ວິທີການສ້າງລາຍການລົງໃນ Excel

ຕົວເລືອກ Validation ຂໍ້ມູນຂອງ Excel ລວມເຖິງການສ້າງລາຍການແບບເລື່ອນລົງທີ່ຈໍາກັດ ຂໍ້ມູນ ທີ່ສາມາດຖືກເຂົ້າໄປໃນຫ້ອງເສພາະໃນບັນຊີລາຍະການທີ່ກໍານົດໄວ້ລ່ວງຫນ້າ.

ເມື່ອບັນຊີລາຍການແບບເລື່ອນລົງຈະຖືກເພີ່ມໃສ່ຫ້ອງ, ລູກສອນຈະຖືກສະແດງຢູ່ຕໍ່ໄປ. ການຄລິກໃສ່ລູກສອນຈະເປີດບັນຊີລາຍຊື່ແລະອະນຸຍາດໃຫ້ທ່ານເລືອກເອົາຫນຶ່ງໃນລາຍການລາຍການເພື່ອເຂົ້າໄປໃນຫ້ອງ.

ຂໍ້ມູນທີ່ໃຊ້ໃນບັນຊີສາມາດຕັ້ງຢູ່ໄດ້:

• ໃນແຜ່ນວຽກດຽວກັນກັບບັນຊີລາຍຊື່
• ໃນແຜ່ນວຽກທີ່ແຕກຕ່າງກັນໃນປຶ້ມ Workbook ດຽວກັນ
• ໃນປຶ້ມ Workbook ທີ່ແຕກຕ່າງກັນ

Tutorial: ການນໍາໃຊ້ຂໍ້ມູນທີ່ເກັບໄວ້ໃນ Workbook ທີ່ແຕກຕ່າງກັນ

ໃນບົດຮຽນນີ້, ພວກເຮົາຈະສ້າງບັນຊີລາຍການແບບເລື່ອນລົງໂດຍນໍາໃຊ້ບັນຊີລາຍຊື່ທີ່ຢູ່ໃນປື້ມທີ່ແຕກຕ່າງກັນ.

ຂໍ້ໄດ້ປຽບຂອງການນໍາໃຊ້ບັນຊີລາຍຊື່ທີ່ຢູ່ໃນປື້ມທີ່ແຕກຕ່າງກັນປະກອບມີຂໍ້ມູນບັນຊີລາຍຊື່ centralization ຖ້າມັນຖືກນໍາໃຊ້ໂດຍຜູ້ໃຊ້ຫຼາຍໆຄົນແລະປົກປ້ອງຂໍ້ມູນຈາກການປ່ຽນແປງໂດຍບັງເອີນຫຼືໂດຍເຈດຕະນາ.

ຫມາຍເຫດ: ໃນເວລາທີ່ລາຍການບັນຊີລາຍຊື່ຖືກເກັບໄວ້ຢູ່ໃນປື້ມຄູ່ມືແຍກຕ່າງຫາກ, ທັງປື້ມການເຮັດວຽກຕ້ອງເປີດເພື່ອໃຫ້ບັນຊີເຮັດວຽກ.

ການປະຕິບັດຕາມຂັ້ນຕອນໃນຫົວຂໍ້ການສິດສອນດ້ານລຸ່ມນີ້ຈະເຮັດໃຫ້ທ່ານຜ່ານການສ້າງ, ການນໍາໃຊ້ແລະການປ່ຽນແປງບັນຊີລາຍການແບບເລື່ອນລົງທີ່ຄ້າຍຄືກັບຮູບທີ່ເຫັນໃນຮູບຂ້າງເທິງ.

ຄໍາແນະນໍາການສອນເຫຼົ່ານີ້, ຢ່າງໃດກໍຕາມ, ບໍ່ປະກອບມີຂັ້ນຕອນການຈັດຮູບແບບສໍາລັບແຜ່ນວຽກ.

ນີ້ຈະບໍ່ແຊກແຊງກັບການສໍາເລັດການສອນ. ແຜ່ນວຽກຂອງທ່ານຈະແຕກຕ່າງຈາກຕົວຢ່າງໃນຫນ້າທີ 1, ແຕ່ບັນຊີລາຍການແບບເລື່ອນລົງຈະໃຫ້ທ່ານຜົນໄດ້ຮັບດຽວກັນ.

Tutorial ຫົວຂໍ້

• ເປີດໄຟລ໌ແລະປະຫຍັດຂໍ້ມູນການສອນ
• ສ້າງສອງຮຽງຊື່
• ການເປີດກ່ອງຂໍ້ມູນການຢັ້ງຢືນຂໍ້ມູນ
• ການເຂົ້າຫາແຫລ່ງຂໍ້ມູນແລະການສໍາເລັດລາຍະການແບບຫຼຸດລົງ
• ການປ່ຽນແປງລາຍະການລາຍການ
• ຕົວເລືອກສໍາລັບການປ້ອງກັນບັນຊີລາຍການລົງຫຼຸດລົງ

01 of 06

ເຂົ້າຂໍ້ມູນການສອນ

ເປີດສອງ Excel Workbooks

ດັ່ງທີ່ໄດ້ກ່າວມາ, ສໍາລັບບົດແນະນໍານີ້ຂໍ້ມູນສໍາລັບບັນຊີລາຍການເລື່ອນລົງຈະຢູ່ໃນປື້ມທີ່ແຕກຕ່າງກັນຈາກບັນຊີລາຍການເລື່ອນລົງ.

ສໍາລັບການສອນນີ້ໃຫ້ປະຕິບັດຕາມຂັ້ນຕອນເຫຼົ່ານີ້:

1. ເປີດສອງແຜ່ນວຽກ Excel Excel
2. ຊ່ວຍປະຢັດຫນຶ່ງປື້ມທີ່ມີຊື່ data-source.xlsx - ປຶ້ມ ນີ້ຈະມີຂໍ້ມູນສໍາລັບບັນຊີລາຍການແບບເລື່ອນລົງ
3. ບັນທຶກປື້ມຄູ່ມືສອງທີ່ມີຊື່ drop-down-list.xlsx - ປື້ມນີ້ຈະມີບັນຊີລາຍການແບບເລື່ອນລົງ
4. ອອກຈາກຫ້ອງສະຫມຸດທັງສອງເປີດຫຼັງຈາກການບັນທຶກ.

ເຂົ້າຂໍ້ມູນການສອນ

1. ໃສ່ຂໍ້ມູນຂ້າງລຸ່ມນີ້ເຂົ້າໄປໃນຈຸລັງ A1 ຫາ A4 ຂອງປື້ມບັນທຶກ data-source.xlsx ດັ່ງທີ່ເຫັນໃນຮູບຂ້າງເທິງ.
2. A1 -Gingerbread A2 -Lemon A3 -Oatmeal Raisin A4 -Chocolate Chip
3. ບັນທຶກປື້ມບັນທຶກແລະປ່ອຍໃຫ້ມັນເປີດ
4. ກະລຸນາໃສ່ຂໍ້ມູນຂ້າງລຸ່ມນີ້ເຂົ້າໄປໃນຈຸລັງ B1 ຂອງປື້ມບັນທຶກ drop-down-list.xlsx .
5. B1 - ປະເພດຄຸກກີ້:
6. ບັນທຶກປື້ມບັນທຶກແລະປ່ອຍໃຫ້ມັນເປີດ
7. ບັນຊີລາຍການເລື່ອນລົງຈະຖືກເພີ່ມໃສ່ cell C1 ຂອງປຶ້ມນີ້

02 of 06

ສ້າງສອງຮຽງຊື່

ສ້າງສອງຮຽງຊື່

ລະດັບຊື່ໃຫ້ທ່ານສາມາດອ້າງອີງເຖິງລະດັບສະເພາະຂອງຈຸລັງໃນປື້ມ Excel.

ຂອບເຂດການນໍາໃຊ້ມີຈໍານວນຫຼາຍໃນ Excel ລວມທັງການນໍາໃຊ້ພວກມັນໃນສູດ ແລະໃນເວລາສ້າງຕາຕະລາງ.

ໃນທຸກໆກໍລະນີ, ລະດັບຊື່ທີ່ຖືກນໍາໃຊ້ແທນທີ່ຈະມີ ການອ້າງອິງ ຂອງ ຫ້ອງທີ່ ຊີ້ບອກສະຖານທີ່ຂອງຂໍ້ມູນໃນແຜ່ນວຽກ.

ເມື່ອນໍາໃຊ້ໃນບັນຊີລາຍການແບບເລື່ອນລົງທີ່ຢູ່ໃນປື້ມຄູ່ມືທີ່ແຕກຕ່າງກັນ, ຕ້ອງໃຊ້ລະດັບຊື່ສອງ.

• ຫນຶ່ງແມ່ນສ້າງສໍາລັບລາຍະການລາຍການໃນປື້ມບັນທຶກບ່ອນທີ່ຂໍ້ມູນຕັ້ງຢູ່
• ຄັ້ງທີສອງແມ່ນສ້າງໃນປື້ມບັນທຶກທີ່ມີບັນຊີລາຍການແບບເລື່ອນລົງຢູ່. ການເຊື່ອມຕໍ່ລະດັບຊື່ທີ່ສອງນີ້ກັບລະດັບຊື່ໃນປື້ມປະຖົມທໍາອິດ

Tutorial Steps

The First Named Range

1. ເລືອກເອກະສານ A1 - A4 ຂອງປື້ມບັນທຶກ ຂໍ້ມູນ - source.xlsx ເພື່ອເນັ້ນຫນັກໃສ່ພວກມັນ
2. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ ກ່ອງຊື່ທີ່ ຕັ້ງຢູ່ເທິງຄໍ A
3. ພິມ "Cookies" (ບໍ່ມີຄໍາເວົ້າ) ໃນກ່ອງຊື່
4. ກົດປຸ່ມ ENTER ເທິງແປ້ນພິມ
5. ຈຸລັງ A1 ຫາ A4 ຂອງປື້ມບັນທຶກ ຂໍ້ມູນ - ແຫຼ່ງ .xlsx ໃນປັດຈຸບັນມີຊື່ລະດັບຂອງ Cookies
6. ບັນທຶກ workbook

ລະດັບທີ່ສອງຊື່

ລະດັບຊື່ທີ່ສອງນີ້ບໍ່ໄດ້ໃຊ້ການອ້າງອິງຂອງຫ້ອງສະຫມຸດຈາກປື້ມບັນທຶກແບບ drop-down-list.xlsx .

ແທນທີ່ຈະ, ມັນຈະ, ຕາມທີ່ໄດ້ກ່າວມາ, ເຊື່ອມຕໍ່ກັບຊື່ລະດັບ Cookies ໃນປື້ມບັນທຶກ ຂໍ້ມູນ -source.xlsx .

ນີ້ແມ່ນຈໍາເປັນເພາະວ່າ Excel ຈະບໍ່ຍອມຮັບເອກະສານອ້າງອີງຈາກປື້ມທີ່ແຕກຕ່າງກັນສໍາລັບລະດັບຊື່. ຢ່າງໃດກໍຕາມ, ມັນຈະຍົກເວັ້ນຊື່ລະດັບອື່ນ.

ສ້າງລະດັບຊື່ທີ່ສອງ, ດັ່ງນັ້ນ, ບໍ່ໄດ້ເຮັດໂດຍໃຊ້ ກ່ອງຊື່ ແຕ່ວ່າໂດຍໃຊ້ຕົວເລືອກການຄຸ້ມຄອງ ຊື່ ທີ່ຕັ້ງຢູ່ໃນແຖບ ສູດ ຂອງຮູ.

1. ຄລິກໃສ່ຫ້ອງ C1 ໃນປື້ມບັນທຶກ drop-down-list.xlsx
2. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ Formulas> Name Manager on ribbon ເພື່ອເປີດກ່ອງໂຕ້ຕອບ Manager Name
3. ກົດປຸ່ມ ໃຫມ່ ເພື່ອເປີດກ່ອງໂຕ້ຕອບ ຊື່ໃຫມ່
4. ໃນປະເພດສາຍຊື່: ຂໍ້ມູນ
5. ໃນການອ້າງອີງໃສ່ປະເພດຂອງເສັ້ນ: = 'data-source.xlsx'! Cookies
6. ກົດ OK ເພື່ອເຮັດສໍາເລັດລະດັບຊື່ແລະກັບຄືນໄປບ່ອນກ່ອງໂຕ້ຕອບ Manager Name
7. ກົດປິດເພື່ອປິດກ່ອງໂຕ້ຕອບຕົວຈັດການຊື່
8. ບັນທຶກ workbook

03 of 06

ການເປີດກ່ອງຂໍ້ມູນການຢັ້ງຢືນຂໍ້ມູນ

ການເປີດກ່ອງຂໍ້ມູນການຢັ້ງຢືນຂໍ້ມູນ

ຕົວເລືອກການກວດສອບຂໍ້ມູນທັງຫມົດໃນ Excel, ລວມທັງບັນດາລາຍການເລື່ອນລົງ, ຖືກກໍານົດໂດຍການໃຊ້ກ່ອງໂຕ້ຕອບການກວດສອບຂໍ້ມູນ.

ນອກເຫນືອຈາກການເພີ່ມລາຍການແບບເລື່ອນລົງໄປໃນແຜ່ນວຽກ, ການກວດສອບຂໍ້ມູນໃນ Excel ສາມາດຖືກນໍາໃຊ້ເພື່ອຄວບຄຸມຫຼືຈໍາກັດປະເພດຂອງຂໍ້ມູນທີ່ສາມາດຖືກເຂົ້າໄປໃນສະເພາະໃນແຜ່ນວຽກ.

Tutorial Steps

1. ກົດທີ່ cell C1 ຂອງ workbook dropdown list.xlsx ເພື່ອເຮັດໃຫ້ມັນເປັນ cell active - ນີ້ແມ່ນບ່ອນທີ່ບັນຊີລາຍການເລື່ອນລົງຈະຕັ້ງຢູ່
2. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ແຖບ ຂໍ້ມູນ ຂອງເມນູ ribbon ຂ້າງເທິງແຜ່ນວຽກ
3. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ຮູບສັນຍາລັກ ຂໍ້ມູນ ການຢັ້ງ ຢືນ ກ່ຽວກັບໂບດັ່ງກ່າວເພື່ອເປີດເມນູເລື່ອນລົງ
4. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ຕົວເລືອກການຢັ້ງຢືນ ຂໍ້ມູນ ໃນເມນູເພື່ອເປີດກ່ອງໂຕ້ຕອບຂໍ້ມູນ
5. ອອກຈາກກ່ອງໂຕ້ຕອບເປີດສໍາລັບຂັ້ນຕອນຕໍ່ໄປໃນ tutorial

04 of 06

ການນໍາໃຊ້ບັນຊີສໍາລັບການກວດສອບຂໍ້ມູນ

ການເລືອກລາຍການສໍາລັບການກວດສອບຂໍ້ມູນ

ດັ່ງທີ່ໄດ້ກ່າວມາມີຈໍານວນຕົວເລືອກສໍາລັບການກວດສອບຂໍ້ມູນໃນ Excel ນອກເຫນືອໄປຈາກບັນຊີລາຍການແບບເລື່ອນລົງ.

ໃນຂັ້ນຕອນນີ້ພວກເຮົາຈະເລືອກເອົາຕົວເລືອກລາຍການເປັນປະເພດຂອງການກວດສອບຂໍ້ມູນທີ່ຖືກນໍາໃຊ້ສໍາລັບຫ້ອງ D1 ຂອງແຜ່ນວຽກ.

Tutorial Steps

1. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ແຖບ Settings ໃນ ກ່ອງໂຕ້ຕອບ
2. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ລູກສອນລົງໃນຕອນທ້າຍຂອງເສັ້ນ ອະນຸຍາດໃຫ້ ເປີດເມນູເລື່ອນລົງ
3. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ ບັນຊີລາຍຊື່ ເພື່ອເລືອກລາຍການແບບເລື່ອນລົງສໍາລັບການກວດສອບຂໍ້ມູນໃນ cell C1 ແລະເພື່ອກະຕຸ້ນສາຍ ແຫລ່ງທີ່ ຢູ່ໃນກ່ອງໂຕ້ຕອບ

ການເຂົ້າຫາແຫລ່ງຂໍ້ມູນແລະການສໍາເລັດລາຍະການແບບຫຼຸດລົງ

ເນື່ອງຈາກແຫລ່ງຂໍ້ມູນສໍາລັບບັນຊີລາຍການແບບເລື່ອນລົງແມ່ນຢູ່ໃນປື້ມຄູ່ມືທີ່ແຕກຕ່າງກັນ, ລະດັບຊື່ທີ່ສອງທີ່ສ້າງກ່ອນຫນ້າຈະຖືກເຂົ້າໃນເສັ້ນທາງ ແຫຼ່ງ ໃນກ່ອງໂຕ້ຕອບ.

Tutorial Steps

1. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ເສັ້ນຕົ້ນສະບັບ
2. ພິມ "= ຂໍ້ມູນ" (ບໍ່ມີຄໍາເວົ້າ) ໃນສາຍແຫລ່ງຂໍ້ມູນ
3. ກົດ OK ເພື່ອເຮັດສໍາເລັດບັນຊີລາຍການແບບເລື່ອນລົງແລະປິດກ່ອງໂຕ້ຕອບ ຂໍ້ມູນ
4. ໄອຄອນ ລູກສອນ ນ້ອຍ ລົງ ຢູ່ດ້ານຂວາຂອງເຊນ C1
5. ການຄລິກໃສ່ລູກສອນລົງຄວນເປີດບັນຊີລາຍການແບບເລື່ອນລົງທີ່ມີຊື່ສີ່ຄຸກກີທີ່ເຂົ້າໄປໃນຈຸລັງ A1 ຫາ A4 ຂອງປື້ມຄູ່ມື ຂໍ້ມູນ ແຫຼ່ງ ຂໍ້ມູນ .xlsx
6. ການຄລິກໃສ່ຊື່ຫນຶ່ງກໍ່ຄວນໃສ່ຊື່ໃນ cell C1

05 of 06

ການປ່ຽນແປງບັນຊີລາຍການລົງຫຼຸດລົງ

ການປ່ຽນແປງລາຍະການລາຍການ

ເພື່ອຮັກສາລາຍຊື່ແບບເລື່ອນລົງເຖິງວັນທີທີ່ມີການປ່ຽນແປງໃນຂໍ້ມູນຂອງພວກເຮົາ, ມັນອາດຈະມີຄວາມຈໍາເປັນໃນການປ່ຽນແປງແບບເລືອກໃນລາຍການ.

ນັບຕັ້ງແຕ່ພວກເຮົາໃຊ້ ລະດັບຊື່ ເປັນແຫຼ່ງລາຍການບັນຊີລາຍຊື່ຂອງພວກເຮົາແທນທີ່ຈະເປັນຊື່ລາຍຊື່ຕົວຈິງ, ການປ່ຽນຊື່ຂອງຄຸກກີໃນລະດັບຊື່ທີ່ຕັ້ງຢູ່ໃນຈຸລັງ A1 ຫາ A4 ຂອງປື້ມລາຍງານ ຂໍ້ມູນ - source.xlsx ທັນທີປ່ຽນແປງຊື່ໃນແຖບເລື່ອນລົງ ລາຍຊື່

ຖ້າຂໍ້ມູນຖືກເຂົ້າໂດຍກົງໃນກ່ອງໂຕ້ຕອບ, ການປ່ຽນແປງບັນຊີແມ່ນກ່ຽວຂ້ອງກັບຄືນສູ່ກ່ອງໂຕ້ຕອບແລະແກ້ໄຂເສັ້ນທາງ.

ໃນຂັ້ນຕອນນີ້ພວກເຮົາຈະປ່ຽນ Lemon ກັບ Shortbread ໃນບັນຊີລາຍການເລື່ອນລົງໂດຍການປ່ຽນແປງຂໍ້ມູນໃນ cell A2 ຂອງລະດັບຊື່ໃນປື້ມບັນທຶກ ຂໍ້ມູນ source.xlsx .

Tutorial Steps

1. ກົດໃສ່ຫ້ອງ A2 ໃນປື້ມບັນທຶກ ຂໍ້ມູນ - source.xlsx (Lemon) ເພື່ອເຮັດໃຫ້ມັນເປັນຈຸລັງທີ່ໃຊ້ງານ
2. ພິມ Shortbread ເຂົ້າໄປໃນ cell A2 ແລະກົດປຸ່ມ Enter ເທິງແປ້ນພິມ
3. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ລູກສອນລົງສໍາລັບລາຍການແບບເລື່ອນລົງໃນ cell C1 ຂອງປື້ມ ເລື່ອນລົງ - list.xlsx ເພື່ອເປີດບັນຊີລາຍຊື່
4. ລາຍການທີ 2 ໃນບັນຊີລາຍຊື່ນີ້ຄວນຈະອ່ານ Readybread ແທນ Lemon

06 of 06

ຕົວເລືອກສໍາລັບການປ້ອງກັນບັນຊີລາຍການລົງຫຼຸດລົງ

ຕົວເລືອກສໍາລັບການປ້ອງກັນບັນຊີລາຍການລົງຫຼຸດລົງ

ເນື່ອງຈາກຂໍ້ມູນຂອງພວກເຮົາແມ່ນຢູ່ໃນແຜ່ນວຽກທີ່ແຕກຕ່າງກັນຈາກຕົວເລືອກລາຍການແບບເລື່ອນລົງທີ່ມີໄວ້ສໍາລັບການປົກປ້ອງຂໍ້ມູນລາຍຊື່ລວມມີ:

• ປົກປ້ອງແຜ່ນວຽກທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບການ ລັອກຈຸລັງ A1 ຫາ A4 ໃນເອກະສານ 2
• ຕ້ອງການລະຫັດຜ່ານເພື່ອແກ້ໄຂ workbook
• ມີປຶ້ມເປີດໃຫ້ ອ່ານເທົ່ານັ້ນ