ຄໍາແນະນໍາສໍາລັບ Excel 2003 - 2016
ມີຄໍລໍາແລະແຖວທີ່ເຫມາະສົມ, ຄວາມສາມາດຈັດຮຽງແລະຄຸນສົມບັດການເຂົ້າຂໍ້ມູນ, Excel ອາດເປັນຄໍາຮ້ອງສະຫມັກທີ່ສົມບູນແບບສໍາລັບການເຂົ້າແລະເກັບຂໍ້ມູນເຊັ່ນ: ລາຍຊື່ການຕິດຕໍ່. ເມື່ອທ່ານໄດ້ສ້າງລາຍລະອຽດລາຍລະອຽດ, ທ່ານສາມາດໃຊ້ມັນກັບແອັບພລິເຄຊັນ Microsoft Office ອື່ນສໍາລັບວຽກງານຈໍານວນຫລາຍ. ດ້ວຍຄຸນສົມບັດການລວມເອົາຂໍ້ມູນໃນ MS Word, ທ່ານສາມາດພິມເອົາປ້າຍຊື່ຈາກ Excel ໃນເວລາປະມານນາທີ. ຮຽນຮູ້ວິທີການພິມປ້າຍຈາກ Excel ໂດຍອີງຕາມສະບັບຂອງ Office ທີ່ທ່ານກໍາລັງໃຊ້.
Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 ຫຼື Excel 2007
ກະກຽມແຜ່ນວຽກ
ເພື່ອເຮັດໃຫ້ປ້າຍສົ່ງທາງໄປສະນີຈາກ Excel, ຕາຕະລາງຂອງທ່ານຕ້ອງຖືກຕັ້ງຄ່າຢ່າງຖືກຕ້ອງ. ພິມຫົວຂໍ້ໃນຊັ້ນທໍາອິດຂອງແຕ່ລະຄໍລໍາອະທິບາຍຂໍ້ມູນໃນຄໍລໍາທີ່ຊັດເຈນແລະຊັດເຈນ. ສ້າງຄໍລໍາສໍາລັບແຕ່ລະອົງປະກອບທີ່ທ່ານຕ້ອງການປະກອບຢູ່ໃນປ້າຍ. ຕົວຢ່າງເຊັ່ນຖ້າທ່ານຕ້ອງການສ້າງປ້າຍສົ່ງທາງໄປສະນີຈາກ Excel ທ່ານອາດມີຫົວຂໍ້ຖັນຕໍ່ໄປນີ້:
- ຫົວຂໍ້ (Mr./Ms./Dr)
- ຊື່ແທ້
- ນາມສະກຸນ
- ທີ່ຢູ່ຖະຫນົນ
- ນະຄອນ
- ລັດ
- ລະຫັດໄປສະນີ
ໃສ່ຂໍ້ມູນ
ພິມຊື່ແລະທີ່ຢູ່ຫຼືຂໍ້ມູນອື່ນໆທີ່ທ່ານຕ້ອງການເມື່ອທ່ານພິມເອົາປ້າຍຈາກ Excel. ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າແຕ່ລະລາຍການແມ່ນຢູ່ໃນຖັນທີ່ຖືກຕ້ອງ. ຫຼີກເວັ້ນການອອກຈາກຖັນທີ່ຫວ່າງຫຼືແຖວຢູ່ໃນບັນຊີ. ບັນທຶກແຜ່ນວຽກໃນເວລາທີ່ທ່ານໄດ້ສໍາເລັດ.
ຢືນຢັນຮູບແບບໄຟລ໌
ຄັ້ງທໍາອິດທີ່ທ່ານເຊື່ອມຕໍ່ກັບແຜ່ນວຽກ Excel ຈາກ Word ທ່ານຕ້ອງເປີດການຕັ້ງຄ່າທີ່ຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານສາມາດປ່ຽນໄຟລ໌ລະຫວ່າງສອງໂຄງການໄດ້.
- ໃນ Word, ໃຫ້ຄລິກໃສ່ Tab File ແລະເລືອກ Options ຢູ່ດ້ານລຸ່ມຂອງແຜງຊ້າຍ.
- ກົດ Advanced ໃນແຜງດ້ານຊ້າຍຂອງປ່ອງທາງເລືອກ Word ແລະຫຼັງຈາກນັ້ນເລື່ອນໄປຫາສ່ວນ ທົ່ວໄປ .
- ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າການ ປ່ຽນແປງຮູບແບບ ການ ຢືນຢັນແຟ້ມທີ່ເປີດ ແມ່ນຖືກຄັດເລືອກແລະຄລິກ OK .
ຕັ້ງປ້າຍໃນ Word
- ເປີດເອກະສານ Word ເປົ່າ.
- ໄປທີ່ເມນູ Mailings , ເລືອກ Start Mail Merge ແລະຄລິກໃສ່ Labels .
- ເລືອກເອົາຖ່ານກ້ອນໃນກ່ອງ Label Vendors ແລະຫຼັງຈາກນັ້ນເລືອກເອົາຈໍານວນຜະລິດຕະພັນ, ເຊິ່ງສະແດງຢູ່ໃນຊຸດປ້າຍ. ນອກນັ້ນທ່ານຍັງສາມາດເລືອກເອົາ ປ້າຍໃຫມ່ ຖ້າທ່ານຕ້ອງການໃສ່ຂະຫນາດຂອງປ້າຍກໍານົດເອງ.
- ກົດ OK ເມື່ອທ່ານພ້ອມທີ່ຈະດໍາເນີນການ.
ເຊື່ອມຕໍ່ Worksheet ກັບປ້າຍ
ກ່ອນທີ່ຈະປະຕິບັດການສົມທົບການພິມເອົາປ້າຍ Address ຈາກ Excel, ທ່ານຕ້ອງເຊື່ອມຕໍ່ເອກະສານ Word ກັບແຜ່ນວຽກທີ່ມີລາຍຊື່ຂອງທ່ານ.
- ໃນເມນູ Mailings , ໃຫ້ຄລິກໃສ່ ເລືອກຜູ້ຮັບ ໃນກຸ່ມການສົ່ງອີເມວແລະເລືອກ ໃຊ້ລາຍະການທີ່ມີຢູ່ .
- ທ່ອງໄປຫາແຜ່ນວຽກ Excel ທີ່ບັນຈຸບັນຊີຂອງທ່ານໃນຫນ້າຕ່າງເລືອກແຫລ່ງຂໍ້ມູນທີ່ເປີດແລະຄລິກ ເປີດ .
- ກົດ OK ເພື່ອຢືນຢັນວ່າທ່ານຕ້ອງການໃຊ້ບັນຊີແລະຄລິກ OK ອີກຄັ້ງເພື່ອເລືອກຕາຕະລາງທີ່ມີບັນຊີຂອງທ່ານ. ຫນ້ານີ້ຈະເຕັມໄປດ້ວຍປ້າຍທີ່ກ່າວວ່າ " ບັນທຶກຕໍ່ໄປ" .
ເພີ່ມ Mail Merge Fields
ນີ້ແມ່ນບ່ອນທີ່ຫົວຂໍ້ທີ່ທ່ານເພີ່ມໄວ້ໃນແຜ່ນວຽກ Excel ຂອງທ່ານຈະມີປະໂຫຍດ.
- ໃຫ້ຄລິກໃສ່ປ້າຍທໍາອິດໃນຫນ້າແລະຫຼັງຈາກນັ້ນຄັດເລືອກເອົາ Address Block ໃນພາກຂຽນ & Insert Fields ຂອງ Mailings tab.
- ກົດປຸ່ມ Match Fields ໃນກ່ອງໂຕ້ຕອບການປ້ອນ Address Block ທີ່ປາກົດ.
- ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າຫົວຂໍ້ຂອງທ່ານກົງກັບຂໍ້ມູນທີ່ຕ້ອງການ. ຖ້າມີຂໍ້ມູນໃດໆທີ່ບໍ່ຖືກຕ້ອງ, ໃຫ້ນໍາໃຊ້ລູກສອນລົງທີ່ຢູ່ໃກ້ກັບມັນເພື່ອໃຫ້ກົງກັບສະຫນາມທີ່ຖືກຕ້ອງ.
- ກົດ OK . ກົດ OK ອີກເທື່ອຫນຶ່ງເພື່ອປິດກ່ອງໂຕ້ຕອບແລະຫຼັງຈາກນັ້ນໃຫ້ຄລິກໃສ່ການ ປັບປຸງປ້າຍຊື່ ໃນພາກຂຽນ & ຂຽນພາກສະຫນາມຂອງກ່ອງຈົດຫມາຍ.
ປະຕິບັດການສົມທົບ
ເມື່ອທ່ານມີຕາລາງ Excel ແລະເອກະສານ Word ສ້າງ, ທ່ານສາມາດຮວມຂໍ້ມູນແລະພິມເອົາປ້າຍຂອງທ່ານ.
- ໃຫ້ຄລິກໃສ່ Finish & Merge ໃນກຸ່ມ Finish ໃນ Mailings tab.
- ກົດ ແກ້ໄຂເອກະສານເອກະສານ ເພື່ອສະແດງວິທີການປ້າຍຂອງທ່ານຈະປາກົດ. ເລືອກ ທັງຫມົດ ແລະກົດ OK .
ເອກະສານໃຫມ່ເປີດດ້ວຍປ້າຍສົ່ງທາງໄປສະນີຈາກແຜ່ນວຽກ Excel ຂອງທ່ານ. ທ່ານສາມາດແກ້ໄຂ, ພິມແລະບັນທຶກປ້າຍໂຄສະນາຕ່າງໆເຊັ່ນດຽວກັນກັບເອກະສານ Word ຕ່າງໆ.
Excel 2003
ຖ້າທ່ານໃຊ້ Microsoft Office 2003, ຂັ້ນຕອນເພື່ອສ້າງປ້າຍ Address ຈາກ Excel ມີຄວາມແຕກຕ່າງເລັກນ້ອຍ.
ກະກຽມແຜ່ນວຽກ
ເພື່ອເຮັດໃຫ້ປ້າຍສົ່ງທາງໄປສະນີຈາກ Excel, ຕາຕະລາງຂອງທ່ານຕ້ອງຖືກຕັ້ງຄ່າຢ່າງຖືກຕ້ອງ. ພິມຫົວຂໍ້ໃນຊັ້ນທໍາອິດຂອງແຕ່ລະຄໍລໍາອະທິບາຍຂໍ້ມູນໃນຄໍລໍາທີ່ຊັດເຈນແລະຊັດເຈນ. ສ້າງຄໍລໍາສໍາລັບແຕ່ລະອົງປະກອບທີ່ທ່ານຕ້ອງການປະກອບຢູ່ໃນປ້າຍ. ຕົວຢ່າງເຊັ່ນຖ້າທ່ານຕ້ອງການສ້າງປ້າຍສົ່ງທາງໄປສະນີຈາກ Excel ທ່ານອາດມີຫົວຂໍ້ຖັນຕໍ່ໄປນີ້:
- ຫົວຂໍ້ (Mr./Ms./Dr)
- ຊື່ແທ້
- ນາມສະກຸນ
- ທີ່ຢູ່ຖະຫນົນ
- ນະຄອນ
- ລັດ
- ລະຫັດໄປສະນີ
ໃສ່ຂໍ້ມູນ
- ພິມຊື່ແລະທີ່ຢູ່ຫຼືຂໍ້ມູນອື່ນໆທີ່ທ່ານຕ້ອງການເມື່ອທ່ານພິມເອົາປ້າຍຈາກ Excel.
- ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າແຕ່ລະລາຍການແມ່ນຢູ່ໃນຖັນທີ່ຖືກຕ້ອງ. ຫຼີກເວັ້ນການອອກຈາກຖັນທີ່ຫວ່າງຫຼືແຖວຢູ່ໃນບັນຊີ.
- ບັນທຶກແຜ່ນວຽກໃນເວລາທີ່ທ່ານໄດ້ສໍາເລັດ.
ເລີ່ມຕົ້ນການສົມທົບ
- ເປີດເອກະສານ Word ໃຫມ່.
- ໄປທີ່ເມນູ Tools , ຊີ້ໄປທີ່ ຈົດຫມາຍແລະ ອີເມວ ແລະເລືອກ Mail Merge ເພື່ອເປີດກະດານວຽກອີເມວລິງ.
- ເລືອກ ປ້າຍ ແລະຄລິກ Next: ການເລີ່ມຕົ້ນເອກະສານ .
- ກົດ ເລືອກ Options Label ເພື່ອເປີດກ່ອງໂຕ້ຕອບການເລືອກ Label.
ເລືອກປ້າຍຂອງທ່ານ
- ເລືອກເອົາຖ່ານກ້ອນໃນກ່ອງ Label Vendors ແລະຫຼັງຈາກນັ້ນເລືອກເອົາຈໍານວນຜະລິດຕະພັນ, ເຊິ່ງສະແດງຢູ່ໃນຊຸດປ້າຍ. ນອກນັ້ນທ່ານຍັງສາມາດເລືອກເອົາ ປ້າຍໃຫມ່ ຖ້າທ່ານຕ້ອງການໃສ່ຂະຫນາດຂອງປ້າຍກໍານົດເອງ.
- ກົດ OK ເມື່ອທ່ານພ້ອມທີ່ຈະດໍາເນີນການ.
ເລືອກເອົາແຫຼ່ງຂໍ້ມູນຂອງທ່ານ
- ໃຫ້ຄລິກໃສ່ ການນໍາໃຊ້ບັນຊີທີ່ມີຢູ່ຢູ່ ພາຍໃຕ້ການເລືອກຜູ້ຮັບແລະຫຼັງຈາກນັ້ນໃຫ້ຄລິກໃສ່ Browse .
- ທ່ອງໄປຫາແຜ່ນວຽກ Excel ທີ່ບັນຈຸບັນຊີຂອງທ່ານໃນຫນ້າຕ່າງເລືອກແຫລ່ງຂໍ້ມູນທີ່ເປີດແລະຄລິກ ເປີດ . ຫນ້າ Mail Merge Recipients ເປີດ.
- ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າຂໍ້ມູນຂອງທ່ານປາກົດຂຶ້ນແລະກົດ OK .
ຈັດແຈງປ້າຍ
- ກົດ Next: ຈັດແຈງປ້າຍຂອງທ່ານ .
- ເລືອກ ທີ່ຢູ່ Block .
- ກົດປຸ່ມ Match Fields ໃນກ່ອງໂຕ້ຕອບການປ້ອນ Address Block ທີ່ປາກົດ.
- ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າຫົວຂໍ້ຂອງທ່ານກົງກັບຂໍ້ມູນທີ່ຕ້ອງການ. ຖ້າມີຂໍ້ມູນໃດໆທີ່ບໍ່ຖືກຕ້ອງ, ໃຫ້ນໍາໃຊ້ລູກສອນລົງທີ່ຢູ່ໃກ້ກັບມັນເພື່ອໃຫ້ກົງກັບສະຫນາມທີ່ຖືກຕ້ອງ. ກົດ OK .
- ຄິກ ປັບປຸງທັງຫມົດປ້າຍຊື່ ພາຍໃນປ້າຍຊື່ໃຫມ່ໃນກ່ອງໂຕ້ຕອບຈົດຫມາຍອີເມວ.
Preview and Finish
- ໃຊ້ລູກສອນໃນເບື້ອງຕົ້ນ Preview Labels ຂອງທ່ານເພື່ອໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າພວກເຂົາປາກົດຢ່າງຖືກຕ້ອງ.
- ໃຫ້ຄລິກໃສ່ Next: Complete the Merge .
- ຖ້າທ່ານຕ້ອງການປ່ຽນແປງໃດໆກໍ່ຕາມ, ໃຫ້ຄລິກໃສ່ ດັດແກ້ປ້າຍສ່ວນບຸກຄົນ.
- ເມື່ອທ່ານພໍໃຈກັບການລວມກັນ, ຄລິກ ພິມ ເພື່ອພິມເອົາປ້າຍ Address ຂອງທ່ານຈາກ Excel.