ຖ້າທ່ານເປັນເຈົ້າຂອງຮ້ານຫລືຜູ້ຈັດການຮ້ານ, ທ່ານຮູ້ຈັກວ່າມັນມີຖານຂໍ້ມູນທີ່ຖືກຕ້ອງ. ຈາກສິນຄ້າຄົງຄັງແລະສົ່ງກັບພະນັກງານແລະລູກຄ້າ, ທ່ານຮູ້ວ່າເຖິງແມ່ນວ່າມື້ຊ້າໆກໍ່ມີການຮັກສາຂໍ້ມູນຢ່າງຫຼວງຫຼາຍ. ຄໍາຖາມທີ່ແທ້ຈິງແມ່ນສິ່ງທີ່ທ່ານຕ້ອງການ? ຫວັງວ່າ, ທ່ານບໍ່ໄດ້ພະຍາຍາມຮັກສາຂໍ້ມູນນີ້ໃນ Microsoft Excel. ຖ້າທ່ານມີ, ທ່ານອາດຕ້ອງການພິຈາລະນາເລີ່ມຕົ້ນດ້ວຍຖານຂໍ້ມູນພື້ນຖານ, ເຊັ່ນ Microsoft Access, ດັ່ງນັ້ນທ່ານສາມາດໂອນຂໍ້ມູນໄດ້ງ່າຍໃນຖານຂໍ້ມູນ.
ປະເພດແລະຂະຫນາດຂອງຮ້ານທີ່ທ່ານດໍາເນີນການເຮັດໃຫ້ມີຄວາມແຕກຕ່າງກັນຢ່າງຫຼວງຫຼາຍໃນຖານຂໍ້ມູນທີ່ມີຄວາມຮູ້ສຶກຫຼາຍ. ຖ້າຮ້ານຂອງທ່ານຖືກຕັ້ງຕັ້ງແຕ່ລະໄລຍະຢູ່ຕະຫຼາດຊາວກະສິກອນ, ຫຼັງຈາກນັ້ນທ່ານມີຄວາມຕ້ອງການທີ່ແຕກຕ່າງກັນຫຼາຍກວ່າຮ້ານປິກແລະປູນ. ຖ້າທ່ານຂາຍອາຫານ, ທ່ານຈະຕ້ອງຕິດຕາມວັນທີຫມົດອາຍຸເປັນສ່ວນຫນຶ່ງຂອງສິນຄ້າຄົງຄັງ. ຖ້າຮ້ານຄ້າປີກຂອງທ່ານແມ່ນອອນໄລນ໌, ຫຼັງຈາກນັ້ນ, ທ່ານຈະຕ້ອງຕິດຕາມຄ່າບໍລິການ, ການຂົນສົ່ງແລະການທົບທວນຄືນຂໍ້ມູນ. ຢ່າງໃດກໍ່ຕາມ, ມີຫຼາຍສິ່ງທີ່ຮ້ານຄ້າທັງຫມົດມີຢູ່ທົ່ວໄປ, ເຊັ່ນ: ສິນຄ້າຄົງຄັງແລະເງິນສົດ. ເພື່ອຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານກໍານົດຖານຂໍ້ມູນທີ່ດີທີ່ສຸດສໍາລັບຄວາມຕ້ອງການສະເພາະຂອງທ່ານ, ນີ້ແມ່ນສິ່ງທີ່ທ່ານຄວນພິຈາລະນາ.
ຂໍ້ມູນທີ່ຈະຕິດຕາມໃນຖານຂໍ້ມູນ
ການແລ່ນຮ້ານຂາຍຍ່ອຍຈໍາເປັນຕ້ອງຕິດຕາມຫຼາຍດ້ານທີ່ແຕກຕ່າງກັນ. ທ່ານບໍ່ຈໍາເປັນຕ້ອງຮັກສາຕາໄວ້ໃນສິນຄ້າຄົງຄັງ, ທ່ານຕ້ອງແນ່ໃຈວ່າທ່ານມີວິທີທີ່ພຽງພໍທີ່ຈະສະແດງສິນຄ້າ (ຂີ້ເຫຍື້ອ, ເຄີ້ມ, ເຄື່ອງຫມາຍແລະກໍລະນີ), ສະແດງລາຄາຂອງສິນຄ້າ, ໃບບິນ, ຂໍ້ມູນຂາຍ, ແລະຂໍ້ມູນລູກຄ້າ. ມີຫຼາຍທີ່ຈະຕິດຕາມ, ແລະຖານຂໍ້ມູນເຮັດໃຫ້ການຄຸ້ມຄອງຮ້ານຄ້າຂອງທ່ານງ່າຍຂຶ້ນ.
ຮ້ານຄ້າອອນລາຍສາມາດມີຄວາມຫຍຸ້ງຍາກໃນການຄຸ້ມຄອງໄດ້ເນື່ອງຈາກມີຫຼາຍຫຼາຍທ່ານຕ້ອງຕິດຕາມເຊັ່ນ: ການຂົນສົ່ງ. ຖານຂໍ້ມູນເຮັດໃຫ້ມັນງ່າຍຕໍ່ການຈັດການທັງຫມົດຂອງລັກສະນະທີ່ແຕກຕ່າງກັນເຫຼົ່ານີ້ໂດຍບໍ່ຈໍາເປັນຕ້ອງອ້າງອີງເຖິງລູກຄ້າຫຼືປະຫວັດການຂາຍຂອງທ່ານ. ນອກນັ້ນທ່ານຍັງສາມາດສົ່ງອອກຂໍ້ມູນເຊັ່ນ: ບົດລາຍງານແລະອັບໂຫລດເຂົ້າໄປໃນຖານຂໍ້ມູນຂອງທ່ານເພື່ອວ່າທ່ານບໍ່ຕ້ອງມີບັນຫາກ່ຽວກັບການປ້ອນຂໍ້ມູນ.
ການຕັດສິນໃຈວ່າຈະຊື້ຫລືກໍ່ສ້າງ
ບໍ່ວ່າທ່ານຄວນຊື້ຫຼືສ້າງຖານຂໍ້ມູນເປັນຄໍາຖາມໃຫຍ່, ມັນກໍ່ຂຶ້ນກັບຂະຫນາດຂອງທຸລະກິດຂອງທ່ານແລະບ່ອນທີ່ທ່ານຕ້ອງການໃຊ້. ຖ້າທ່ານພຽງແຕ່ເລີ່ມຕົ້ນແລະທ່ານມີເວລາໃນມືຂອງທ່ານ (ແຕ່ມີຈໍານວນເງິນທີ່ຈໍາກັດຫຼາຍ), ການກໍ່ສ້າງຖານຂໍ້ມູນຂອງທ່ານແມ່ນເປັນວິທີທີ່ດີທີ່ຈະເຮັດໃຫ້ຄວາມຕ້ອງການທີ່ເປັນເອກະລັກຂອງທ່ານ. ນີ້ແມ່ນໂດຍສະເພາະແມ່ນຖ້າຫາກວ່າທ່ານພຽງແຕ່ເລີ່ມຕົ້ນຮ້ານຄ້າອອນໄລນ໌. ຖ້າທ່ານເລີ່ມຕົ້ນຖານຂໍ້ມູນກ່ອນທີ່ຈະເປີດຮ້ານຄ້າປີກອອນລາຍຂອງທ່ານ, ທ່ານຈະມີຄວາມເຂົ້າໃຈດີຂຶ້ນກ່ຽວກັບສະຖິຕິຂອງທ່ານແລະຈຸດເລີ່ມຕົ້ນຂອງທ່ານ. ນີ້ແມ່ນຂໍ້ມູນທີ່ຫນ້າສົນໃຈທີ່ຈະສາມາດເຂົ້າເຖິງໄດ້ໃນຊ່ວງລຶະເບິ່ງການພາສີແລະມັນຊ່ວຍໃຫ້ຄຸນຢູ່ເທິງສຸດຂອງສິນຄ້າຄົງຄັງຂອງທ່ານເຊັ່ນດຽວກັບຂໍ້ມູນລູກຄ້າ.
ຖ້າທ່ານມີທຸລະກິດຂະຫນາດໃຫຍ່, ໂດຍສະເພາະແມ່ນບາງສິ່ງບາງຢ່າງເຊັ່ນ: franchise, ການຊື້ຖານຂໍ້ມູນຈະເຮັດວຽກດີກວ່າສໍາລັບທ່ານ. ມັນຈະຊ່ວຍທ່ານຜ່ານທຸກສິ່ງທີ່ທ່ານອາດລືມ. ໂອກາດແມ່ນ, ທ່ານຈະບໍ່ມີເວລາທີ່ຈະສ້າງແລະຈັດການຖານຂໍ້ມູນ, ສະນັ້ນມັນດີທີ່ສຸດທີ່ຈະມີພື້ນຖານທັງຫມົດ. ທ່ານສາມາດເຮັດການປ່ຽນແປງຂອງທ່ານເອງຕາມທີ່ທ່ານໄປ.
ຊອກຫາໂຄງການຖານຂໍ້ມູນທີ່ຖືກຕ້ອງ
ຖ້າທ່ານຕັດສິນໃຈ ຊື້ໂຄງການຖານຂໍ້ມູນ , ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງໃຊ້ເວລາດົນນານເພື່ອຄົ້ນຫາ ຕົວເລືອກຕ່າງໆ . ມີລະດັບຄວາມຫລາກຫລາຍໃນປະເພດຂອງຮ້ານຄ້າປີກແລະຕະຫຼາດຖານຂໍ້ມູນທີ່ສອດຄ່ອງກັບຄວາມຕ້ອງການທີ່ແຕກຕ່າງກັນຂອງປະເພດຕ່າງໆ. ຖ້າທ່ານກໍາລັງເຮັດວຽກກັບຜະລິດຕະພັນແລະອາຫານ, ທ່ານຕ້ອງການສິ່ງທີ່ຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານສາມາດຕິດຕາມລາຍການທີ່ເສຍຫາຍ. ຖ້າທ່ານມີຮ້ານເພັດ, ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງສາມາດຕິດຕາມການປະກັນໄພໃນຊິ້ນທີ່ມີຄຸນຄ່າ. ສໍາລັບຮ້ານທີ່ມີການສະແດງອອນລາຍແລະສະຖານີອິດແລະ mortar, ທ່ານຕ້ອງການບາງສິ່ງບາງຢ່າງທີ່ກວມເອົາມຸມທີ່ແຕກຕ່າງກັນຫຼາຍສໍາລັບສິນຄ້າຄົງຄັງ, ຄ່າທໍານຽມ, ພາສີແລະລັກສະນະການບໍລິຫານຂອງທຸລະກິດ. ຖ້າທ່ານຂາຍອອກຈາກລາຍການສະເພາະໃດຫນຶ່ງ, ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງຮູ້ໃນຕອນຕົ້ນເພື່ອໃຫ້ທ່ານສາມາດຕີລາຄາຂາຍໄດ້ທັນທີໃນສ່ວນຂອງຮ້ານອອນໄລນ໌.
ກ່ອນທີ່ທ່ານຈະເລີ່ມຕົ້ນ, ຈົ່ງຄິດກ່ຽວກັບທຸກສິ່ງທີ່ທ່ານຕ້ອງການຕິດຕາມ, ຫຼັງຈາກນັ້ນໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າຖານຂໍ້ມູນທ່ານຄິດວ່າມີລາຍການເຫຼົ່ານັ້ນເປັນຕໍາ່ສຸດທີ່. ມີຫຼາຍຖານຂໍ້ມູນຢູ່ໃນຕະຫຼາດ, ດັ່ງນັ້ນທ່ານຄວນຈະສາມາດໄດ້ຮັບທຸກສິ່ງທຸກຢ່າງທີ່ທ່ານຕ້ອງການສໍາລັບອັດຕາທີ່ສົມເຫດສົມຜົນຫຼາຍ.
ການສ້າງຖານຂໍ້ມູນຂອງທ່ານເອງ
ຖ້າທ່ານວາງແຜນສ້າງຖານຂໍ້ມູນຂອງທ່ານເອງ, ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງກໍານົດໂຄງການທີ່ທ່ານຕ້ອງການໃຊ້. Microsoft Access ມີແນວໂນ້ມທີ່ຈະໄປທີ່ໂຄງການເນື່ອງຈາກວ່າມັນມີປະສິດທິພາບແລະບໍ່ແພງ. ທ່ານສາມາດນໍາເຂົ້າແລະສົ່ງອອກຂໍ້ມູນຈາກຊອບແວ Microsoft ອື່ນໆຂອງທ່ານ (ເຊິ່ງມັນເປັນປະໂຫຍດຫຼາຍຖ້າທ່ານໄດ້ຕິດຕາມຂໍ້ມູນໃນ Excel). ນອກນັ້ນທ່ານຍັງສາມາດໂຫລດອີ, ຈົດຫມາຍການຂາຍແລະເອກະສານອື່ນໆ (ທັງຈາກ Word ແລະ Outlook) ເຂົ້າໄປໃນຖານຂໍ້ມູນແລະເຮັດໃຫ້ພວກເຂົາສ້າງແບບຈໍາລອງ. ການເຂົ້າເຖິງມີປະໂຫຍດເພີ່ມເຕີມຂອງການມີຈໍານວນຢ່າງຫຼວງຫຼາຍຂອງ ແມ່ແບບຟຣີ ແລະໄຟລ໌ດັ່ງນັ້ນທ່ານບໍ່ຈໍາເປັນຕ້ອງເລີ່ມຕົ້ນທັງຫມົດຈາກ scratch. ທ່ານສາມາດເອົາແບບແມ່ແບບຟຣີ, ຫຼັງຈາກນັ້ນເຮັດໃຫ້ການປ່ຽນແປງທີ່ຈໍາເປັນເພື່ອໃຫ້ຖານຂໍ້ມູນຂອງທ່ານປະກອບມີທຸກສິ່ງທີ່ທ່ານຕ້ອງການ.
ຄວາມສໍາຄັນຂອງການບໍາລຸງຮັກສາ
ບໍ່ວ່າທ່ານຈະໄດ້ຮັບຖານຂໍ້ມູນຂອງທ່ານ, ທ່ານຈະຕ້ອງຮັກສາຖານຂໍ້ມູນນີ້ເພື່ອສືບຕໍ່ເປັນປະໂຫຍດແກ່ທ່ານ. ຖ້າທ່ານບໍ່ຮັກສາສິ່ງທີ່ມີຢູ່ເຊັ່ນ: ສິນຄ້າຄົງຄັງ, ທີ່ຢູ່, ການປ່ຽນແປງໃນການເອີ້ນເກັບເງິນ, ຫຼືຍອດຂາຍ, ຖານຂໍ້ມູນຈະສິ້ນສຸດລົງພຽງແຕ່ເປັນສິ່ງອື່ນທີ່ບໍ່ມີຈຸດປະສົງ. ຄິດເຖິງຂໍ້ມູນຂອງທ່ານໃນລັກສະນະດຽວກັນທີ່ທ່ານຄິດກ່ຽວກັບການບັນທຶກຂອງທ່ານ. ຖ້າທ່ານບໍ່ຮັກສາການເຮັດທຸລະກໍາແລະການປ່ຽນແປງທັງຫມົດ, ມັນຈະເຮັດໃຫ້ທ່ານມີບັນຫາ. ທ່ານບໍ່ຈໍາເປັນຕ້ອງມີບຸກຄົນໄອທີໃນການຄຸ້ມຄອງມັນໃນຕອນເລີ່ມຕົ້ນ, ເຖິງແມ່ນວ່າມັນຈະເປັນປະໂຫຍດຫຼາຍ. ຢ່າງໃດກໍຕາມ, ຮ້ານຄ້າທີ່ໃຫຍ່ກວ່າຂອງທ່ານໄດ້ຮັບ, ເວລາຫຼາຍທ່ານຈະຕ້ອງອຸທິດເພື່ອຮັກສາແລະຈັດການຂໍ້ມູນຂອງທ່ານ.