ມີຫຼາຍເຫດຜົນທີ່ດີທີ່ວ່າ ດິຈິຕອນເອກະສານທີ່ເປັນເອກະສານ ສາມາດເປັນການຊ່ວຍເຫຼືອອັນໃຫຍ່ຫຼວງໃນການຈັດຕັ້ງຫ້ອງການເຮືອນຂອງທ່ານ (ຫຼືສໍາລັບບ້ານຂອງທ່ານ). ທໍາອິດຂອງການທັງຫມົດ, ທ່ານສາມາດໄດ້ຮັບການກໍາຈັດຂອງຫຼາຍຂອງເຈ້ຍພິເສດທີ່ crammed ເຂົ້າ drawers ແລະໄຟລ໌, ຫຼືການໃຊ້ເວລາພື້ນທີ່ desk ທີ່ມີຄຸນຄ່າ.
ໄຟລ໌ດິຈິຕອນ (ແມ້ PDFs) ສາມາດຖືກປ່ຽນເປັນໄຟລ໌ທີ່ສາມາດຊອກຫາໄດ້ໂດຍໃຊ້ ຊໍແວການຮັບຮູ້ຕົວອັກສອນທີ່ເປັນ optical (OCR) ທີ່ປົກກະຕິມາພ້ອມກັບເຄື່ອງພິມ (HP ມີວິດີໂອເຢັນຫຼາຍທີ່ອະທິບາຍວິທີ OCR ເຮັດແນວໃດແລະວິທີມັນສາມາດຊ່ວຍເຮັດວຽກງ່າຍໄດ້ ງ່າຍຊີວິດຂອງທ່ານ).
ນັ້ນຫມາຍຄວາມວ່າບໍ່ພຽງແຕ່ຂໍ້ມູນຂອງທ່ານທີ່ບໍ່ເຂົ້າເຖິງຫ້ອງໃດກໍ່ຕາມ, ມັນກໍ່ງ່າຍຕໍ່ການຊອກຫາກ່ວາມັນຈະຢູ່ໃນເຈ້ຍ. ແລະທ່ານສາມາດປະຫຍັດໄຟລ໌ດິຈິຕອນຂອງທ່ານຢ່າງໃດກໍຕາມທ່ານຕ້ອງການ - ໃສ່ແຜ່ນ CD ຫຼື DVD, ໃນ flash drive, ໃນສະຖານທີ່ເກັບຮັກສາອອນໄລນ໌ຫຼືທັງຫມົດຂ້າງເທິງ. ດັ່ງນັ້ນທ່ານສາມາດແນ່ໃຈວ່າເມື່ອທ່ານຕ້ອງການບາງສິ່ງບາງຢ່າງ, ທ່ານສາມາດໄດ້ຮັບມືຂອງທ່ານ.
ໃນເວລາທີ່ທ່ານເລີ່ມຕົ້ນ digitalizing ໄຟລ໌ບ້ານຂອງທ່ານ, ມັນເປັນເວລາທີ່ດີເລີດທີ່ຈະສ້າງຊຸດຂອງໄຟລ໌ທີ່ຈັດການທີ່ຈະເຮັດໃຫ້ຊີວິດຂອງທ່ານງ່າຍດາຍ. ຄິດກ່ຽວກັບປະເພດຂອງເອກະສານທີ່ທ່ານຕ້ອງການ, ແລະສ້າງໂຟນເດີສໍາລັບແຕ່ລະຄົນ. ໃບເກັບເງິນບັດເຄຣດິດໃນຫນຶ່ງໂຟເດີ; paperwork insurance in another ໃບບິນຄ່າໂທລະສັບ, ໃບເກັບເງິນເຄື່ອງດື່ມ, ໃບບິນການສ້ອມແປງເຮືອນ, ແລະອື່ນໆ, ທັງຫມົດສາມາດໄດ້ຮັບແຟ້ມແຍກຕ່າງຫາກ. ແລະພາຍໃນແຕ່ລະໂຟນເດີ, ສ້າງ subfolders ສໍາລັບແຕ່ລະປີ (ຫຼືເດືອນ). ມັນງ່າຍຫຼາຍທີ່ຈະເລີ່ມຕົ້ນດ້ວຍລະບົບທີ່ຈັດຕັ້ງແລະຫຼັງຈາກນັ້ນພຽງແຕ່ຕື່ມຂໍ້ຄວາມໃຫມ່ໄປຫາເອກະສານທີ່ຖືກຕ້ອງຕາມທີ່ທ່ານໄປຄຽງຄູ່ກັບການຮັກສາພະຍາຍາມປັບລະບົບໃຫມ່ທຸກຄັ້ງທີ່ໄດ້ຮັບການສະແກນ.
ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າເຄື່ອງສະແກນຫຼືເຄື່ອງພິມຂອງທ່ານມາພ້ອມກັບຊໍແວ OCR (ຊອບແວ ABBYY FineReader ເບິ່ງຄືວ່າມາໃນຊຸດດ້ວຍເຄື່ອງພິມແລະເຄື່ອງສະແກນຕ່າງໆທີ່ຂ້າພະເຈົ້າທົດສອບ). ຖ້າທ່ານບໍ່ພົບໃດກໍ່ຕາມ, ຢ່າຟ້າວ. ມີໂອກາດທີ່ດີທີ່ທ່ານມີຊອບແວ OCR ທີ່ຖືກຕິດຕັ້ງໄວ້ແລ້ວໃນຄອມພິວເຕີຂອງທ່ານ, ທີ່ທ່ານໃຊ້ Windows. Cool OCR Software ທ່ານຍັງ ຈະແນະນໍາທ່ານຜ່ານຂະບວນການຊອກຫາແລະນໍາໃຊ້ຊອບແວທີ່ພ້ອມກັບເຄື່ອງສະແກນຂອງທ່ານເພື່ອສ້າງເອກະສານທີ່ສາມາດແກ້ໄຂໄດ້.
ແນ່ນອນວ່າ, ມັນເຮັດໃຫ້ຈຸດສໍາຄັນອີກ: ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງມີເຄື່ອງສະແກນເອກະສານຢ່າງຫນ້ອຍຖ້າທ່ານຈະເຮັດວຽກນີ້. ມັນບໍ່ຈໍາເປັນຕ້ອງມີລາຄາແພງຫຼືມີຄວາມໂປ່ງໃສ. ຖ້າທ່ານບໍ່ມີຄົນດຽວ, ນີ້ແມ່ນເວລາທີ່ດີທີ່ຈະຊອກຫາຫນຶ່ງ; ເລີ່ມຕົ້ນດ້ວຍການທົບທວນຄືນເຫຼົ່ານີ້ຂອງເຄື່ອງສະແກນຮູບພາບແລະເຄື່ອງສະແກນເອກະສານສໍາລັບບາງຊື້ທີ່ດີທີ່ສຸດ. ຖ້າທ່ານບໍ່ຕ້ອງການເຄື່ອງສະແກນແຍກຕ່າງຫາກ, ເຄື່ອງພິມທັງຫມົດທີ່ ລາຄາບໍ່ແພງຈະເຮັດວຽກໄດ້ດີ.
ດັ່ງນັ້ນນີ້ແມ່ນສ່ວນຫນຶ່ງທີ່ຍາກ. ການໄດ້ຮັບການຕັ້ງຄ່າລະບົບກໍ່ບໍ່ແມ່ນຄວາມຫຍຸ້ງຍາກເກີນໄປ; ເຖິງແມ່ນວ່າການ scanning paperwork ຂອງທ່ານຈະບໍ່ຍາກເກີນໄປ. ສິ່ງທີ່ເປັນການຍາກແມ່ນການເຮັດໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທ່ານອັດຕະໂນມັດເຮັດມັນທຸກຄັ້ງທີ່ທ່ານໄດ້ຮັບໃບຮັບເງິນໃຫມ່ຫຼືເອກະສານ. ຖ້າບໍ່ດັ່ງນັ້ນ, ເອກະສານຕ່າງໆຈະເລີ່ມຕົ້ນໃສ່ອີກເທື່ອຫນຶ່ງ, ແລະທ່ານກໍ່ຈະຮູ້ສຶກວ່າທ່ານໄດ້ສູນເສຍເວລາຂອງທ່ານ. ສະນັ້ນຕິດກັບມັນ!