ຫລີກລ້ຽງການເຮັດຜິດພາດທາງຈົດຫມາຍ 5 ຂໍ້ໃຫຍ່

ຫນຶ່ງໃນຂໍ້ບົກຜ່ອງໃນການນໍາໃຊ້ການ ລວບລວມອີເມລ໌ ເພື່ອສ້າງເອກະສານແມ່ນວ່າທ່ານມີຄວາມສ່ຽງສູງທີ່ຈະເຮັດຜິດພາດຫຼາຍກ່ວາຖ້າທ່ານສ້າງເອກະສານຂອງທ່ານແຕ່ລະຄົນ. ຖ້າທ່ານບໍ່ຄຸ້ນເຄີຍກັບ mail merge, ຄວາມສ່ຽງທີ່ຈະເຮັດໃຫ້ຄວາມຜິດພາດທີ່ຮ້າຍແຮງທີ່ສາມາດສະກັດກັ້ນເອກະສານທີ່ພິມອອກຂອງທ່ານແມ່ນສູງຂຶ້ນຫຼາຍ.

ນັ້ນບໍ່ແມ່ນການເວົ້າວ່າການລວມຕົວຂອງເມລ໌ທີ່ມີປະສົບການຈະບໍ່ຈໍາເປັນຕ້ອງກວດເບິ່ງເອກກະສານຂອງເຂົາເຈົ້າອີກດ້ວຍ. ບັນດາລາຍການດັ່ງຕໍ່ໄປນີ້ແມ່ນທາງເທີງ 5 ຈົດຫມາຍລວມຂໍ້ຜິດພາດທີ່ທ່ານຄວນກວດເບິ່ງເອກະສານຂອງທ່ານສໍາລັບກ່ອນທີ່ຈະ finalizing ພວກເຂົາແລະສົ່ງພວກເຂົາໄປພິມ.

1 ຢ່າງກວ້າງຂວາງ

ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນສໍາລັບທ່ານທີ່ຈະກວດເບິ່ງວ່າທ່ານໃສ່ຂໍ້ມູນທີ່ຈໍາເປັນທັງຫມົດທີ່ຕ້ອງການສໍາລັບການ ເຊື່ອມໂຍງ mail ທີ່ ປະສົບຄວາມສໍາເລັດ. ມັນງ່າຍໆທີ່ຈະເບິ່ງຂ້າມພາກສະຫນາມໃນເວລາທີ່ທ່ານສ້າງເອກະສານຂອງທ່ານ. ຈ່າຍເອົາໃຈໃສ່ໂດຍສະເພາະກັບທີ່ຢູ່ແລະຫຼາຍທີ່ສໍາຄັນ, ລະຫັດຫັດໄປສະນີ. ທ່ານຄວນຈະຮັບປະກັນວ່າເສັ້ນທາງການຊົມເຊີຍຫຼືພື້ນທີ່ອື່ນໆທີ່ທ່ານໄດ້ໃສ່ໃນຫລາຍໆພາກທີ່ມີຄວາມສໍາເລັດໃນທຸກໆຢ່າງຖືກຕ້ອງ.

2 ຄວາມຖືກຕ້ອງ

ໃນຂະນະທີ່ນີ້ອາດຈະຄ້າຍຄືກັບຄວາມຮູ້ສຶກທົ່ວໄປ, ທ່ານອາດຈະຕົກຕະລຶງວ່າມີຫຼາຍປານໃດທີ່ປະຊາຊົນຂົ່ມຂູ່ເຖິງຈົດຫມາຍຂອງເຂົາເຈົ້າຍ້ອນວ່າພວກເຂົາບໍ່ໄດ້ກວດສອບຄວາມຖືກຕ້ອງ. ເພື່ອຮັບປະກັນຄວາມຖືກຕ້ອງຂອງອີເມວຂອງທ່ານສົມບູນ, ທ່ານຈະຕ້ອງຮັບປະກັນວ່າທ່ານໄດ້ໃສ່ຊ່ອງທີ່ຖືກຕ້ອງໃນສະຖານທີ່ທີ່ຖືກຕ້ອງ. ຖ້າທ່ານມີເຂດທີ່ມີຊື່ຄ້າຍຄືກັນ, ມັນກໍ່ງ່າຍເກີນໄປທີ່ຈະໃສ່ຂໍ້ຜິດພາດທີ່ຜິດພາດ. ຖ້າທ່ານພົບວ່າທ່ານກໍາລັງເຮັດຜິດພາດນີ້ເລື້ອຍໆ, ມັນກໍ່ເປັນການຄິດໃຫມ່ທີ່ຈະປະເມີນຄືນຊື່ທີ່ທ່ານກໍາລັງໃຫ້ຂົງເຂດຂອງທ່ານເພື່ອຫຼີກເວັ້ນການສັບສົນໃນອະນາຄົດ.

3 Spacing

ຊ່ອງຫວ່າງອາດຈະບໍ່ຄືກັບສິ່ງທີ່ສໍາຄັນທີ່ສຸດໃນເວລາທີ່ເຮັດວຽກຮ່ວມກັບເມລ, ແຕ່ຊ່ອງຫວ່າງບໍ່ມີປັດໃຈທີ່ສໍາຄັນ. ບາງຄັ້ງມັນກໍ່ເປັນເລື່ອງຍາກທີ່ຈະບອກຈໍານວນບ່ອນທີ່ທ່ານໄດ້ເຂົ້າໄປໃນເອກະສານ. ການນໍາໃຊ້ ທົ່ງນາທີ່ເຂົ້າມາຮ່ວມກັນ ເຮັດໃຫ້ມັນມີຄວາມຫຍຸ້ງຍາກໃນການບອກ, ໂດຍສະເພາະໃນເວລາທີ່ພວກເຂົາຢູ່ໃກ້ກັນ. ເຖິງແມ່ນວ່າທ່ານອາດຈະພົບວ່າທ່ານໄດ້ລ້າງສະຖານທີ່ທັງຫມົດ. ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະກວດເບິ່ງເອກະສານຂອງທ່ານເພື່ອໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທ່ານມີພື້ນທີ່ຫວ່າງລະຫວ່າງທຸກໆພາກ, ຖ້າວ່າຜະລິດຕະພັນສຸດທ້າຍຈະເປັນຄໍາສັບທີ່ບໍ່ສາມາດເຂົ້າເຖິງໄດ້ຫຼາຍຢ່າງ.

4 ລະຫັດຜ່ານ

ເຊັ່ນດຽວກັນກັບຊ່ອງຫວ່າງ, ປະຊາຊົນຈໍານວນຫຼາຍ overlook ມູນຄ່າແລະຄວາມສໍາຄັນຂອງ punctuation ໃນເວລາທີ່ເຮັດວຽກຮ່ວມກັບ merges mail. ມັນງ່າຍທີ່ຈະມອງຂ້າມການລະເມີດຂອງທ່ານໃນເວລາທີ່ເຮັດວຽກຮ່ວມກັບທົ່ງນາທີ່ສາມາດເຊື່ອມໂຍງກັນໄດ້ເນື່ອງຈາກຊ່ອງຫວ່າງ. ທ່ານຈະສັງເກດເຫັນວ່າທ່ານມັກຫຼີກລ້ຽງການລະເມີດ, ຫຼີກລ້ຽງມັນຫມົດ, ຫຼືເພີ່ມຄໍາສັບລະສອງເທື່ອໃນເວລາທີ່ທ່ານມີທົ່ງນາທີ່ຫຼາກຫຼາຍທີ່ຢູ່ໃນແຖວ.

5 ການຈັດຮູບແບບ

ການຈັດຮູບແບບຂອງຂໍ້ຄວາມຂອງທ່ານແມ່ນຫນຶ່ງໃນຂໍ້ຜິດພາດທີ່ສໍາຄັນທີ່ນໍາໄປສູ່ການຄົ້ນຫາກູໂກ "ການເຊື່ອມໂຍງເມລ໌ບໍ່ເຮັດວຽກ". ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນສໍາລັບທ່ານທີ່ຈະກວດເບິ່ງວ່າການຈັດຮູບແບບທີ່ຖືກນໍາໃຊ້ກັບທົ່ງນາຂອງທ່ານທີ່ຖືກລວບລວມແມ່ນຖືກຕ້ອງ. ບໍ່ວ່າຈະເປັນການລວບລວມເມລ໌ໃຫມ່ຫລືທ່ານໄດ້ລວບລວມຫລາຍຮ້ອຍຂໍ້ຄວາມເຂົ້າມາໃນເມລ, ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະກວດສອບການປ້ອນຂໍ້ມູນຂອງອີເມວຂອງທ່ານເພື່ອປັບຂໍ້ມູນໃຫ້ຖືກຕ້ອງ, ສອດຄ່ອງ, ແລະແບບອັກສອນກ້າຫານ, ແລະແກ້ໄຂໃຫ້ທ່ານກ່ອນທີ່ທ່ານຈະສິ້ນສຸດການ Mail Merge.

Wrapping Up

ນີ້ແມ່ນບໍ່ມີບັນຊີລາຍຊື່ຄົບຖ້ວນຂອງຂໍ້ຜິດພາດທີ່ທ່ານສາມາດແນະນໍາໃນຂະບວນການລວບລວມອີເມລ໌ແຕ່ມັນເປັນບ່ອນທີ່ດີທີ່ຈະເລີ່ມຕົ້ນ. ແລະມັນບໍ່ແມ່ນວ່າທ່ານຄວນພິສູດຄວາມຜິດພາດອື່ນໆ, ເຊັ່ນວ່າຄວາມແປປວນແລະຄວາມຜິດພາດ, ເຊິ່ງສາມາດເກີດຂຶ້ນໃນເອກະສານໃດກໍ່ຕາມ. ບໍ່​ມີ​ໃຜ​ສົມ​ບູນ​ແບບ; ບາງຄົນແມ່ນດີກວ່າທີ່ຈະທໍາທ່າວ່າພວກເຂົາແມ່ນ!

ດັດແກ້ໂດຍ: Martin Hendrikx