັ້ນ.
8. ກົດ OK
9. ກ່ອງໂຕ້ຕອບຄວນປິດແລະຖືກແທນທີ່ດ້ວຍຂໍ້ຄວາມທີ່ບອກວ່າ: 1 ມູນຄ່າທີ່ພົບເຫັນແລະໂຍກຍ້າຍອອກ; 6 ມູນຄ່າທີ່ເປັນເອກະລັກຍັງຄົງຢູ່.
10. ແຖວທີ່ມີບັນທຶກທີສອງສໍາລັບ R. Holt ກັບ ID Student ຂອງ ST348-252 ຈະຖືກລຶບອອກຈາກຖານຂໍ້ມູນ.
11. ກົດ OK ເພື່ອປິດກ່ອງຂໍ້ຄວາມ

ໃນຈຸດນີ້, ຕາຕະລາງຂໍ້ມູນຕົວຢ່າງຄວນຈະບໍ່ເສຍຄ່າຈາກຂໍ້ມູນທັງຫມົດທີ່ຊ້ໍາກັນ.