Mail merge ແມ່ນເຄື່ອງມືທີ່ງ່າຍໃນການສ້າງເອກະສານທີ່ມີຄວາມຄ້າຍຄືແຕ່ມີອົງປະກອບຂໍ້ມູນທີ່ເປັນເອກະລັກແລະເປັນຕົວແປ. ນີ້ແມ່ນສໍາເລັດໂດຍການເຊື່ອມໂຍງຖານຂໍ້ມູນທີ່ມີອົງປະກອບຂໍ້ມູນເຫຼົ່ານັ້ນເຂົ້າໃນເອກະສານ, ເຊິ່ງປະກອບມີເຂດຂໍ້ມູນທີ່ມີຂໍ້ມູນທີ່ເປັນເອກະລັກ.
Mail merge ຊ່ວຍປະຢັດເວລາແລະຄວາມພະຍາຍາມຂອງທ່ານໂດຍອັດຕະໂນມັດຂະບວນການເຂົ້າຂໍ້ມູນທີ່ໄດ້ມາດຕະຖານເຊັ່ນຊື່ແລະທີ່ຢູ່ໃນເອກະສານ. ຕົວຢ່າງ: ທ່ານສາມາດເຊື່ອມຕໍ່ຈົດຫມາຍແບບຟອມກັບກຸ່ມຂອງຜູ້ຕິດຕໍ່ໃນ Outlook; ຈົດຫມາຍສະບັບນີ້ອາດຈະມີພາກສະຫນາມລວມສໍາລັບແຕ່ລະສະຖານທີ່ຂອງການຕິດຕໍ່ແລະຫນຶ່ງສໍາລັບຊື່ຂອງການຕິດຕໍ່ທີ່ສອດຄ້ອງກັນເປັນສ່ວນຫນຶ່ງຂອງການສະຫລຸບຂອງຫນັງສື.
ການນໍາໃຊ້ອີເມວສົມທົບ
Mail merge, ສໍາລັບປະຊາຊົນຈໍານວນຫຼາຍ, conjures ຄວາມຄິດຂອງ junk mail. ໃນຂະນະທີ່ນັກກາລະຕະຫຼາດບໍ່ສາມາດໃຊ້ອີເມລ໌ເພື່ອສ້າງຈໍານວນຂະຫນາດໃຫຍ່ຂອງອີເມລ໌ຢ່າງວ່ອງໄວແລະງ່າຍດາຍ, ການນໍາໃຊ້ອື່ນໆທີ່ອາດຈະເຮັດໃຫ້ທ່ານແປກໃຈແລະປ່ຽນແປງວິທີທີ່ທ່ານສ້າງບາງເອກະສານຂອງທ່ານ.
ທ່ານສາມາດໃຊ້ການເຊື່ອມຕໍ່ອີເມລ໌ເພື່ອສ້າງປະເພດເອກະສານພິມໃດກໍ່ຕາມ, ເຊັ່ນເອກະສານເອກະສານແລະແຟັກຕ່າງໆ. ປະເພດຂອງເອກະສານທີ່ທ່ານສາມາດສ້າງໂດຍການນໍາໃຊ້ຂໍ້ມູນທີ່ບໍ່ມີຂໍ້ຈໍາກັດ. ຕໍ່ໄປນີ້ແມ່ນບາງຕົວຢ່າງ:
- Catalogs
- ສິນຄ້າຄົງຄັງ
- ໃບແຈ້ງຫນີ້
- ປ້າຍຊື່
- Envelopes
- ແລະ, ແນ່ນອນ, ຈົດຫມາຍ
ເມື່ອນໍາໃຊ້ຢ່າງສະຫຼາດ, ການເຊື່ອມຕໍ່ອີເມລສາມາດປັບປຸງການຜະລິດຂອງທ່ານຢ່າງຫຼວງຫຼາຍ. ມັນກໍ່ສາມາດເພີ່ມປະສິດທິພາບຂອງເອກະສານທີ່ທ່ານສ້າງ. ຕົວຢ່າງເຊັ່ນໂດຍການປັບຕົວອັກສອນທີ່ມີຊື່ຂອງຜູ້ຮັບຫຼືອົງປະກອບອື່ນໆທີ່ສະເພາະສໍາລັບຜູ້ຮັບແຕ່ລະຄົນ, ທ່ານສະແດງຮູບພາບທີ່ຖືກຕ້ອງແລະໂປ່ງໃສທີ່ກໍານົດຂັ້ນຕອນສໍາລັບຜົນທີ່ທ່ານຕ້ອງການ.
Anatomy of a Mail Merge
Mail merge ປະກອບດ້ວຍສອງສ່ວນຕົ້ນຕໍ: ເອກະສານແລະ ແຫລ່ງຂໍ້ມູນທີ່ ເອີ້ນວ່າຖານຂໍ້ມູນ. Microsoft Word simplifies ວຽກງານຂອງທ່ານໂດຍໃຫ້ທ່ານໃຊ້ໂປແກຼມ Office ອື່ນເຊັ່ນ Excel ແລະ Outlook ເປັນແຫລ່ງຂໍ້ມູນ. ຖ້າທ່ານມີຊຸດສໍານັກງານຢ່າງເຕັມທີ່, ນໍາໃຊ້ຫນຶ່ງໃນຄໍາຮ້ອງສະຫມັກຂອງມັນເປັນແຫຼ່ງຂໍ້ມູນຂອງທ່ານງ່າຍ, ສະດວກແລະແນະນໍາໃຫ້ສູງ. ການນໍາໃຊ້ບັນຊີຕິດຕໍ່ທີ່ທ່ານໄດ້ເຂົ້າໄປໃນບັນຊີລາຍຊື່ຂອງ Outlook ຂອງທ່ານ, ສໍາລັບຕົວຢ່າງ, ຈະຊ່ວຍປະຢັດທ່ານຈາກການເຂົ້າຂໍ້ມູນທີ່ເຂົ້າມາໃນແຫຼ່ງຂໍ້ມູນອື່ນ. ການນໍາໃຊ້ ຕາຕະລາງ Excel ທີ່ມີຢູ່ແລ້ວເຮັດໃຫ້ທ່ານມີຄວາມຍືດຫຍຸ່ນຍິ່ງຂຶ້ນກັບຂໍ້ມູນຂອງທ່ານກ່ວາແຫຼ່ງຂໍ້ມູນທີ່ Word ຈະສ້າງ.
ຖ້າທ່ານມີພຽງແຕ່ໂຄງການ Word, ຢ່າງໃດກໍຕາມ, ທ່ານຍັງສາມາດໃຊ້ຄຸນສົມບັດການສົມທຽບເມລ໌. Word ມີຄວາມສາມາດໃນການສ້າງແຫຼ່ງຂໍ້ມູນທີ່ສາມາດປັບແຕ່ງໄດ້ຢ່າງເຕັມສ່ວນສໍາລັບທ່ານທີ່ຈະນໍາໃຊ້ໃນການລວມຂໍ້ມູນຂອງທ່ານ.
ການຕັ້ງຄ່າ Mail Merge
ການລວບລວມອີເມລ໌ອາດຈະເບິ່ງຄືວ່າມີຄວາມສັບສົນແລະຊັບຊ້ອນ, ເອກະສານຂໍ້ມູນທີ່ຫນັກແຫນ້ນທີ່ອີງໃສ່ຖານຂໍ້ມູນຂະຫນາດໃຫຍ່ທີ່ແນ່ນອນ. Word, ຢ່າງໃດກໍຕາມ, simplifies ການຕັ້ງຄ່າຂອງການເຊື່ອມໂຍງເມລສໍາລັບການນໍາໃຊ້ທົ່ວໄປໂດຍການໃຫ້ຜູ້ຊ່ວຍທີ່ເຮັດໃຫ້ ທ່ານຜ່ານຂະບວນການ ຂອງການເຊື່ອມຕໍ່ເອກະສານຂອງທ່ານກັບຖານຂໍ້ມູນ. ໂດຍທົ່ວໄປແລ້ວ, ທ່ານສາມາດເຮັດສໍາເລັດຂະບວນການໄດ້ຫນ້ອຍກວ່າ 10 ຂັ້ນຕອນງ່າຍໆ, ລວມທັງການຊອກຫາແລະແກ້ໄຂຂໍ້ຜິດພາດ. ວ່າຫນ້ອຍກ່ວາການກະກຽມເອກະສານຂອງທ່ານດ້ວຍຕົນເອງຈະໃຊ້ເວລາ, ແລະມີເວລາຫນ້ອຍຫຼາຍແລະມີຄວາມສັບສົນ, ເຊັ່ນກັນ.